Одно сообщение - одна задача

[Алексей Гагарин]

У нас сотрудники часто сбрасывают отчёты в форме jpg или pdf в viber в специальный чат. Там другой сотрудник сидящий в офисе отлавливает эти файлы, сохраняет на диск в определённую папку.
А с началом внедрения planfix затаскивает файл в него и добавляет к уже нужной существующей задаче.

Сделал сегодня бота в телеграм. Почти отличное решение, но файлы от одного человека попадают в ту задачу, куда попал первый отправленный файл.

Да, в документации так и сказано:
Первый вариант: Предыдущая задача данного клиента удалена/завершена/неактивна - создаём новую задачу.
Второй вариант: Все сообщения клиента будут попадать в одну задачу, независимо от ее текущего статуса.

У нас же одна задача может быть не завершена, а сотрудник отправляет уже файл для другой задачи.
Можно ли сделать третий вариант: Любое сообщение - новая задача.

[Dmitry Goncharenko]

Перед тем, как обсуждать дополнения к функционалу, предлагаю попробовать решить проблему существующим. Для этого нужно лучше понять ситуацию.

Если я правильно понял, система работает так:
- Сотрудник А кидает файл в Телеграм
- Файл попадает в ПланФикс, где сотрудник Б должен его сохранить в другое место и завершить задачу.

Вопрос: а чем плохо то, что в задачу попадет второй файл, пока Сотрудник Б не сохранил первый?

Возможно, техпроцесс сложнее и есть какие-то нюансы - хотелось бы о них узнать, чтобы посоветовать правильное решение.

[Алексей Гагарин]

Процесс выглядит примерно так:

Обучение групп людей.
Задачу планируется создавать тогда, когда тренер скидывает через телеграм скан приказа о зачислении людей в группу №1.
Через несколько дней, когда обучение завершено, тренер скидывает скан протокола. Пусть даже этот файл сформирует новую задачу, её легко можно объединить с той, в которой есть номер приказа.
Буквально через несколько часов он может скинуть новый приказ о зачислении в группу №2.

Но работа в planfix с группой №1 ещё не закончена. Предстоит ещё дождаться оригинала протокола и прочих сопутствующих документов.
И в таком "подвисшем" состоянии ожидания документов в planfix может быть и 3, и 5 групп на одного тренера.

Без настройки "одно сообщение - одна задача" каждый переданный через телеграм документ по группе 2, 3, 4, 5 будет падать в группу №1.

Как обойти эту проблему сценариями пока придумать не смог.
Если подскажете способ - буду безмерно благодарен.

[Dmitry Goncharenko]

Пара вариантов пришла в голову:

1. Простой и дуболомный: если из Телеграма приходит файл, он выделяется в отдельную задачу, с которой потом ответственный сотрудник будет делать что нужно: https://pic.planfix.ru/pf/Kg/AY9aiC.jpg


2. Накрутить более сложную логику и пытаться по приходу файла с именем "Приказ" создавать задачу: https://pic.planfix.ru/pf/JH/K7SaRj.jpg
а когда прилетит файл с именем "Протокол", поместить его в задачу, где уже есть приказ:
https://pic.planfix.ru/pf/J2/aHis1e.jpg
https://pic.planfix.ru/pf/C5/bMjbZj.jpg

Работает при условии, что всегда есть только одна задача, ожидающая протокола.

Наверное, можно пробовать и более сложные связки.

[Алексей Гагарин]

1 - к сожалению этот вариант у меня повторить не получилось.
2 Файлы отправляются с телефона и отправляющие не переименовывают файлы в Приказ или Протокол. Честно говоря, у них в командировке и так обязанностей целая гора, поэтому требовать переименовывать сканы наверное уже излишне.
Для решения хватило бы даже пункта 1 с созданием отдельной задачи.

[Dmitry Goncharenko]

1 - к сожалению этот вариант у меня повторить не получилось.

А в чем вышел затык, что не работает? Сам сценарий срабатывает, но задачу не создает? Или задача создается без файла? В общем, нужно больше информации.

[Алексей Гагарин]

А в чем вышел затык, что не работает? Сам сценарий срабатывает, но задачу не создает? Или задача создается без файла? В общем, нужно больше информации.

Просто ничего не происходит. Изображения добавляются в существующую задачу.
В логе сценариев пусто.
В Телеграм-бота изображения отправлял и как фотографию, и как файл. Это тоже не влияет.
Сценарий делал точно так, как на приведённом примере пункта 1.

[Dmitry Goncharenko]

Изображения и должны добавляться в существующую задачу, но помимо этого должна создаваться отдельная задача с файлом.

Скорее всего, что-то недонастроено - как вариант, сценарий добавлен не в тот процесс, по которому "живет" задача, привязанная к чату. Если не получится самостоятельно разобраться, напишите, пожалуйста, в Службу поддержки - коллеги позадают вопросов и помогут найти работоспособный вариант.

[Алексей Гагарин]

Разобрался. (немного раньше вашей подсказки, но зато голову потренировал )
В каком процессе задачи находится шаблон прописанный в интеграции мессенджера, в том же процессе должен находиться и создаваемый автоматический сценарий.

Теперь всё работает.

Остался ещё один вопрос: Как удалять файлы, которые прикрепляются с каждым новым сообщением в самую первую задачу.
Получается пока самая первая задача не закрыта или не удалена все файлы добавляются и в неё.

Или уже в поддержку с этим вопросом, чтобы вас не отвлекать?

С этим тоже разобрался.
В сценарии: "А также... Удалить комментарий"

Всё отлично. Я доволен. Спасибо за подсказки.

[Dmitry Goncharenko]

Совершенно верно догадались :)
Отлично, рад что все получилось.