Не обязательно менять, можно зайти в подписку и нажать на ссылку Использование аккаунта, внизу покажет расчет оставшихся в рамках тарифного плана ресурсов.
http://joxi.ru/ZrJZe95TMWD48r
Увы ни статистики ни возможности понять как часто использую пользователи нельзя.
Пока только административными мерами можно бороться:
1. Сразу проектировать планировщики сотруднику таким образом чтобы они были универсальны для должности и роли которую выполняет та или иная группа пользователей. "Настраивать" их на стандартную работу по процессу в рамках стандартно разработанных планировщиков.
2. При добавлении планировщика сотрудник обязан предоставить не него доступ помимо себя, как минимум группе [Администраторы] (такую группу всегда рекомендуется иметь для включения в неё сотрудников администраторов). Таким образом "администратор" будет иметь доступ к 100% планировщиков пользователей..
3. Устанавливать лимит количества планировщиков который может быть у одного пользователя, периодически заходить под пользователем и смотреть что у него за планировщики, и смотреть не превысил ли он свой лимит, задавать ему вопросы зачем нужен тот или иной планировщик, почему он не использует типовой вариант предназначенный для его отдела/должности (точнее это забота его руководителя).
4. Если у пользователя потребность создавать новые планировщики можно попробовать разобраться в причине, возможно что те планировщики которые настроены в рамках ТЗ при внедрении не эффективны. В принципе на тарифе Бизнес лимит например по планировщикам 200 штук, возможно что уже пора переходить на более серьезный тариф, в намного большим количеством по всем ресурсам.
.
.