Форум сервиса Планфикс

Добрый день всем!

Месяца 3-4 назад решил поставить эксперимент по полной обработке почты средствами Планфикс. Сейчас делюсь своими мыслями и предложениями (или вопросами) к поддержке по поводу некоторых доработок, которые позволили ли бы убрать ряд минусов и добавить плюсов. 

Сразу же извиняюсь за длинный пост, но вот такой он уж получился. 

Для начала - моя почта на домене google apps. Само собой ключевое требование было - возможность отправки писем с адресом корпоративной почты. 

Предистория:
Уже много лет я фанат gmail (а вместе с ним работаю и в gcalendar, и google docs, и в google drive). И также довольно давно пользовался методологией обработки почты, которую вычитал как то в статье СЕО Майкрософт... Суть простая... Каждое письмо - это по сути задача и в идеале, чтобы они были выполнены все (ну или отменены, делегированы и т.д.). Для этого придерживался принципа нулевого почтового ящика. То есть все письма обработанные сразу же архивируются. Из Входящих оно исчезает, но в системе остается.  То есть пока письмо (даже прочитанное) висит во входящих, значит задача не обработана.
Это позволило мне значительно увеличить эффективность обработки почты (внедрял я это для себя, когда в компании где я работал, приходило мне писем в день порядка 100 штук, вызывая жуткую потерю времени, потерю писем, срывы сроков по срочным задачам...). Тогда для меня это было спасением, поэтому смело всем рекомендую это использовать! Но ,речь не об этом.. При всей замечательности этого подхода есть и нюансы, который подход решить не мог. К примеру, это исходящие письма. Это могут быть письма клиентам, задачи коллегам, подчиненным, запросы руководству и т.д. Отслеживание данных писем уже нужно было в ручном режиме со всеми вытекающими. Конечно, были использованы различные папки, потом и аддоны (один из лучших - streak), но все равно... что то не то. Все равно что то теряется. Забывается. Теряеться из виду и контроля... Поэтому основные вещи, конечно, старался дублировать на эверноут, на срм систему (bpm online), но, как сказал выше, не то это все. 

Теперь уже рассказ:
Пришел я к Планфиксу как то случайно... (кстати начал с ним работать из-за диаграммы Ганта, не предполагая, что здесь еще куча интересного). И потихоньку втягиваясь - решил потестить работу с почтой исключительно через ПФ. 

Что для этого было сделано: 
1. естественно в настройках Управления аккаунтом - Корпоративный сервер был настроен аккаунт
+ галочка - Отправлять исходящие почтовые сообщения через корпоративный сервер
2. была создана группа проектов "Почта" и в ней проект "minigazimov" (это моя почта и по сути папка "Входящие" или INBOX)
3. в настройках проекта скопировал адрес проекта в буфер (забегая вперед - тут можно было просто создать и виртуальный ящик с указанием правила, чтобы письма летели в нужный проект)
4. в gmail настроил переадресацию всех писем на этот ящик 
5. очень быстро было замечено, что - да получатели видят письмо, что оно пришло с корпоративного ящика, но если они нажимают "ответить", то ответное письмо идет на внутренний ящик Планфикса (это по сути небольшой минус, но с ним возможно смириться, т.к. на какой бы ящик клиенты не слали письмо - оно не пропадет). И бывают, что клиенты когда отправляют новое письмо, то почтовик автоматом вставляет внутренний планфиксовский адрес и эти письма не попадали в нужный проект (входящие) и это пришлось донастроить потом через правила.
6. В проекте Входящих были подпроекты:

• Исходящие - для исходящих писем
• Архив - все завершенные задачи
• Избранное - итак понятно
• В оплату - для всяких квитанций, счетов, не требующих, немедленной оплаты

7. Для удобства работы был настроен планировщик. Поначалу и до текущей недели это было отдельное окно планировщика "INBOX", которое включало в себя Хронику всего того, что попадало (по сути основное место обработки почты), а также справа карточки Входящие, Исходящие, Избранное, В оплату. 
Но возникали неудобства связанные с тем, что львиную доля времени проводишь в этой вкладке планировщика и то, что не относится к этому проекту (то есть к почте) иногда упускалось. С этой недели я объединил во вкладке "Сводные данные" и почту также. Теперь у меня в сводных данных две хроники (одна по почте, другая по всем остальным задачам в ПФ, кроме почты).  Сейчас тестирую это, но думаю, что так удобней. 

С точки зрения настройки вроде все. Теперь немного картинок.

