У, зря вы. У меня фантазия богатая. :)
В идеале.
1. При окончании разговора по смартфону на дисплее задаётся вопрос, с вариантами ответов в виде кнопок:
- Новая задача.
- По старой задаче
- Напомнить позже (можно с вариантами, 1 час, 2 часа, 4 часа)
- Пропустить
От меня требуется один клик и всё. И я дальше занимаюсь своими делами.
Зачем такие варианты:
- 1.1. Сценарий: клиент позвонил и попросил что-то сделать. Или сразу накидал 2-3 задачи. Тогда это "новая задача". Соответственно создаётся новая задача в Планфиксе, по номеру телефона контакта определяется Контакт в Планфиксе, по Контакту - Контрагент. Разговор записывается или прикрепляется файл, записанный другой программой. Айдио-файл разговора передаётся в Яндекс или в Google для получения текста (мы же фантазируем об идеале). Я как сотрудник встаю как Исполнитель этой новой задачи. Задача создаётся, но висит в "Хронике" у этого сотрудника, чтобы придя за рабочий компьютер, сотрудник мог бы отредактировать задачу (определить шаблон, изменить текстовку, заполнить кастомные поля) и пустить задачу в работу.
- 1.2. Сценарий: клиент напоминает о задаче, спрашивает о выполнении, или консультируется по выполненной работе. Тогда это "старая задача". Соответственно выполняется всё тоже самое из п.1.1. Отличие только в заголовке, мол "Звонок по старой задаче". Чтобы, когда сотрудник сядет за рабочий компьютер, он мог бы отличить звонки с новыми задачами (заявками) от старых, и соответственно эту "старую" задачу объединить с существующей.
- 1.3. Сценарий: клиент спросил как движутся дела по старой задаче, и ещё попросил что-то другое дополнительное сделать. Соответственно это тоже п.1.1. Сяду потом за компьютер и разберусь.
- 1.4. Сценарий: клиент позвонил, но я не смог ответить, поэтому сказал, что перезвоню. Тогда это "напомнить позже". Тут задачу в Планфиксе создавать не надо. Просто через определенное время напомнить об этом.
- 1.5. Сценарий: личный разговор, например, позвонил отец. Соответственно его не надо сохранять.
2. Я прихожу в офис (домой), сажусь за компьютер и вижу в Хронике все задачи для обработки. Какие-то откладываю. Какие-то планирую. На какие-то назначаю других ответственных. И т.п. Соответственно ни одна заявка не теряется, времени на обработку минимум. Профит.
Всё зависит от условий:
1. Если бы я всегда был за компьютером, тогда в принципе мог бы сразу вносить звонки сам. Но... Я могу быть в машине (целый день мотаться), на семинаре, у другого клиента, или погружён в решение другой срочной задачи (и мне не хотелось бы отвлекаться на фиксацию новых задач в Планфиксе на основе только что закончившегося разговора).
2. Если это был бы 1 звонок в день или, например, 3 звонка в неделю, нет проблем их ввести самому. Но если их в день 10 и больше, тогда всё на много сложнее. На ввод каждого звонка тратиться 5 минут. В итоге 1 час потери времени. Просто на ерунду.
3. А бывает так, что день насыщенный на столько, что нет возможности уделить время вводу этих новых задач в Планфиксе. В итоге усталый валишься в кровать, наступает новый день и с утра опять понеслось. И помимо сегодняшнего дня, тебе ещё и вчерашний день надо вспомнить. А ещё бывает и позовчерашний.
4. 99% обращений у меня не такие срочные. Их вполне можно выполнить завтра или попозже. Если бы у меня бизнес требовал оперативной обработки входящих обращений, тогда бы я скорее всего или планировал дежурства (административная мера). Или было бы логичным помимо вопроса "новая задача", "старая задача" и т.д. после разговора, потребовать ответ ещё на один вопрос: "Кто исполнитель?". Чтобы я его выбрал, и задача улетела бы к нему. Но повторюсь, именно мне это не надо. А в каких бизнесах это очень частая ситуация, не подскажу.
Хотя... Нет... Не срочные обращения у меня в основном, потому что они поступают от старых клиентов. А вот, если позвонил новый клиент, тут да, нужно оперативно обработать его: скинуть счёт или КП. Ну, тут скорее всего просто обработаю сам эту заявку, и дальше продолжу заниматься своим. Либо позвоню сотруднику и попрошу его.
P.S.:
1.Смартфоны есть почти у всех. Да, и в малой компании (до 10 человек) нет необходимости в корпоративной ATC. Достаточна единая учётная система задач, в которую записывается весь поток новых заявок и событий.
2.Сотруднику можно купить дешёвый рабочий смартфон. Настроить, чтобы все звонки по нему попадали в Планфикс. В итоге заявки не теряются. Профит. Правда, очень полезно прослушать как общается сотрудник с клиентом. Поэтому запись разговора конечно же желательна.
3. Клиентов просить написать по E-mail, тоже не совсем хорошо. Получается, ты его заставляешь потратить его время, чтобы продублировать в тексте тоже самое. Согласитесь это не есть хорошо. Да, к тому же клиент сам может быть не возле компьютера сейчас. Или не дружить с компьютером (набирает тест ели-ели). И т.п.
4. Если предложите сервис, который предоставляет аналогичные услуги, буду очень рад.