Задачи на сегодня

[Rodion Bocharov]

Сотрудники ставят друг другу задачи.
Интуитивно и естественно установить дату начала равную дате постановки, дату завершения тогда, когда ожидается получить финальный результат по задаче.
Тут всё понятно.

Но мой тайм-менеджмент предполагает видеть те задачи, которыми я планирую заниматься именно сегодня.
Поясню, мне поставили задачу с длительностью месяц, я ее принял, понял и решил, что займусь ею через три дня.
Как мне "отложить" задачу на нужный день? Притом, чтобы другие пользователи при этом не получали уведомлений.

Первый топорный способ, который я вижу — внедрить кастомное поле "Дата работы над задачей", менять его и по нему фильтровать в планировщике "сегодняшние" задачи.

[Кирилл Киреев]

Родион, здравствуйте!
По моему опыту логично именно дату начала (работы над задачей) использовать как фильтр.
В своих планировщиках со списками задач я выбираю на сегодня все задачи дата начала которых меньше завтра или отсутсвует.

Дата постановки задачи итак записана в системе, нет смысл ее дублировать в дате начала.

[Rodion Bocharov]

Кирилл, добрый день! Спасибо за ответ!

Да, эту идею я тоже прорабатывал. Но есть опасение, что пользователи плохо это примут.
У вас это работает на большом количестве пользователей?

И еще недостатки такого метода, как мне кажется:
- Проблемы с графиком Ганта за прошлые периоды.
- Уведомление постановщика и аудиторов о смене даты начала. Хотя мой личный процесс работы над задачей их не должен волновать. К сожалению, в ПФ нельзя разделить уведомления о изменениях даты с уведомлениями о изменениях описания, как я понял.

[Федоров Илья]

Сотрудники ставят друг другу задачи.
Интуитивно и естественно установить дату начала равную дате постановки, дату завершения тогда, когда ожидается получить финальный результат по задаче.
Тут всё понятно.

Но мой тайм-менеджмент предполагает видеть те задачи, которыми я планирую заниматься именно сегодня.
Поясню, мне поставили задачу с длительностью месяц, я ее принял, понял и решил, что займусь ею через три дня.
Как мне "отложить" задачу на нужный день? Притом, чтобы другие пользователи при этом не получали уведомлений.

Первый топорный способ, который я вижу — внедрить кастомное поле "Дата работы над задачей", менять его и по нему фильтровать в планировщике "сегодняшние" задачи.

Родион, посмотрели возможности работы с аналитикой Планируемое время?
Мне кажется должно подойти под вашу ситуацию.

[Rodion Bocharov]

Да, спасибо, похоже на то.
Чем аналитика лучше чем отдельный параметр "Дата работы над задачей"?

[Rodion Bocharov]

Встроил через шаблон в задачу аналитику, но исполнитель не может ее редактировать.
Предлагать пользователям добавлять аналитику самостоятельно ненадежная схема.

[Dmitry Goncharenko]

А не рассматривали вариант с визуальным планированием? На примере стандартного планировщика "Ежедневник" это может выглядеть так (гифка).
То есть:
- есть список задач с дедлайнами
- есть календарь загрузки по дням
- перетаскиваем задачу из списка на почасовой календарь и планируем когда мы будем над ней работать

Это дает точную картину загрузки сотрудника и позволяет выстраивать план работы над задачей в несколько подходов, если это понадобится.

[Dmitry Goncharenko]

Поясню на всякий случай:
- Каждый такой вытащенный на календарь блок фактически представляет собой запись аналитики "Планируемое время работы", автоматически добавляемый к задаче, которая вытаскивается. Это избавляет сотрудников от необходимости вносить данные по планам в аналитику вручную.
- Для примера я взял стандартный Ежедневник, но можно сделать свой, с удобным расположением и разбиением списка задач и нужной детализацией почасовой сетки.

[Rodion Bocharov]

Дмитрий, добрый день! Спасибо за подсказку.

Внимательно протестировали. Нашли некоторые неудобства:
- Неудобно переносить дату и время работы над задачей на следующую неделю или тем более месяц, пользуясь календарем. Остается заходить в задачу, открывать аналитики и менять там.
- Не получается отфильтровать те задачи, у которых назначенные даты в аналитике уже в прошлом. Это нужно для того, чтобы "не потерять" эти задачи и назначить им время работы на сегодня или будущие дни.
- Аналитики добавляются в комментарии, о чем уведомляются пользователи, что как бы лишнее (конечно если включены уведомления из группы "Любой новый комментарий в задаче, где....).