Приложил скрин Планировщика (2 картинки, т.к. в экран все не вмещается). Это сводный скрин, содержащий стандартные настройки и добавленные карточки (хроники, входящие, исходящие, в оплату)

Также добавил скрин вкладок броузера. Например, для отправки и контроля писем исходящих у меня открыта отдельная вкладка (так на мой взгляд удобней) (по сути это настроенный фильтр задач). 

Процедура обработки почты и отправки писем:
1. работа проходит в планировщике и в основном в Хронике. Если появляется новое письмо или комментарий, то его там видно. Кстати, пришлось сделать автоматические сценарии, чтобы автоматом на всем входящие письма был назначен Я исполнителем (чтобы не нажимать кнопки "Принять"). 
2. открываем письмо и либо Завершаем, либо добавляем исполнителя, отвечаем и т.д. все стандартно.
Кстати, добавил сценарий на тот случай если на завершенную уже задачу ответит кто-то, то она автоматом возвращается в работу
3. Отправка писем. Тут перехожу во вкладку "Исходящие" (вторая слева на скриншоте) и там нажимаю на "Новая задача". Заполняю отправляю и готово. 
И.. важный момент. Тут использован отдельный шаблон для исходящих писем для одного изменения. Внизу сделал галочку "Закрыть задачу после отправки". Если нажать на нее и отправить, то задача автоматически закрывается (это для тех писем, которые не требуют никакого ответа и реакции). 
4. Создаем в задачах фильтры "Входящие" и "Исходящие" и периодически чистим его (вдруг, что нечайно ускользнуло). 

Ну а теперь к самому главное. Выводы...

Плюсы:
1. Самое главное, что о эксперименте не жалею и, по сути, он уже не эксперимент, а сформированный регулярный менеджмент.
2. Теперь под контролем полным не только входящие задачи, но и исходящие
3. Без сторонних сервисов, примочек и прочего колдовства мы имеем почту с полноценной встроенной CRM со всеми ее доп возможностями
2. Думаю, также очень важный момент.... - Полная вовлеченность в СРМ, с учетом того, что теперь обработка почты идет через ПФ, значительно ускорило освоение сервиса, совершенствование его возможностей и гибкая настройка под наш бизнес.

Минусы:
1. Как ни крути, но с точки зрения работы с электронной почтой - специализированный сервис (для меня это gmail) - круче и удобней. И если бы не доп возможности ПФ, то альтернатив бы для меня не было. 
2. есть еще всякие моменты, но их я опишу ниже, т.к. многие из них решаемы. Надеюсь поддержка это обсудит и внесет в планы.

ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ и обсуждению с другими форумчанами - Вопросы/Пожелания по доработке (не ранжировал по приоритету, а выкладываю по мере появления наблюдений в моем блокноте):
(если то, что я пишу уже решено, то прошу просто об этом написать, т.к. я пока не крутой знаток ПФ)

1. не хватает значка, который бы показывал наличие вложений внутри задачи
2. ВАЖНО: нужно реализовать возможность отправки адресатам по полям Копия и Скрытая копия и видимостей в полях КОМУ, КОПИЯ, Скрытая копия. Чтобы те кому приходит в поле копия видели это и других адресатов в полях кому и копия. А те кто в скрытой копии само собой не видят остальных. Думаю можно было бы реализовать так - Исполнитель = Кому, участник = копия... Или создать отдельный шаблон для этого.
3. Сейчас для перехода между окнами Входящие и Исходящие  я для скорости перехожу по разным вкладкам в броузере, заранее созданных. Можно подумать над тем, как удобно это сделать в рамках одной вкладки....
4. Поиск - неплохо бы возможность поиска с настройками фильтров (чтобы можно было искать по входящим, исходящим). Сейчас это можно, но нужно совершать много действий. А в идеале, чтобы все это было с одного окна.
5. ВАЖНО: У контактов есть возможность создавать несколько электронок. Но отправлять письма можно только на ту, которая основная. Бывают ситуации когда очень нужно отправиь письмо на личную электронку напримр. Для этого приходится открывать почтовик и отправлять оттуда, что минус.
6. Нужна возможность задержки отправки писем на несколько секунд (это когда нажал отправить и вспомнил, что забыл приложить файл или что то напутал...). В gmail это есть и это ОЧЕНЬ удобно и много раз спасало.
7. ВАЖНО: Сейчас я реализовал этот ресурс для себя одного и открыт вопрос о том как это реализовать для других сотрудников. Соответственно как это дело масштабирвать на других пользователей...?! Ведь настроены шаблоны, фильтра - для меня. Для каждого отдельно настраивать? Соответственно нужна возможность более простого добавления новых пользователей и чтобы шаблоны уже работали как надо. 
8. ВАЖНО: При выборе контакта для отправки (либо ниже сотрудников, либо выше) нужно добавить "Наиболее популярные контакты" (допустим 5-10 контактов на которые чаще всего идет отправка писем)
9. АНАЛОГИЧНО как в п. 8 при комментировании задачи, где возникает окошко "Уведомить об этом" - неплохо бы кнопочки наиболее популярных контактов, чтобы даже не заходить в поле выбора новых исполнителей или участников.
10. Не удобная система пересылки письма. Сейчас надо нажать на комментирование, выбрать кому, из вкладки документы выбрать файлы и добавить и только тогда отправить. То есть на пересылку уходит секунд 10-20 и куча кликов, когда в почте для этого нужно пару кликов и все. Нужна возможность одним кликом нажать "Переслать" и возникнет поле комментарий с уже добавленными файлами и останется только выбрать кому и отправить.

