Форум сервиса Планфикс

Заранее приношу извинения за много букв и пост направлен больше для разработчиков, т.к. системой ПФ пользуюсь уже более 3 лет, но задача, которая возникла пару месяцев назад не дает мне покоя и решить ее не позволяет либо моя голова, либо пока ограниченный функционал ПФ.

Задачу которую решить не могу (и прошу помощи), выглядит следующим образом:

Описание процесса: 
Есть список (80 артикулов) стандартизированных изделий которые изготавливает Мастер. Мастер получает еженедельно заявку на изготовление и после выполнения сдает готовую продукцию. Заявка берется и выполняется полностью, пока заявка не выполнена, за другую не беремся.

Как устроено сейчас:

1. Создан XLS в 80 строчек (Столбцы: "Артикул" и "Название")
2. Менеджер открывает этот XLS  и в третьем столбце напротив каждого артикула ставит кол-во шт, которых необходимо изготовить
3. Далее этот XLS прикрепляется в задачу и отправляется Мастеру
4. Мастер, получая задачу, распечатывает заявку и далее отмечает все на бумажке
5. Далее по этой же бумажке внизу ставит подпись от отгружает + заходит в ПФ и меняет статус на "Выполненная"

Что не устраивает и что необходимо поменять:

1. Не технологично: сам файл XLS иногда дополняется новыми строками и не у всех менеджеров хватает проверить файл на актуальность и он заполняет тот, который у него был сохранен последним.
2. Не прозрачно: нет оперативной статистики по статусу задачи, а именно что именно из заявки сейчас сделано, сколько штук сделано и отправлено в брак, что еще в работе. Нет учета расхода ТМЦ (не считая блокнотика, в котором ведется затраты материалов)
3. Присутствует бумага: заявка выполняется 5-7 дней, за это время бумага может потеряться, испортится и прочее + она распечатывается в единственном экземпляре и далее отметки все ставятся на ней.
4. ПФ выступает в роли "почтового ящика с обратной связью" и сейчас помогает лишь в двух вещах: увидеть что заявка дошла и в работе и далее что заявка выполнена.
5. Все заявки хранятся просто в "Общей папке" и их сложно проанализировать. Нет возможности (без "склеивания" нескольких файлов) оперативно сказать - сколько было изготовлено определенного артикула в определенный промежуток времени.

Разработка идеи автоматизации:

• Создать общий единый справочник с номенклатурой (решаем проблему с версионностью XLS)
• Создать аналитику расхода ТМЦ (материал, упаковка, брак) 
• Создать единую базу заявок и иметь статистику по заказу продукции
• Создать четкую систему контроля выполнения заказа

[1] Начало автоматизации в ПланФикс

• Справочник: "Номенклатура", содержит "Артикул", "Название", "Ширина"
• Планировщик: "Мастер" содержит задачи-заявки на изготовление изделий, организованный по системе Канбан (Новые - В работе - В упаковке - На отгрузке - Завершенные)
• Аналитика: "Расход ТМЦ", содержит в себе "Материал, шт", "Упаковка, шт", "Брак, шт"

ПРОБЛЕМА 1: Заявка по прежнему создается при помощи "Задача + XLS", т.к. нет удобного инструмента для добавки записи справочника с дополнительными полями в задачу. Далее пробуем работу с аналитикой.
ПРОБЛЕМА 2: Нет наглядности у отчета

[2] Следующая попытка:
 
+ Добавлена аналитика "Заявка", которая содержит в себе "Запись справочника" + "Число". 
   При создании задачи "Заявка" выбирается и заполняется аналитика "Заявка".
- Неудобство в том, что при набивке заявки приходится каждый раз добавлять не новую строчку (20-40 строчек), а новую аналитику, выбирая ее из списка других, ранее созданных для других нужд. А создать аналитику с кучей аналогичных полей не представляется возможным, т.к. все поля должны иметь уникальное название и эти названия нельзя скрыть, в итоге получаем "Название 1" + "Шт 1", "Название 2" + "Шт 2"...
- После сохранения имеет нечитаемый вид в шапке задачи их кучи кубиков-кусочков, которые далее нельзя ни отмечать, ни распечатывать, от чего путается мастер и удлиняется процесс изготовления

+ Попытка создать еще один справочник "Заявки" с полями "Запись из другого справочника" + "Количество", также не реализуема, т.к. 1 запись = 1 заявка, а 1 заявка это много записей.

+ Попытка обыграть это все Аналитиками + Отчетами (расписывать не буду, т.к. было много разных вариантов и они все оказались не удобными) также была поставлена на паузу.

ИТОГ (пожелания): расширить функционал одного из инструментов: "Справочник" (предпочтительнее) или "Аналитика".

