Форум сервиса Планфикс

У постановщика задачи полные права на все вложенные подзадачи и чеклисты.
Нужна настройка запрещающая постановщику закрывать чеклисты за других исполнителей

Имеем сложный процесс (головная задача) Заключения договора (от подготовки проекта, до регистрации подписанного договора в БД): вложены подзадачи с подзадачами и чеклистами. Куратор договора является и Постановщиком и Исполнителем

В данном процессе есть жестко зафиксированные шаги (подзадачи), которы должны быть выполнены определенными сотрудниками, чтобы перейти к следующим этапам. В том числе Куратором

Пример:
Внутреннее согласование договора: (Постановщик - куратор, Исполнитель: Куратор + другие сотрудники)

• согласование Куратор
  согласование Юрист
  согласование Бухгалтер
  согласование Администратор

Куратор, будучи постановщиком, может и за других сотрудников закрыть их пункты чеклиста, и это только в логах можно проследить. Затем может закрыть саму задачу, типа все согласовали. Распечатать чеклист и подать договор на подпись директору. Иногда просто по случайности кликают чужой чекбокс.

Это лишь один пример такой задачи. Думали, может это можно избежать сменой постановщика на время, например на этапе задачи - ставить аудитора постановщиком. Но не вариант, там влечет за собой кучу проблем с правами на задачу, планировщиками и т.д


Что хотим: настройку шаблона задачи, которая запрещает постановщику закрывать чеклисты других сотрудников

Добрый день.
Заинтересовала тема. В общем, боль - понятна, а теперь к деталям и разберем на кусочки, поскольку пригодится многим.

В исходном сообщении я увидел мешанину, вы уж не обижайтесь, как пример - два процесса: вы начали с процесса согласования, закончили процессом подписания договора - это, конечно, два разных процесса.

1.
Если процесс организован плохо, то никакая автоматизация не сделает его хорошим, в смысле достижения результата. Это принимаем как аксиому :)

2.
Предположу, что вы желаете автоматизировать процесс согласования договора.
Представим этот процесс, как чОрный ящик, у которого что-то на входе, что-то на выходе.
2.1. Что у этого процесса на входе?
2.2. Что у него на выходе, результат работы ящика?

Ответьте, пожалуйста, на вопросы 2.1 и 2.2 и потом продолжим.

Денис Сахаров писал(а): ↑

14.06.2018 16:28

Добрый день.
Заинтересовала тема. В общем, боль - понятна, а теперь к деталям и разберем на кусочки, поскольку пригодится многим.

В исходном сообщении я увидел мешанину, вы уж не обижайтесь, как пример - два процесса: вы начали с процесса согласования, закончили процессом подписания договора - это, конечно, два разных процесса.

1.
Если процесс организован плохо, то никакая автоматизация не сделает его хорошим, в смысле достижения результата. Это принимаем как аксиому :)

2.
Предположу, что вы желаете автоматизировать процесс согласования договора.
Представим этот процесс, как чОрный ящик, у которого что-то на входе, что-то на выходе.
2.1. Что у этого процесса на входе?
2.2. Что у него на выходе, результат работы ящика?

Ответьте, пожалуйста, на вопросы 2.1 и 2.2 и потом продолжим.

1. Согласен, пытаемся не только дисциплинировать, но и защититься автоматизацией по полной. К тому же, от случайного клика не застрахованы.

2.Не правильно вы предположили. Мы автоматизируем процесс Заключения договора.
2.1 На входе: потребность в договоре
2.2 На выходе: подписанный с клиентом договор, зарегистрированный в реестре договоров

так вот между 2.1 и 2.2 куча подпроцессов, Согласование - это лишь один из них, там еще есть проверка Контрагента, коммуникации с ним, подписание и дохрена всего, что требуется корпоративной политикой. Я в примере и привел Согласвание договора, как один из проблемных участков. А их несколько. Да и актуально не только для этого процесса. Все остальное победили на столько, на сколько Планфикс позволяет.

Хорошо, Александр, теперь понятнее, спасибо.

В 3.1.
Предлагаю ограничиться только договорами в письменной форме, подписанными сторонами собственноручно или посредством ЭЦП. Комментарии?

В 3.2.
В вашем случае - верно или нет: финальный текст любого договора вашей компании, который идет на подпись к уполномоченному на это лицу, утверждает Юрист (у него должно быть ФИО, как утверждает - пока неважно)?

В 3.3.
Три основные функции Куратора договора по-вашему?

В 3.4.
Прокомментируйте, пожалуйста, пункты А, Б, В, Г процесса заключения договора, в общем соответствует реальному процессу в вашей компании?
А - все, что нужно сделать для принятия решения о заключении договора.
Б - согласование текста договора сторонами.
В - подписание договора (всех экземпляров) каждой из сторон.
Г - все, что нужно сделать чтобы зафиксировать факт заключения договора в вашей системе.

--- пункты ниже пока для понимания общей картины, не комментируйте ---
Д - все, что нужно сделать, чтобы работа по договору началась.
Е - все, что нужно сделать при внесении изменений (дополнений) в договор.
Ж - все, что нужно делать по любым платежам, указанным в договоре.
З - все, что нужно делать по любым платежам, не указанным в договоре, но имеющим отношение к сделке.
И - все, что нужно сделать для/при/после завершения договора (нормальное завершение, расторжение, всё здесь).

