Форум сервиса Планфикс

Уровень доступа

Для работы в проектах я привлекаю фрилансеров. Бухгалтер на аутсорсинге. Аудиторы на аутсорсинге.
Есть несколько компаний, которые не пресекаются друг с другом. О направлениях уже говорилось.
Необходимо, чтобы фрилансер, не видел структуры компании, и уж тем более контакты бухгалтерии.
И бухгалтер ничего не знал о существовании аудиторов. И сотрудники сотрудники одного направления, ничего не знали о существовании другого.
Но я как собственник и руководитель, их всех видел.
Как настроить, чтобы так было?
Если всех включать в списки сотрудников компании, то любой фрилансер, может мне подправить базу моих контрагентов. И сотрудники других отделов тоже, могут редактировать и базу, и свойства других сотрудников.
А если включать фрилансера в базу контрагентов, то невозможно ставить ему задачи, т.к. в выпадающем меню видны только сотрудники раздела "компания".
Предложение:
Вариант 1
Сделайте возможность постановки задач контрагентам. Я прочитал, что якобы их можно делать аудиторами, но у меня их в выпадающем списке аудиторов, контрагентов нет. Только отделы из раздела "компания". Хотя контрагенты внесены в систему. Естественно, ограничить видимость до структуры компании для контрагентов. Или сделать её настраиваемой, кто-то видит, а кто-то нет.
Тогда возможно делать фрилансеров и бухгалтеров контрагентами, и они друг другу будут не видны. А с направлениями, как нибудь разберемся.
Вариант 2 - более разумный.
Или сделать гибкие настройки видимости отделов друг друга. Просто в свойствах каждого отдела, указать, какие отделы видны сотрудникам текущего отдела.
Это позволит внести всех фрилансеров в отдельный отдел, ограничив им видимость структуры компании. Да и сотрудникам не обязательно знать, у кого я заказываю некоторые проекты. А бухгалтерию и аудиторов, вообще сделать невидимыми для сотрудников компании.

Спасибо за подробное описание проблемы. Из него я их вычитал даже две:
- фрилансеры видят сотрудников других отделов (ну или сотрудники отделов видят аудиторов или других аутсорсеров, которых бы не хотелось)
- фрилансеры могут чего-то начудить с базой контрагентов (не говоря уже о том, что просто ее стащить)
Первая проблема легко решается настройками в карточке сотрудника, вот скриншот: http://clip2net.com/s/15SA2
Вы можете сделать так, чтобы он видел только членов своей группы, а об остальных сотрудниках компании даже не подозревал. Добавьте к нему в группу ответственного менеджера со своей стороны, пусть с ним общается.
Также Вы можете сделать так, чтобы его видели только члены его группы. Это поможет "спрятать", например, аудитора от остальных сотрудников.
Что касается второй проблемы (база контрагентов, которая доступна аутсорсерам), то ее мы решаем прямо сейчас - в ближайшем релизе, который выйдет в августе, будет значительно переработана работа с базой контрагентов, в том числе появится настраиваемый доступ. Вы сможете настроить доступ к различным группам контрагентов различным группам своих сотрудников, причем вплоть до доступа к конкретному реквизиту: например, программисты будут видеть список контрагентов, но не увидят их контактных телефонов, и так далее.
И еще по одной затронутой теме, насчет постановки задач контрагентам (Ваш Вариант 1). Хоть это и не лучший вариант решения проблемы, но просто хочу сказать что такая возможность есть - добавьте к контрагенту контакт конкретного человека, его представителя, и появится возможность ставить задачу этому контакту.
P.S. Я все чаще задумываюсь о каких-то дополнительных средствах донесения информации о функционале ПланФикса. Смотрите, Вы сознательно искали решение своей проблемы, видно что много где копались, но нужный функционал не нашли, хотя он есть. Значит, он спрятан как-то слишком глубоко. Если у Вас по горячим следам появятся идеи на тему "как должен был выглядеть интерфейс/справка/подсказки и т.п., чтоб я сам нашел этот функционал" - поделитесь, пожалуйста, буду очень благодарен.

Спасибо за подсказку. Очень в тему.
Я правильно понимаю, что если сотрудник не в группе, но ему поставить в свойствах что его видят члены групп, то его никто не видит, кроме меня?
Осталось сделать такие же признаки и у самих групп. Чтобы они тоже могли быть невидимы.