У категорически не хочу использовать другое ПО, т.к. очень сильно "прикипел" к ПФ, но и оставаться с XLS файлами уже не позволяют объемы. Прошу поддержки в решении данного кейса (если это сейчас возможно функционалом ПФ), или успокоить каким-то сроком сколько ждать до появления такого функционала :)

+ краткий список
Чего не хватает справочнику и работе со справочником:
 - Использование изображений в справочнике (пример: Номенклатура)
 - Более гибкая верстка полей в справочнике, как в аналитике - "с новой строчки"
 - Использование элемента "радио-переключатель" ("Radio")
 - Возможность скрывать название поля, если оно должно быть уникальным
 - Возможность настройки отображения справочника при создании задачи (пример: Заявка создана в справочнике и далее прикреплена к задаче - в шапке задачи видна мини-таблица с данными)

Добавлено спустя 50 секунд:
Если какой-то момент описал не полностью или не понятно, то прошу сообщить.
Также могу выслать скриншоты тех моментов, которые сейчас получились, но в итоге остаются не рабочими.

Спасибо.

Спасибо за подробное описание кейса, Максим - все понятно и дополнительных вопросов не вызывает.
На самом деле, это достаточно типовая ситуация - с аналогичными проблемами сталкиваются компании, которые хотят прямо в ПланФиксе выставить клиенту счет, внести заказ, распечатать акт работ и т.п.

Мы видим решение таких ситуация в модернизации аналитики, а не справочников. Справочники все же должны содержать относительно постоянные данные, а аналитики как раз хорошо справляются с функцией учета данных такого потокового, "журнального" типа, когда по ходу выполнения задач нужно вносить информацию, которая теряет актуальность через какое-то время после их завершения.

Уже какое-то время назад мы решили, что сделаем табличный вид для ввода и отображения аналитики. Графический концепт можно увидеть в приатаченном файле, а работать это будет так:

• Аналитика выбирается один раз, при дальнейшем вводе строк таблицы заново выбирать аналитику не нужно.
• Перемещение по строкам вверх и вниз мы постараемся сделать при помощи клавиш, чтобы облегчить ввод и корректировку данных с клавиатуры.
• В одной табличке можно будет ввести аналитику только одного типа - но при необходимости несложно ниже добавить табличку с аналитиками другого типа

Как, на мой взгляд, это поможет в Вашем случае:

• Заявка будет вноситься при помощи аналитики "Заявка" в табличном виде - это сделает ввод относительно простым.
• В принципе, можно будет добавить в шаблон задачи "Заявка" сразу табличку со всеми имеющимися в номенклатуре изделиями (аналог нынешней таблички в Excel) и при создании задачи по этому шаблону удалять лишние строки. Но тут надо будет Вам подумать, что проще и удобнее в Вашем случае - удалять ненужные или добавлять нужные строки.
• Табличка будет смотреться достаточно компактно в карточке задачи и с ней можно будет работать с экрана (если у мастера есть такая возможность на рабочем месте). Но если это неудобно, то ее можно и распечатать - а после реализации настраиваемых печатных форм задачи сделать это можно будет в более удобном виде.
• Мастер вносит в задачу остальную информацию (изготовленную продукцию, расход материалов и т.п.) отдельными аналитиками, тут тоже табличный ввод будет на руку. Информация вносится по ходу выполнения заявки (в течение или по завершению рабочего дня), поэтому будет доступна достаточно оперативно.
• Состояние по заявке можно будет просматривать отчетом, который соберет данные из разных аналитик (Заявка, Выполнение, расход материалов, Брак) и сгруппирует их по строке из справочника изделий. Если запускать этот отчет из вкладки "Отчеты" в карточке задачи, то он будет выполняться конкретно по этой задаче и в результате будет хорошо видно, какие позиции выполнены, что там с затратами материалов, браком и т.п.

Вот так, если коротко. Если возникают вопросы по этому поводу - спрашивайте.

Дмитрий, благодарю Вас за ответ!
После дальнейших изобретательств я также пришел к тому, что аналитика - удобнее и требует доработки внешнего вида. 

Теперь остается логический вопрос:
 - когда ждать доработка Аналитики?
 - когда ждать Печатных форм?
 - когда ждать доработки по Справочникам?

(хотя бы примерно, по временам года :)) ). Спасибо. 

Распределение задач по релизам 2015 года пока в процессе, так что пока могу сказать, что по печатным формам вроде бы практически договорились на следующий после ближайшего релиз, т.е. к концу весны-началу лета. По остальным вопросам пока сказать нечего.

Ну и вообще я, пожалуй, не ошибусь, если скажу, что все озвученные мной ранее на форуме сроки всегда сдвигались, так что ценность у такого прогноза минимальна :)