Как то так. Думаю, решение вышеназванных вопросов позволит существенно увеличить удобство пользования ПФ в качестве полноценного почтовика и срм системы.

Жду мнения службы поддержки и остальных пользователей, интересующихся данным вопросом. 

Спасибо за внимание. 

Спокойной ночи ;-).

Азат, спасибо за интересный кейс.
Большая часть поднятых вопросов не решена, но находится в планах либо в обсуждении.
Из нового поставил на заметку первое предложение (про скрепку).
По последнему (пересылка) есть более простой вариант, как мне кажется - просто добавить адресата пересылки в исполнители и он получит эту же задачу-письмо. Попробуйте на экспериментальной учетке, посмотрите, то ли это что нужно.

Добрый день Дмитрий!

Если речь к тому, чтобы автоматом к проекту поставить исполнителем кого-то, то это не получится. Т.к. адресатов кому надо переслать может быть масса и логика не всегда одинаковая (типо пришло письмо и сразу пересылается.... Бывает пришло письмо - переписка - пересылка... Первого чаще, но и второго не мало). К примеру, бухгалтеру переслать счет на оплату; проектировщику переслать чертежи и прочее.

Вот на текущий момент заснял видео скрин о том каким образом идет пересылка сейчас. Сам процесс получается секунд 20-25. 
https://youtu.be/6RrB8v5fwAc

 

Здравствуйте.
Очень интересная и актуальная тема!
А,тоже,очень давно пользуюсь google Apps,и почтой и документами,календарем ,контактами и всем остальным.
Мы очень активно используем это у себя в компании.
Я недавно стал пользователем ПФ и для меня это очень актуальный вопрос.так как основная коммуникация,все равно,идет через Gmail.
Было бы идеально,для меня,чтобы вся переписка могла оставаться и в gmail и в ПФ. Очевидны удобства gmail и поиск и сохранение файлов из письма на google диск,не только на своем но и в доступных мне,и прикрепление файлов из google фото  и google диска как в виде ссылок,так и в виде вложений.
Было бы очень удобно,при получении письма в ПФ,чтобы можно было поместить вложеие в папку на Google диске.
Мы ,под каждый проект,создаем папку на google диске и туда помещаем всю приходящую информацию.
Если бы можно было работать из gmail и из ПФ и вся информация и переписка  бы сохранялась,было бы идеально!
Еще,подключить к этому telegram и границы возможностей стираются.
ПФ очень грамотно делает интеграции,но всегда хочется чего то еще:)
На мой взгляд нужнао пытаться ,как можно теснее интегрироваться с сервисами,в частности,google,чтобы использовать на все 100 и возможности ПФ и возможности GOOGLE.
Давайте обмениваться опятом,на мой взгяд,очень актуальая темя.

Добрый день!

Рад , что тема актуальна. 
Я тут решил добавить 5 копеек. 
Так как в связи с отправкой писем через СРМ, то рано или поздно их количество растет. Достаточно их периодически шерстить. Но количество увеличивается все равно... Решил немного усовершенствовать контроль задач по отправленным письмам.

В чем суть.
1. как я указывал ранее, если я отправляю письмо на которое мне не требуется ответ (не нужно контролировать), то при отправке просто указываю галочку "Закрыть задачу после отправки" и все. Задача автоматом уходит в завершенные.

2. Если же ответ или контроль требуется, то есть вероятно два возможных сценария:
а) ответ требуется к конкретному числу (хотя бы примерно)
б) срок ответа не определен (не срочная). 

В случае А - Таким образом при отправке просто нужно указать дату завершения (в нашем случае это можно считать датой до которой мы ждем ответа по этому письму). 

В случае Б - ну вероятно было бы достаточно просто систему контроля (например матрица эйзенхауэра)

В итоге получилось нижеуказанное. 
 