Получается это больше инструмент для работы внутри дня, но не для долгосрочного планирования. Или, возможно, мы не до конца поняли возможности.

[Rodion Bocharov]

С другой стороны можно внедрить в задачу поле дата, фильтровать по нему и видеть те задачи которые я хочу делать сегодня.

У этого способа есть одна большая проблема — при изменении этого поля будет уведомляться постановщик, что не нужно, так как это дата только для меня.
Если отключить уведомления о изменении данных задачи, то постановщик не получит уведомления о изменении описания или о смене дат задачи.

[Федоров Илья]

Если отключить уведомления о изменении данных задачи, то постановщик не получит уведомления о изменении описания или о смене дат задачи.

Уведомление настраивается для каждого пользователя отдельно и вы не можете отключить это на уровне задачи для Постановщика (ну если конечно не зайдете в задачу под его учеткой), можете отключить только для себя.
Так что если у Постановщика стоит уведомление по событию Изменена задача где я Постановщик он его будет получать, вне зависимости отключили вы такое событие для себя или нет.

[Rodion Bocharov]

Я говорю про централизованную настройку уведомлений для всех пользователей.

[Dmitry Goncharenko]

- Аналитики добавляются в комментарии, о чем уведомляются пользователи, что как бы лишнее (конечно если включены уведомления из группы "Любой новый комментарий в задаче, где....).

С такими уведомлениями вообще нужно обращаться очень осторожно - есть соблазн их включить, "чтобы ничего не упустить", но фактически при более-менее активной работе в аккаунте они больше мешают, чем помогают. Поэтому мы всегда советуем использовать настройки, близкие к стандартным, когда человек уведомляется только о тех комментариях, в которых он выбран в качестве уведомляемого. Это общий совет, не только применительно к данной ситуации.

[Dmitry Goncharenko]

С другой стороны можно внедрить в задачу поле дата, фильтровать по нему и видеть те задачи которые я хочу делать сегодня.

У этого способа есть одна большая проблема — при изменении этого поля будет уведомляться постановщик, что не нужно, так как это дата только для меня.
Если отключить уведомления о изменении данных задачи, то постановщик не получит уведомления о изменении описания или о смене дат задачи.

Тут во-первых нужно проверить, нет ли у постановщика избыточных настроек уведомлений (как я описал в предыдущем пункте), а во-вторых можно поэкспериментировать с правами доступа к добавленному полю. Например, убрать видимость или права на редактирования у постановщиков и дать их только конкретным сотрудникам, которые планируют с их помощью свою работу:

[Rodion Bocharov]

С такими уведомлениями вообще нужно обращаться очень осторожно

Дмитрий да, для меня наиважнейшая задача, это минимизировать количество уведомлений, сохранив контроль пользователей над происходящим. Поэтому и борюсь над способом реализации данной задачи не размножая уведомлений.

и дать их только конкретным сотрудникам, которые планируют с их помощью свою работу:

Так речь про всех сотрудников. Я хочу чтобы все они имели данный инструмент. Чтобы видели именно то, что собираются делать не сегодня, а не все задачи, которые своим промежутком дат попадают на сегодня.

А как вообще обычно работают люди в Планфиксе? У меня например несколько сотен задач, многие из них вялотекущие. Как удобней всего, не порождая новых уведомлений мне регулировать что я собираюсь делать сегодня, а что завтра и т.д.?

[Dmitry Goncharenko]

Дмитрий да, для меня наиважнейшая задача, это минимизировать количество уведомлений, сохранив контроль пользователей над происходящим. Поэтому и борюсь над способом реализации данной задачи не размножая уведомлений.

Тогда первое что стоит сделать - отключить всем уведомления из серии "любой комментарий..." - это сразу снизит их количество.

А как вообще обычно работают люди в Планфиксе? У меня например несколько сотен задач, многие из них вялотекущие. Как удобней всего, не порождая новых уведомлений мне регулировать что я собираюсь делать сегодня, а что завтра и т.д.?