О том, что есть функционал настройки видимости сотрудников, догадаться невозможно, т.к. кнопки настройки видимости появляются после "изменить данные сотрудника". Если бы уровень доступа был виден в карточке сразу, я бы догадался о его наличии.
Вообще очень удобно, когда есть несколько настраиваемых ролей в системе, и если есть возможность задавать роль "применить роль, как у..."
Например Роль менеджера, может подразумевать видимость только группы, роль руководителя, видимость всей компании, а роль фрилансера, только себя и своего руководителя. К этим же ролям привязать права на редактирование карточек и задач.

По поводу интерфейса.
Идеальный вариант, я вошел в карточку сотрудника, и безо всяких переходов вижу и все данные его, и уровни доступа, и все проекты в которых он участвует, и задачи над которыми работает... И могу редактировать все эти параметры одним кликом.
Тоже самое с проектами: Чтобы увидеть в какую группу входит проект, нужно войти в эти группы и обсмотреть все группы, пок не наткнешся на нужный. А ведь можно сразу вывести признаг группы в самой карточке проекта.
И с задачами также. Я вхожу в задачу, и начинается путешествие по ссылкам её параметров. И увеличивается время на переходы.
А если еще интернет притормозил...то вообще весело.
Охватить все сразу, в одном окне - вот это признак удобной системы. Чем меньше кликов нужно сделать, для действия, тем быстрее работа.
Это касается всех типов: Группы, проекты, Контакты, Контрагенты, задачи...
Мне видится, что ссылки на признаки по в каждой карточке, только усложняют работу в системе.

По поводу организации справки.
Первое, что бросается в глаза - отсутствие кнопки "справка" в главном окне.
Ладно я, уже разбираюсь где её искать. А новый сотрудник, который сразу работает в моем Аккаунт, еще должен догадаться, что сначала нужно войти на ваш основной сайт, и там найти ссылку "обзор системы" (а не привычное слово "справка").
Представьте, вы берете инструкцию к телевизору, а там раздел "действия при поломках", вынесен в отдельную брошюру, и еще и назван как "разное". Как быстро вы догадаетесь, где искать информацию?
В самой справке, нет пункта"Доступ в систему", в которой бы были гиперссылки на настройки видимости контактов, контрагентов, групп...

По функционалу.
В среднем и малом бизнесе используют несколько систем:
Система управления задачами и проектами
Система управления взаимоотношениями с клиентнами (CRM)
Система управленческого учета
Система бухгалтерского учета
Система эл.документооборота и хранения общих файлов...и т.д.
Как я понял, вы сами используете ПланФикс, в качестве СРМ, когда фиксируете в нем задачи и действия с клиентм до сделки и после сделки.
Также вы используете его для управленческого учета (отслеживание дебиторки -оплатили или нет...)
Конечно, можно прикручивать различные компоненты из других систем, но тогда главную задачу ПланФикса "Управление задачами и проектами", придется будет занишевать "Управление задачами и проектами в ... компании". И ПланФикс, перестанет быть универсальным инструментом.
Это нормально, когда работаешь на нишу. Но если Вы намерены делать универсальный продукт, вам бесполезно конкурировать с другими сервисами.
Пример - "Мегаплан". Неплохаая СУЗ, очень отстойная CRM (есть куда круче и дешевле), недотягивающий блок документооборота (по сравнению с беспланым GoogleDoc), Неудобная система обмена сообщениями (в сравнении с GoogleTalk и ICQ), Не гибкий форум (на группах Google, все удобнее) привело к перегруженному интерфейсу, лишним продуктам и недовольствам клиентов (одному это не нравитться, другому то...)
Лучший путь, как я вижу - интеграция пользователей с другими системами на уровне аккаунтов, и интеграция справочников между различными системами.
Пример. Я всем фрилансерам и сотрудникам, ставлю условие: "У тебя должен быть аккаунт на GooGle". Это дает сразу возможность подключить его к документам, группам, мгновенным сообщениям.
И если бы регистрация в вашей системе, была через Гугловский аккаунт, то это бы позволило входить под одним паролев несколько систем, и решался вопрос инстеграции отдельных функций (документооборот, контакты....). Вы равиваете СУЗ, а Google развивает совместную работу с документами. Вместе, получается очень конкурентный продукт. И если такое попрет, то годика через два, ждите инвестиций от google в развитие вашей компании. :)
Система "Все функции в одном окне, одной системы" - утопия. Всегда, по прошествии времени, какая то из функций большой системы буде отставать в удобстве от "Нишевого" продукта, компании, которая только этим и занимаетсяся.
Предложение:
Не вестись за пожеланими, типа: "А сделайте, чтобы я видел в карточке клиента и расходы, и дебиорку, и проекты...". А обеспечте интеграцию ПланФикса, с другими, перспективными системами. Иразивайте основной продукт "Управление проектами и задачами"
Как вариант:
1) Документооборот обеспечить на основе GoogleDoc. Я, прикрепляя документ, не вношу его в вашу систему, а вношу на сервис Google, через вашь интерфейс, тогда в карточке будет вина только ссылка на документ Google. А открыватья он будет автоматом в GoogleDoc.
2) Комментарии, интегрировать с GooglTalk
3) Упрвленческий учет, работу с клиентами, интегрировать, с кайой нибудь saas системой, или создать эту систему отдельно.
Это позволит, вам развивать новый продукт, не усложняя основной. Т.е. Если хочешь использовать задачи в привязке к карточкам, подключай модуль СРМ. Если хочешь вести учет расходов, подключай модуль "Касса". и т.д. Или подключай стороннне сервисы, с кооторыми есть интеграция.
Пример: По такому развитию, пошли ваши конкуренты http://qtrack.ru Там СРМ отделно развивается (пока совсем слабенькая).
Примером хорошей SaaS CRM для малого бизнеса, можно считать http://mawisoft.com Но система управления поручениями, у них как раз не удобная.
Считаю, что перспективно делать интеграцию, на основе аккаунта Google. Возможности по раскрутке продукта, станут в разы быстрее. И известность получите мировую.