Всем доброго!
Подниму немного тему, ибо есть нужда. Контрагенты очень жалуются, что письма от меня (из проектов) приходят в непонятном виде.
Описание: В действии я пишу комментарий, обращаясь к конкретному лицу, при этом остальные участники должны быть в копии письма. Участники - кроме меня - внешние контакты, про планфикс ничего не знают. 
В результате каждый участник получает свой экземпляр письма (т.е. их адрес указан в поле "Кому"), что вызывает некоторое недоумении у тех, к кто должен стоять в копии, и к нему непосредственно обращения в письме нет.

Возможно я что-то где-то упускаю, но я не нашла механизма, который позволял бы определить "Кому" и "Копия" ("Скрытая копия" было бы идеально тоже иметь возможность проставить, но это не так критично). Мне кажется это было бы актуально многим.Пока приходится возвращаться обратно в почту, а это неудобно ((

Здравствуйте, Анна! Сейчас мы работаем над переделкой механизма отправки уведомлений, как раз с целью дать возможность видеть всех адресатов в копии письма. Это достаточно сложный процесс, затрагивсющий не всегда очевидные для стороннего наблюдателя блоки функционала, но в течении ближайших месяцев стоит ожидать положительных новостей по этому поводу. 

Анна.

С вами полностью согласен.  (от Дмитрия рад слышать, что работа идет в эту сторону). 

Добавлю, что, возможно, вы сталкиваетесь с проблемой при отправке письма нескольким адресатам, что если кто-то из них ответит всем, то зачастую другим участникам письмо приходит от вашего адреса, хотя вы его не отправляли. Я такое заметил и уже вел общение со службой поддержки. Я так понял, что технологически в текущий момент этого исправить не получится.
Единственное решение - это не писать ни в коем случае нескольким адресатам. А писать каждому отдельно. 

В итоге, что приходится делать. Допустим я хочу написать двум людям сразу одно и тоже письмо .
1. Сначала я полностью его пишу и отправляю одному адресату. 
2. Потом я копирую, что я написал (прикладываю опять фото из ссылки справа "документы", если нужно) и пишу это в комментарии, убирая из уведомлений первого адресата и добавляя второго исполнителя. 
Тогда уже происходит корректная работа.
(если вы с потребностью отправлять многим людям сталкиваетесь часто, то могу только посочувствовать пока)

Так что как то так.

На самом деле, не все так страшно, Азат. Есть очень редкое сочетание факторов, которое приводит к отправке ответа э от лица постановщика задачи, а не ответившего в реальности внешнегоконтакта. Практически, кроме Вас на моей памяти в такую ситуацию никто не попадал. Но в любом случае и эта логика претерпит изменения в ходе переделки общего механизма. 

Я заметил, что такие ситуации начали появляться после перехода нашего от сервера почты GOOGLE APPS во внутреннюю почту, предоставляемую сервером REG.RU (все равно им уплочено за сайт... ) 
И, кстати, в полной мере это стало возможным после перехода на ПФ, только...

Так что в партнерстве с вами я экономлю дважды:
1. не плачу неоправданно большие деньги за CRM BPMOnline при аналогичных возможностях 
2. сэкономил еще на почте )) 

А как известно - сэкономленные деньги - заработанные деньги! 
Спасибо вам за это.

PS> еще если были бы возможности виртуального диска на базе ПФ (за отдельные бабосики само собой), то была бы бомба с учетом ее интеграции в возможности СРМ (но это уже совсем другая история). 

Дмитрий, радостно слышать, что надежда есть :) Очень ждем.

Анна, добрый день. В моем текущем проекте тоже столкнулись с этой проблемой.

Контрагенты очень жалуются, что письма от меня (из проектов) приходят в непонятном виде.
Описание: В действии я пишу комментарий, обращаясь к конкретному лицу, при этом остальные участники должны быть в копии письма. Участники - кроме меня - внешние контакты, про планфикс ничего не знают. 
В результате каждый участник получает свой экземпляр письма (т.е. их адрес указан в поле "Кому"), что вызывает некоторое недоумении у тех, к кто должен стоять в копии, и к нему непосредственно обращения в письме нет.
Возможно я что-то где-то упускаю, но я не нашла механизма, который позволял бы определить "Кому" и "Копия" ("Скрытая копия" было бы идеально тоже иметь возможность проставить, но это не так критично). Мне кажется это было бы актуально многим.Пока приходится возвращаться обратно в почту, а это неудобно ((

Возможно моя рекомендация поможет Вам сгладить эту проблему.
1. Мы договорились в команде что если по задаче ведем переписку с внешними контактами, то главный получатель всегда Постановщик, остальные всегда участники (но не Аудиторы и не Исполнители).
2. При отправке "действия" используем шаблон "Ответ постановщику или согласователю с адресами".
В шаблоне перед текстом действия добавляем "блок шапки" примерно такого содержания (при этом используем "переменные задачи").
Данное письмо направлено по следующим адресам:
{{Задача.Постановщик.Внешний e-mail}}, {{Задача.Участники.Внешние e-mail адреса}}
При ответе на это письмо, ответ будет направлен на адрес отправителя, и на указанные адреса.

