Настройка сценария email

[Игорь Бариленко]

Помогите, пожалуйста, разобраться как настроить обработку писем с почты меил ру. Сценарий такой:

Нам с сайта падает заявка, в которой указана почта клиента. В планфиксе создается задача, в которой постановщиком задачи будет клиент и его почта. Мы ему отвечает на эту заявку через планфикс (через подключенную почту). После чего он нам отвечает, получается, со своей почты на нашу почту. Но в планфикс это сообщение уже не придет, так как мы не можем понять как настроить переадресацию с почты таким образом, чтобы ответ этого человека приходил не как отдельная новая задача, а как комментарий к уже существующей задаче. Всю голову сломал, не могу понять как это сделать, помогите, пожалуйста!

[Алексей Варин]

Создаете виртуальный почтовый ящик (управление аккаунтом-работа с e-mail-Виртуальные почтовые адреса). В настройках почтового ящика mail.ru настройте переадресацию всех писем на этот ящик.

[Илья Федоров]

Еще один из вариантов при котором все ответы отправляемые из PlanFix идут от имени одного корпоративного адреса (например так делают для служб поддержки используя один адрес help@), но с подстановкой подписи конкретного специалиста. При этом все ответы могут поступать на виртуальный адрес этого сотрудника (того кто написал конкретный комментарий). В этом случае получатель будет видеть в сообщении что ему написали с адреса help@, но его ответ будет отправляться не на этот адрес help@, а на виртуальный адрес сотрудника который написал сообщение, например ivanov@<аккаунт планфикс>.planfix.ru.
Также вы можете для каждого сотрудника настроить отправку от имени его корпоративного адреса и опять же тут два варианта:
- все сообщения поступающие на корпоративный адрес направлять на виртуальный адрес сотрудника в планфикс (настроить переадресацию как подсказал Алексей Варин)
- использовать вариант предложенный мной когда ответ сразу идет на виртуальный адрес сотрудника.

Заходите в канал телеграмм там подскажут как лучше настроить https://t.me/planfix_com

[Виталий Михайлов]

Добрый день !

"но его ответ будет отправляться не на этот адрес help@, а на виртуальный адрес сотрудника который написал сообщение, " - как то можно настроить что бы работало наоборот, т.е. ответ пользователя уходил на адрес help@ ?

[Федоров Илья]

Добрый день !

"но его ответ будет отправляться не на этот адрес help@, а на виртуальный адрес сотрудника который написал сообщение, " - как то можно настроить что бы работало наоборот, т.е. ответ пользователя уходил на адрес help@ ?

Виталий не понял ваш вопрос.
Какой ответ, какого пользователя?

Давайте по шагам, разберем.
1. Некто заполнил форму и указал email
2. Данные с формы попали в планфикс (переадресовали на виртуальный адрес в Планфикс или на корпоративный с которого опять же на виртуальный в ПланФикс)
3. Разобрали данные из письма, создали контакт с почтой, заполнили задачу как нам надо, указали созданный контакт в Постановщики или участники или Исполнители и т.п.
4. Из задачи Планфикс что-то через комментарий написали этому контакту от имени какого-то "адреса" (сотрудника, или бота для которого прописан внешний адрес или используется его виртуальный адрес, о вариантах писал выше).
Если это не виртуальный адрес ПланФикс, а внешний адрес то на нем должна быть настроена переадресация писем на виртуальный адрес ПланФикс. Это базовые вопросы работы с почтой.
5. Контакт пишет письмо в ответ на письмо (комментарий) из задачи.

Дальше работает уже автоматика планфикс. Если на внешний адрес поступает письмо контакта как ответ на наш комментарий (письмо) из ПланФикс, при пересылки письма на виртуальный адрес то система понимает на какой комментарий это письмо и помещает письмо в соответствующую задачу.

Заходите в канал телеграмм там подскажут как лучше настроить https://t.me/planfix_com

[Виталий Михайлов]

Добрый день !

"но его ответ будет отправляться не на этот адрес help@, а на виртуальный адрес сотрудника который написал сообщение, " - как то можно настроить что бы работало наоборот, т.е. ответ пользователя уходил на адрес help@ ?

Виталий не понял ваш вопрос.
Какой ответ, какого пользователя?

Давайте по шагам, разберем.
1. Некто заполнил форму и указал email
2. Данные с формы попали в планфикс (переадресовали на виртуальный адрес в Планфикс или на корпоративный с которого опять же на виртуальный в ПланФикс)
3. Разобрали данные из письма, создали контакт с почтой, заполнили задачу как нам надо, указали созданный контакт в Постановщики или участники или Исполнители и т.п.
4. Из задачи Планфикс что-то через комментарий написали этому контакту от имени какого-то "адреса" (сотрудника, или бота для которого прописан внешний адрес или используется его виртуальный адрес, о вариантах писал выше).
Если это не виртуальный адрес ПланФикс, а внешний адрес то на нем должна быть настроена переадресация писем на виртуальный адрес ПланФикс. Это базовые вопросы работы с почтой.
5. Контакт пишет письмо в ответ на письмо (комментарий) из задачи.

Дальше работает уже автоматика планфикс. Если на внешний адрес поступает письмо контакта как ответ на наш комментарий (письмо) из ПланФикс, при пересылки письма на виртуальный адрес то система понимает на какой комментарий это письмо и помещает письмо в соответствующую задачу.

Заходите в канал телеграмм там подскажут как лучше настроить https://t.me/planfix_com

Да, напишу весь процесс
1. Кто-то (пользователь) написал письмо на корп ящик к примеру helpdesk@domen.com
2. С этого ящика ушел редирект на адрес в planfix (виртуальный), с которого разобралось письмо и стало задачей.
3. Сотрудник поддержки принял задачу и написал комент, который отправился в виде письма в адрес пользователя с внешнего адреса организации т.е. helpdesk@domen.com (прописан в настройках)
4. Коммент в виде письма получил пользователь и отвечает на него. При этом в ответном письме в адресе получателя мы видим адрес сотрудника поддержки в planfix, а не адрес helpdesk@domen.com.
Вопрос - есть ли настройка что бы в адресе ответа был helpdesk@domen.com, и адрес сотрудника не фигурировал в переписке.

В целом это не критично, потому как все отлично работает и так, не нравиться что видим прямой адрес сотрудника в ответе.

[Федоров Илья]

Да, напишу весь процесс
1. Кто-то (пользователь) написал письмо на корп ящик к примеру helpdesk@domen.com
2. С этого ящика ушел редирект на адрес в planfix (виртуальный), с которого разобралось письмо и стало задачей.
3. Сотрудник поддержки принял задачу и написал комент, который отправился в виде письма в адрес пользователя с внешнего адреса организации т.е. helpdesk@domen.com (прописан в настройках)
4. Коммент в виде письма получил пользователь и отвечает на него. При этом в ответном письме в адресе получателя мы видим адрес сотрудника поддержки в planfix, а не адрес helpdesk@domen.com.
Вопрос - есть ли настройка что бы в адресе ответа был helpdesk@domen.com, и адрес сотрудника не фигурировал в переписке.

В целом это не критично, потому как все отлично работает и так, не нравиться что видим прямой адрес сотрудника в ответе.

Да такая настройка есть и я про ней как раз писал в своем первом сообщении в этой теме.

В справке описано:
https://planfix.com/ru/help/Настройка_в ... в_компании
https://planfix.com/ru/help/Настройка_в ... отрудников