Да, Вы понимаете совершенно правильно.
Про невидимость групп подумаем.

Мы тоже пришли к пониманию, что надо отображать все доступные настройки в карточке в режиме просмотра, неправильно прятать их в редактирование. Сейчас постепенно перерабатываем это дело.
Что касается ролей, то тут немного сложнее. В ПланФиксе уже есть 2 системы распределения доступа:
- на уровне проектов и задач (аудиторы задачи/проекта, менеджеры проекта)
- на уровне иерархии структуры компании (руководители отделов, руководители руководителей и т.п.)
Вписать в это дело еще и роли будет сложно. Ладно нам, мы как-нибудь справимся - а вот для пользователей разобраться ху из ху и где реально настроить доступ будет тяжело.

Не получаетс ярахзмещать всю информацию на одной страничке - слишком ее много, и нельзя сказать что много лишней - вся нужна. Если вытащить ее на одну страницу, получится такой интерфейс, что глаза разбегутся, а рука сразу потянется к крестику - работать с такой системой станет невозможно.
Текущий интерфейс далек от идеала, мы его постепенно вылизываем, делаем чуточку удобнее от релиза к релизу. Где-то однозначно стоит добавить один реквизит, и работа станет намного удобнее (как в Вашем примере с группой проекта) - такие вещи мы ловим и ставим на карандаш, особенно когда нам о них сообщают.
Но сделать суперпросто, с минимальным количеством вкладок у нас уже не получится - для этого система должна обладать минимальными возможностями. Про ПланФикс этого сказать уже нельзя.

Да, отсутствие кнопки "справка" это в корне неправильно - мы тоже это заметили и скоро она появится.
Взял на заметку пункт "Доступ в систему", напишу.

Идеологию ПланФикса я попытался описать в этом посте нашего блога: http://planfix.livejournal.com/1931.html
Во многом изложенная Вами позиция совпадает с нашей. Мы не хотим строить систему "всего по чуть-чуть", мы двумя руками за интеграцию и уже кое-что сделали в этом плане (а сделаем еще больше). Добавлять файлы из GDocs и получать комментарии на GTalk, кстати, можно уже сейчас.
Мы были бы рады углубить интеграцию с различными сервисами, и будем работать в этом направлении. К сожалению, SaaS-индустрия еще очень молода и возможности по интеграции между сервисами минимальны, либо отсутствуют. Текущее ее состояние очень напоминает персональные компьютеры до распространения интернета - вроде у тебя много чего есть, но поделиться этим с другими или получить что-то от них крайне сложно, неудобно, дорого.
Со временем ситуация будет постепенно улучшаться и мы не отстанем от поезда :)