Работают по-разному, обычно каждый выбирает для себя свой подход. Но в основном они крутятся либо в добавлении аналитики, как я показал выше, либо в использовании напоминаний. Это совсем другой подход, он заключается в том, что сотрудник добавляет через "колокольчик" напоминание к задаче на тот день/время, когда планирует ей заняться. Когда наступает этот момент, напоминание всплывает в Хронике и сотрудник либо занимается задачей, либо добавляет новое напоминание на тот день/время, когда он планирует ей заняться по уточненным данным.

При желании эти напоминания также можно увидеть в календаре напоминаний.

[Rodion Bocharov]

Вы мне подкинули еще один способ. Пошел испытывать)

[Rodion Bocharov]

Предположу, что задачи нельзя отфильтровать по дате уведомлений в планировщике?

[Dmitry Goncharenko]

Предположу, что задачи нельзя отфильтровать по дате уведомлений в планировщике?

Верно, нельзя.

[Rodion Bocharov]

А можно ли сделать фильтр, которым я отсортирую задачи у которых нет аналитик на будущие даты, но при этом есть на прошлые?

[Dmitry Goncharenko]

А можно ли сделать фильтр, которым я отсортирую задачи у которых нет аналитик на будущие даты, но при этом есть на прошлые?

Пожалуй, не получится. По крайней мере, мне не приходит в голову как можно выкрутить условия, чтобы такое получить.

[Федоров Илья]

А как вообще обычно работают люди в Планфиксе? У меня например несколько сотен задач, многие из них вялотекущие. Как удобней всего, не порождая новых уведомлений мне регулировать что я собираюсь делать сегодня, а что завтра и т.д.?

Как вариант вернутся к вопросу указания даты когда делать. Тогда действительно делаете поле и несколько фильтров планировщика
Сделать сегодня Эта дата = Сегодня, Сделать завтра, Эта дата = Завтра, Сделать в течение недели Эта дата > Следующие 2 дня < Следующие 7 дней.
Ну или делаете фильтр планировщика типа таблица где столбцы отображаете по полю Эта дата.

[Федоров Илья]

Я говорю про централизованную настройку уведомлений для всех пользователей.

Родион, еще раз повторю такой централизованной настройки уведомлений - нет. У каждого они индивидуальные.
Или я как "практикующий партнер" что-то пропустил? Может ткнете носов в картинку?

[Rodion Bocharov]

Я же могу выделить всех пользователей и всем проставить одну схему уведомлений, ту которую считаю подходящей для нас.
То есть я в этом топике не говорю про свое личное рабочее пространство, а говорю про общие настройки, которые внедрю как администратор. То что пользователи сами себе потом наменяют уже не в моих силах.

[Федоров Илья]

А можно ли сделать фильтр, которым я отсортирую задачи у которых нет аналитик на будущие даты, но при этом есть на прошлые?

Пожалуй, не получится. По крайней мере, мне не приходит в голову как можно выкрутить условия, чтобы такое получить.

Можно так сделать.
1. В аналитике делаем:
1.1. Вычисляемое поле типа число в котором всегда 1 (это чтобы считать количество строк), включаем итог по аналитике.
1.2. Вычисляемое поле типа число в которое вычисляем 1-ку если дата из другого пола < сегодня, включаем итог по этой аналитике.
2. В задаче делаем поле
2.1 Типа итог аналитик по полю из . п. 1.1.
2.2 Типа итог аналитик по полю из . п. 1.2.
3. В задаче делаем поле "Дата обновления аналитики", заполняем её первый раз сценарием текущей датой + 1 день при первом добавлении аналитики (отслеживаем событие добавлена аналитика, с условием не содержит аналитику).
4. Делаем сценарии
4.1. Срабатывает в дату Дата обновления аналитики. Этот сценарий вызывает пересчет аналитики. В результате пересчета по некоторым вычисляемым полям из п. 1.1. Может появится 1-ка.
Также увеличиваем поле Дата обновления аналитики на 1 день, чтобы завтра снова отработал сценарий 4.1.
4.2. Срабатывает на изменение поля 2.2. и выполняется при условии что поле 2.2. = полю 2.1. и поле 2.1 > 0. Это означает что после пересчета аналитики у нас количество строк у которых дата < сегодня стало равно общему количеству строк, то есть нет аналитики для которой дата = или > сегодня.
4.3. Сценарий который обнуляет Дата обновления аналитики после Выполнения/Завершения/Отмены задачи, чтобы не пересчитывать аналитику по задачам где это уже не актуально.