Дело за малым подготовить для клиентов слайды-картинки которые покажут и убедят их в том что все кто указан получают тоже самое письмо, что их ответ на это письмо приходит в том же виде всем получателям.

Илья, благодарю за совет! Попробую.

С конкретно этими контрагентами я решила вопрос проще - сагитировала их на использование Планфикса ) Жалко реферальной программы у ПланФикса нет - они у меня не первые и не последние )

Вставлю свои 5 копеек.

Про копию и скрытую копию тоже общались с поддержкой, сильно не хватает такого функционала для внешних контактов и сильно ждем.
Для клиентов это прямо боль, люди теряются.
Недавно был случай что бухгалтер клиента просто перестал отвечать на запросы и начал передавать (читай отвлекать менеджера) информацию через их менеджера, который ведет задачу.
Как точно и какие уведомления он получал не скажу, но происходило примерно так:
Я в одном из комментариев к задаче поднял сразу вопрос оплаты, в получателях было несколько человек, их менеджер в ответе с почтовика поставил в копию бухгалтера (а может и еще кого, не помню), после чего бухгалтер автоматически был подключен к получателям в задаче и к нему начали приходить уведомления и на ответы коллег с почты и из планфикса. Он начал путаться что там вообще происходит. А когда в сообщении подключено в получателях 4-5 человек, так я вообще не представляю что там происходит с уведомлениями.

Пока не подключали свою почту в ПФ т.к. я вообще не представляю как это будет работать, но думаю что при подключении корпоративной почты неплохо бы сделать полную интеграцию, со всеми плюшками для копии/скрытой копии как описано выше. Если переписка будет идти прозрачно как из ящика, это многим может упростить общение.

Работа с копиями уже реализована, в течение ближайших недель будет анонс в блоге с описанием как это работает.

Отлично. С нетерпением жду.

Еще, конечно не хватает довольно простой, но практически ежедневно используемой функции почты - "переслать".

Это когда нужно письмо (допустим то внешнего контакта) переслать сотруднику, так чтобы автоматически вложение было прикреплено, которые было прислано. Сейчас приходится нажимать в процессе комментария добавлять вложение, потом выбирать пользователя и отправлять. В разы времени больше тратиться, чем можно было бы. Ну и еще очень полезным был бы более упрощенная версия добавления наиболее часто используемых контактов ...

Minigazimov Azat писал(а): ↑

05.07.2018 19:35

Отлично. С нетерпением жду.

Еще, конечно не хватает довольно простой, но практически ежедневно используемой функции почты - "переслать".

Это когда нужно письмо (допустим то внешнего контакта) переслать сотруднику, так чтобы автоматически вложение было прикреплено, которые было прислано. Сейчас приходится нажимать в процессе комментария добавлять вложение, потом выбирать пользователя и отправлять. В разы времени больше тратиться, чем можно было бы. Ну и еще очень полезным был бы более упрощенная версия добавления наиболее часто используемых контактов ...

+1

Minigazimov Azat писал(а): ↑

05.07.2018 19:35

Отлично. С нетерпением жду.

Еще, конечно не хватает довольно простой, но практически ежедневно используемой функции почты - "переслать".

Это когда нужно письмо (допустим то внешнего контакта) переслать сотруднику, так чтобы автоматически вложение было прикреплено, которые было прислано. Сейчас приходится нажимать в процессе комментария добавлять вложение, потом выбирать пользователя и отправлять. В разы времени больше тратиться, чем можно было бы. Ну и еще очень полезным был бы более упрощенная версия добавления наиболее часто используемых контактов ...

Азат, попробуйте опцию "Цитировать+", она всю подноготную задачи или действия копирует, далее разберетесь)

Dmitry Goncharenko писал(а): ↑

29.06.2018 17:23

Работа с копиями уже реализована, в течение ближайших недель будет анонс в блоге с описанием как это работает.

Добрый день!
Подскажите, как реализован функционал?
Столкнулись с такой же проблемой, не нашел где можно указывать получателей в "Копии".
Каждый участник получает отдельное письмо.