Управление доступом к документам на уровне папок

[Халфин Тимур Маликович]

Можно ли сделать возможность управление доступом к документам на уровне папок?

Например: нам надо подготовить комплект документов для отправки на аудит
каждый сотрудник складывает в папку файлы из своих задач

при этом он должен назначить нужный доступ для каждого файла - очень неудобно, люди иногда забывают. И не согласуется с их предыдущим опытом обмена файлами через сервер.

При отправке, сотрудник, ответственный за пересылку, может даже не знать, что он не видит какого-то документа, что чревато последствиями

[Dmitry Goncharenko]

Тут сложность в том, чтобы совместить в одном месте (папке) два доступа - доступ по файлам из задач и доступ к файлам, загруженным напрямую. Выборки получаются зубодробительными. У нас в планах более четко разделить эти 2 типа доступа и сделать папки в "Документах проекта", в которые файлы можно загружать напрямую, и отдельно раздел "Документы задач проекта", где будут документы из задач, доступ к которым определяется доступом в задачах. После этого в разделе "Документы проекта" можно будет сделать в том числе и доступ на уровне папки.

А пока вопрос: если в вашей ситуации сотрудники собирают документы из своих задач, то почему это не делается в рамках отдельной задачи? Ситуация, которую вы описали, выглядит как задача:
- у нее есть цель "Подготовить комплект документов для отправки на аудит"
- есть исполнители - сотрудники, которые должны подготовить этот комплект
- наверняка есть сроки, этапы-статусы и т.п.

Если сделать это задачей, то автоматически получится и папка документов по этой задаче.

[Халфин Тимур Маликович]

А пока вопрос: если в вашей ситуации сотрудники собирают документы из своих задач, то почему это не делается в рамках отдельной задачи? Ситуация, которую вы описали, выглядит как задача:

Вы правы - для подготовки и сбора документов есть задача, просто сотрудники видят раздел "Документы" и хотят его использовать так, как они привыкли,
а они привыкли к папкам на сервере, вот и пытаются организовать что-то подобное.
Думаю, потому, что в дальнейшем им удобно ориентироваться по результатам работы, а папки - это удобно.

Я сам ранее никогда разделом Документы не пользовался, но вы же зачем-то его сделали...

[Халфин Тимур Маликович]

описание кейса:

есть задачи, связанные с разовыми работами/проектами или сложными процессами, обычно не относящиеся к деятельности организации
примеры:
- приобретение производственного оборудования - есть связанные с этим проект, задача, исполнители и т.д. Стандартный шаблон, стандартный процесс. Никакой автоматизации - просто надо контролировать время.
- заключение рамочных договоров на поставку - то же самое, договоров единицы, переписка в задачах проекта, участников много - экономисты, юристы, технические специалисты. Автоматизация не имеет смысла.

Результаты работы - документы: договоры, доп.соглашения, банковские гарантии, письма и т.п. Которые должны быть доступны разным сотрудникам после окончания задач по договору. А переписка по составлению или промежуточные версии - не должны быть доступны.

Можно оформлять это в виде задач "результат" или "документ" - но это неудобно посторонним сотрудникам для навигации, не интуитивно понятно, какие документы вообще есть.
Например:
есть поставка оборудования в рамках для модернизации производства - проект, задачи, исполнители. Идет переписка, куча промежуточных версий, в итоге составляются договора, счета, доп.соглашения, гарантийные обязательства и все такое.
Через год юристу или экономисту надо ответить на входящее письмо в рамках поставки: они создают задачу по входящему письму, все ОК.
Где им брать документы?
Они вообще могли не участвовать в предыдущих работах. Давать им доступ к переписке не всегда целесообразно.
Более того, о существовании каких-то документов вообще можно забыть через год.
Сейчас я оформляю это в виде отдельной задачи, где описывается оборудование - но там обычно много связанной переписки, довольно трудно искать.

Надо добавить, что такие разовые разнородные проекты/задачи нецелесообразно автоматизировать - ремонт помещений, согласование подключений, рамочные договоры о поставках, договоры об обслуживании, претензии и т.п.
Т.е. они решаются в задачах, результаты кладутся в задачи разного типа в разных проектах, но результаты должны быть видны широкому кругу людей. Которые могут не знать, что и где искать.

Я оформлял это в виде справочника "Документы" - тоже плохо.
Потому что документы в справочниках не связаны с документами в задачах - при изменении версии, их не будет видно.
Поиск документов в справочниках тоже нетривиальная задача. "Документы из справочников" - вообще нечитабельная таблица.

Папки документов - это всем удобно и привычно, просто желательно их немного улучшить

[Халфин Тимур Маликович]

Еще один довод:
документы в разделе "Документы" сохраняют историю версий. При этом у сотрудника не обязательно должен быть доступ к задаче, в которой изменен документ.

Это очень круто сделано: в папке всегда находятся самые актуальные версии документов.

Например: поставили штамп на договор, сделали скан, закрыли задачу - все, исполнитель не думает, кого оповестить об этом, куда выложить результат. Новая версия уже в общей папке.