Форум сервиса Планфикс

Добрый день!

Давно играюсь с реализацией базы знаний на карточках, а не справочниках.
Возникла идея планировщика для изучения карточек с индивидуальными статусами, но натолкнулся на проблему. Но сначала вводные.

Термины
Карточка базы знаний = задача, созданная по шаблону "Карточка базы знаний", которая содержит ответ на один вопрос или раскрывает одну тему.

Роли в базе знаний
Постановщик, аудитор и исполнитель — это пользователь, ответственный за актуализацию карточки.
Участники — все, кому нужен доступ к карточке.

Такой выбор ролей продиктован следующей логикой. За актуализацию карточки отвечает исполнитель. Когда она просрочена, т.е. настала пора проверить её актуальность, у него в хронике появляется сообщение о просроченной задаче. Всем участникам это сообщение получать не нужно, потому что они потребители этой карточки, они не могут проверить актуальность информации в ней.

Планировщик для изучения базы знаний

Мы наполнили базу знаний. Карточки лежат в статусе "Актуальна". Приходит новый сотрудник и хочет почитать все доступные ему карточки.
Вот как это выглядит:

Проблема
По задумке, статусы "Изучить" и "Знаю" индивидуальны. Т.е. каждый берет себе на изучение нужные ему карточки и читает их. Остальных пользователей это не затрагивает.
Но индивидуальные статусы работают только для исполнителей, так как участники не могут менять статус задачи.
Получается, мне нужно делать всех читателей карточки исполнителями, чтобы это реализовать. В таком случае они будут уведомляться обо всех малейших редакциях карточки и в случае, если она просрочена. А сделать с этим ничего не смогут.

Я понимаю, что проблема нераспространенная и вряд ли кто-то уже пытался ваять подобное, но может, есть идеи как обойти это ограничение?

Делайте "подзадачи на каждого исполнителя". Тогда каждому кто указан исполнителями (в том числе участников группы) будет создана своя подзадача, с идентичныйм содержимым. Тогда все встанет на свои места, один исполнитель - одна задача.

Тоже все делаем на задачах, но у нас все кому нужно изучить - исполнители. так мы видим кто изучил кто нет
Когда дошел вопрос актуальности, просто поставила процесс на конкретный срок и падает скрытый комент постановщику - проверь актуальность (надо - актуализируем, нет - ждем след уведомления)
Да, есть нюансы, но отказать от исполнителей нам вобще не вариант.
у нас логика:
- исполнитель - обязан знать и соблюдать
- участник - будь вкурсе вдруг чего (для смежных процессов)

Спасибо за ответы.

Подзадачи можно, с отдельным воркфлоу: "Изучить ⟶ Знаю ⟶ Повторить", но громоздко. Особенно если полагаться на поиск по базе в ПФ, так как в результатах поиска будут мешаться дубли.
Но это идея в целом, спасибо.

Анастасия, да ваша схема определенно проще. У меня свои нюансы с доступами, поэтому усложнил роли.