Файлы в задачах внешним контактам.

[Денис В.]

Коллеги, приветствую!

Сразу оговорюсь, что речь пойдет о внешних контактах не подключенных к ПФ.

Суть такая: приходит на e-mail письмо от внешнего контакта, которое, соответственно, пересылается в ПФ и становится задачей.
В этой задаче есть вложенный файл(ы)("111.xls", например). Сотрудник задачу принимает, и ему необходимо переслать эту задачу вместе с файлом(-ами) ("111.xls") внешнему контакту. Это пол беды: создаем комментарий ("Какой-то там комментарий для задачи"), добавляем внешнего контакта Исполнителем, и при отправке коммента на вопрос "Добавить текст письма..." соглашаемся; и файл, и текст ("Текст изначального письма предназначен бла-бла") задачи ушли. Но как быть, если к этим файлам необходимо еще добавить файл(ы), чтобы он(и) тоже ушел(-ли) внешнему контакту?
Мы попробовали... Добавили файл в коммент ("222.doc"). Пришло 2 письма контакту: первое с файлом "111.xls" (это то что пришло в задачу изначально), с текстом изначального письма ("Текст изначального письма предназначен бла-бла") и с комментарием"Какой-то там комментарий для задачи"! А второе письмо уже с файлом "222.doc" и с комментарием "Какой-то там комментарий для задачи".
Вопрос: как правильнее в таком случае работать с файлами, чтобы все уходили в одном письме?
Т.е. когда просто из почты, то тут логика понятна: Получил письмо, нажал "Переадресовать" (вместе с файлами), добавил файл еще, добавил свой текст письма, нажал отправить - БИНГО!
А в ПФ?
Заранее благодарен за ответ!

[Илья Федоров]

А зачем вы его делаете исполнителем? Почему просто не ведете с ним переписку через комментарий как с Постановщиком или Участником?
Вы вообще можете отключить уведомление внешнему контакту как исполнителю и не использовать его
http://joxi.ru/Vrw6Yvwi8yeLEA

Или можно добавить свой шаблон уведомления и подключить его в этот пункт.
В самом шаблоне настроить вывод данных из действия (текста, прикрепленных файлов)
http://joxi.ru/Drl1zXeF07ggGm

[Денис В.]

А зачем вы его делаете исполнителем? Почему просто не ведете с ним переписку через комментарий как с Постановщиком или Участником?

А разве Участник получает комментарии и файлы? Только из этих соображений. Ну или что-то настроено не так у нас. В общем приучены юзеры использовать при написании "письма" как Исполнителя ставить внешнего контакта. Наверно я ошибся когда им это объяснил.

Надо будет попробовать

В самом шаблоне настроить вывод данных из действия (текста, прикрепленных файлов)
http://joxi.ru/Drl1zXeF07ggGm

Хотя с ТП вроде уже пришли к выводу, что так как хотим мы не получится сделать. Порекомендовали использовать кнопку "Цитата+". При ее использовании вставляется и файл из задачи

[Илья Федоров]

А зачем вы его делаете исполнителем? Почему просто не ведете с ним переписку через комментарий как с Постановщиком или Участником?

А разве Участник получает комментарии и файлы? Только из этих соображений. Ну или что-то настроено не так у нас. В общем приучены юзеры использовать при написании "письма" как Исполнителя ставить внешнего контакта. Наверно я ошибся когда им это объяснил.

Если вы не меняли настройки шаблона "О новом комментарии, о котором внешний контакт уведомлен" то все должно уходить правильно тем внешним контактам которые уведомлены.
Это и есть в принципе основной шаблон по которому уходят все комментарии внешним контактам (сотрудникам и контактам с доступом все немного по другому).

Чтобы решить ваш вопрос необходимо:
1. Прикрепить в Участники или Исполнители или Аудиторы тех контакты которым нужно что-то отправлять.
2. В описании используете Цитировать+ у вас создастся новый комментарий с содержимым из описания и прикреплением файлов задачи (это файлы задачи), потом вы можете до нажатия Добавить (отправки) добавить дополнительные файлы (это уже файлы комментария /действия).
3. Отмечаете тех получателей которые должны получить именно этот конкретный комментарий. Если отмечены те кому комментарий не нужен с них снимайте получение.
Это и есть так называемые уведомляемые о комментарии.
4. Нажимаете добавить.
Всем внешним контактам которые были отмечены уйдет письмо по шаблону указанному в настройках пункта "О новом комментарии, о котором внешний контакт уведомлен"
Как правило этот шаблон выглядит вот так.
http://joxi.ru/EA43KBOIO4J002
Если вы обратите внимание там нет конструкции {{Задача.Описание}} в отличии от примеров которые я приводил ранее.
Конструкция {{Действие.Текст}} включит в тело письма тест комментария как он был задан со всеми оформлениями. Причем если вы в комментарий вставляли скриншоты прямо в текст (а это очень полезная опция) то картинка будет встроена в тело письма как есть.
За прикрепление к письму файлов которые были прикреплены к комментарию отвечает галочка "Добавлять прикрепленные файлы".

Удачи в освоении PlanFix.

P.S. Планфикс как и любую другую систему нужно правильно "внедрять". Почитать документацию, поэквпериментировать.
Я вам рекомендую подключиться в телеграмм группу ПланФикс-Энтузиасты. Там можно быстро получить ответ на вопрос или совет или предложение провести консультацию (как правило на платной основе). Ссылка на группу https://t.me/planfix_com


P.P,S.
Также я рекомендуюу почаще заходить в блог ПдланФикс там рассказывается о новых опциях и возможностях, а также партнеры и пользователи планфикс деляться свои опытом.
Вот например 04.06.2020 вышла моя статья: https://blog.planfix.ru/kak-poluchit-oc ... sa-taskas/

[Денис В.]

Илья, спасибо большое за подробное разъяснение. В Вашем комментарии нашел для себя новые возможности, еще раз спасибо!
Я подключен к Телеграмму "Энтузиасты в ПФ", и документацию читаю, прежде чем задать вопрос, и на нговости ПФ и блога подписан... но вот в этой ситуации у меня картинка не склеивалась. ТП и Вы мне прояснили ситуацию.
И что-то даже не знаю, почему меня черт дернул на форуме запостить, вместо "Телеги"...
На счет Вашего коммента про Участников: льказался от идеи указывать Участников, т.к. юзеры - они такие... им две кнопки надо, и чтобы без лишних движений.А Исполнителю, если не ошибаюсь, комментарий автоматом идет... Мы только учимся, не серчайте :)
Ну и еще раз огромное спасибо за столь развернутый ответ... Еще раз убеждаюсь, что сообщество ПФ - это очень доброжелательные люди! Ну просто бывают такие сообщетсва, в которых задаешь вопрос, а тебе в ответ: "Тебя в гугле забанили?". А тут все так душевно...

[Илья Федоров]

А Исполнителю, если не ошибаюсь, комментарий автоматом идет... Мы только учимся, не серчайте :)

Ему уходит не комментарий, у уведомление о подключении его к задаче в качестве Исполнителя, что не одно и тоже.
Важно чтобы вы это понимали. Использовать ли такой подход или альтернативный это ваше право.
Этим ПФ и хорош что можно разными способами решить задачу/проблему.