И продолжим.

Денис Сахаров писал(а): ↑

15.06.2018 15:16

Хорошо, Александр, теперь понятнее, спасибо.

В 3.1.
Предлагаю ограничиться только договорами в письменной форме, подписанными сторонами собственноручно или посредством ЭЦП. Комментарии?

В 3.2.
В вашем случае - верно или нет: финальный текст любого договора вашей компании, который идет на подпись к уполномоченному на это лицу, утверждает Юрист (у него должно быть ФИО, как утверждает - пока неважно)?

В 3.3.
Три основные функции Куратора договора по-вашему?

В 3.4.
Прокомментируйте, пожалуйста, пункты А, Б, В, Г процесса заключения договора, в общем соответствует реальному процессу в вашей компании?
А - все, что нужно сделать для принятия решения о заключении договора.
Б - согласование текста договора сторонами.
В - подписание договора (всех экземпляров) каждой из сторон.
Г - все, что нужно сделать чтобы зафиксировать факт заключения договора в вашей системе.

--- пункты ниже пока для понимания общей картины, не комментируйте ---
Д - все, что нужно сделать, чтобы работа по договору началась.
Е - все, что нужно сделать при внесении изменений (дополнений) в договор.
Ж - все, что нужно делать по любым платежам, указанным в договоре.
З - все, что нужно делать по любым платежам, не указанным в договоре, но имеющим отношение к сделке.
И - все, что нужно сделать для/при/после завершения договора (нормальное завершение, расторжение, всё здесь).

И продолжим.

3.1. Ограничиться где? В процессе да, участвуют эти методы подписания договора
3.2. Да, юрист, он же аудитор, вносит все согласованные правки красиво в текст договора и выкладывает чистовую версию для подписания
3.3. Если говорить только в контексте Заключения договора, то можно вообще одной целью: "Сделать так, чтобы договор был заключен", если детализировать:
Подготовить проект договора (согласно нашей политике)
Организовать его двухстороннее подписание (согласование - подпроцесс, без него с нашей стороны не подпишут);
Предоставить подписанные оригиналы в юридическую службу

3.4
А - все, что нужно сделать для принятия решения о заключении договора: есть своя внутренние процедуры для этого (отедельно для клиентов, поставщиков, подрядчиков, гос.органов, есть другие документы, такие как матрицы согласования закупок например.). Решения о необходимости договора мы в данном процессе не рассматриваем. Предполагается, что оно уже принято.

Б - согласование текста договора сторонами: А что здесь комментировать? Наши сотрудники вносят правки, предлагаем текст контаргенту, если не находим общий язык - протокол разногласий. Есть и рамочные договоры, есть и индивидуальные. У нас специфика не на массового клиента и не массового поставщика. Задача куратора утрясти все с контрагентом. Это работает.

В - подписание договора (всех экземпляров) каждой из сторон: что тут комментировать?


Г - все, что нужно сделать чтобы зафиксировать факт заключения договора в вашей системе: А) Куратор завершает задачу "Подписать с контрагентом" Б) Куратор сдает оригиналы в юридическую службу, юрист-аудитор регистрирует договор в бд и закрывает задачу "Регистраниция оригиналов".

Я бы тоже на самом деле подрезал бы права постановщика. Например касательно системных полей. Мне необходимо ограничить доступ к изменению даты окончания задачи

+1
Поддержу насчёт возможности запретить менять сроки.

В нашем случае исполнитель задачи может сам себе ставить задачу (исполнитель =постановщик) и иметь возможность редактировать описание. А вот сроки контролирует аудитор, а не постановщик-исполнитель.

В теперешнем функционале разделить эти функции нет возможности, только если лепить костыли из кастомных полей.

Проблема в том, что у задачи есть шаблон, который задал аудитор, и уж если Постановщик сам на себя запускает задачу по такому шаблону (напр. заключение договора, проверка документов и тп.), то должен выполнить ее по шаблону, а не "порезать" задачу по своему желанию.

Alexander Menschikov писал(а): ↑

03.07.2018 08:47

Проблема в том, что у задачи есть шаблон, который задал аудитор, и уж если Постановщик сам на себя запускает задачу по такому шаблону (напр. заключение договора, проверка документов и тп.), то должен выполнить ее по шаблону, а не "порезать" задачу по своему желанию.

Да у нас тоже есть задачи, которые создаются по шаблону. И просрочки по ним необходимо контролировать как для постановщика так и для исполнителя. Но всем же известно что 2 человека смогут договориться))

Алека Александр Васильевич писал(а): ↑

13.07.2018 16:40

Alexander Menschikov писал(а): ↑

03.07.2018 08:47

Проблема в том, что у задачи есть шаблон, который задал аудитор, и уж если Постановщик сам на себя запускает задачу по такому шаблону (напр. заключение договора, проверка документов и тп.), то должен выполнить ее по шаблону, а не "порезать" задачу по своему желанию.

Да у нас тоже есть задачи, которые создаются по шаблону. И просрочки по ним необходимо контролировать как для постановщика так и для исполнителя. Но всем же известно что 2 человека смогут договориться))

Просрочка не столько важна, сколько возможность удалить какой-то пункт либо закрыть чужой пункт.