Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

Аватара пользователя
Азиз Джалилов
Сообщения: 7
Зарегистрирован: 12.11.2018 14:16

Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

13.11.2018 19:09

Коллеги, доброго дня!

С июня начали пользоваться ПФ, в логику влюбились сразу. С недавних пор решили перевести всю корпоративную почту в Планфикс. Об этом и сказ.

Вводные:
1. Компания занимается поставками промоборудования.
2. Количество пользователей - 7.
3. Основные действия - документооборот с внешним миром.
4. Ранее пользовались корпоративным сервисом biz.mail.ru, необходимые письма пересылали на адрес задачи ПФ.

Что сделали:
1. Индивидуально каждому сотруднику настроили исходящую почту с ПФ.
2. Индивидуально у каждого сотрудника в почте на biz.mail.ru настроили переадресацию на эл. адрес сотрудника в ПФ.
3. Изменили шаблон уведомления на пустой, чтобы не было подписи с ссылкой о ПФ.
4. Каждому сотруднику в "Правила обработки для сотрудников" добавили Параметр - "Любое письмо" с операцией "Добавить письмо действием в задачу".
5. В настройках входящих писем поставили галочку - "Не отправлять контактам уведомления о действиях, добавленных другими участниками по e-mail"
6. В Уведомления внешних контактов выставили галочки: Отправлять файлы до 10Мб как вложения, Указывать в письме адреса всех получателей (об этой опции отдельно отпишу), Добавлять пиксель для отслеживания открытия писем.
7. Подпись каждому сотруднику настроили в во Внешних адресах сотрудников.
8. Создали проект Корпоративная почта, далее подпроекты с именами сотрудников (там отключили доступ к проекту сотрудников и внешних контактов), далее в каждом подпроекте по одноименной задаче (типа "Почта Васи vasya@pupkin.ru").

Что получили:
1. При входящем новом письме кому-либо, письмо попадает в задачу почты сотрудника Действием. Из этого действия мы видим кому адресовалось письмо, когда, что вложено, и при нажатии на кнопку "Исходный текст письма" мы увидим тему письма. Далее это действие сотрудник может перенести в любую доступную задачу, и при редактировании действия можно уведомить коллег.
2. При входящем письме в ответ на исходящее из любой задачи ПФ, появляется новое действие в той задаче, откуда было исходящее (видимо в заголовке письма прописан адрес задачи).

Таким образом в нашей компании все входящие и исходящие письма двигаются в виде действий, в любой момент любое действие можно превратить в задачу. Все сотрудники находятся в едином информационном поле, у нас над одной задачей может работать 4 человека, соответственно любой сотрудник из одной задачи может написать письмо внешнему контакту и в копии будут стоять внутренние сотрудники. Все прозрачно, все действия видны.

Мы забыли про:
1. Пересылку почты друг другу.
2. Пересылку почты по адресу задачи.
3. Если какого-то сотрудника нет, не нужно ждать его, чтобы узнать, пришло ли письмо касающееся общей задачи.
4. Сортировку писем внутри почтовой системы.

Мы просто пищим от удовольствия работать в такой почте ПФ, теперь мы не рабы почты, мы подчинили ее!


Чего мы просим от руководства ПФ:


1. Галочка "Указывать в письме адреса всех получателей" стоит:
- Есть задача у Логиста, запросить ставку на автоперевозку у 5 компаний, если все адреса перевозчиков занести в получатели, то на своих ящиках они получат письмо, и в копии будут стоять их конкуренты. Чтобы этого избежать необходимо создавать 5 действий с разными получателями.

Галочка "Указывать в письме адреса всех получателей" не стоит:
- получатель не увидит конкурентов. В таком случае, глобально, вся исходящая почта будет работать в режиме "Скрытая копия".

Нам же необходимы оба режима работы, как в открытой копии получателей, так и в скрытой.
Очень просим внедрить функцию "Указывать в письме адреса всех получателей" при создании действия, локально под каждое действие, оно же "Скрытая копия".

2. На данный момент при "Цитировании" или "Цитировании+" по-умолчанию курсор стоит внизу сообщения, наши менеджеры не много думая так и пишут внизу, а получатель же недоумевает, видя свое же сообщение в ответ, а текст письма он увидит лишь после того, как прокрутит мышью вниз. Мы привыкли, работая в Gmail или Mail.ru, кликать "Ответить" и сразу же писать текст, цитата автоматически кроется ниже.
Просим настроить либо по-умолчанию установку курсора над цитатой, либо сделать опцию для установки курсора над цитатой.
Последний раз редактировалось Азиз Джалилов 28.11.2018 14:14, всего редактировалось 1 раз.

Аватара пользователя
Дмитрий Гончаренко
Сообщения: 3187
Зарегистрирован: 06.06.2012 13:54

Re: Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

16.11.2018 08:42

Азиз, спасибо за отличное описание кейса - оно само по себе тянет на публикацию в блоге, в рубрике [url=https://blog.planfix.ru/category/stories/Рассказ от первого лица[/url] - подумайте об этом, я бы опубликовал с удовольствием :)

Вопрос-предложение понятен, обсудим в команде, буду держать в курсе продвижения.

Аватара пользователя
Азиз Джалилов
Сообщения: 7
Зарегистрирован: 12.11.2018 14:16

Re: Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

16.11.2018 13:13

Дмитрий,

пользуясь случаем, хочу поблагодарить Вас и всю команду за работу над ПланФиксом! Побольше инсайтов и легкой реализации!

Спасибо за Ваш ответ, я совершенно не против, буду только рад!

В ожидании хороших новостей по данному кейсу!
Дмитрий Гончаренко писал(а):
16.11.2018 08:42
Азиз, спасибо за отличное описание кейса - оно само по себе тянет на публикацию в блоге, в рубрике [url=https://blog.planfix.ru/category/stories/Рассказ от первого лица[/url] - подумайте об этом, я бы опубликовал с удовольствием :)

Вопрос-предложение понятен, обсудим в команде, буду держать в курсе продвижения.

Аватара пользователя
Дмитрий Гончаренко
Сообщения: 3187
Зарегистрирован: 06.06.2012 13:54

Re: Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

25.11.2018 12:34

я совершенно не против, буду только рад!
Отлично, тогда есть просьба: поставьте задачу в Службу поддержки с темой "Рассказ от первого лица" и попросите подключить меня. Для публикации понадобится кое-какая дополнительная информация от Вас, там пообщаемся.

Аватара пользователя
Михаил Храпунов
Сообщения: 410
Зарегистрирован: 23.05.2013 21:46

Re: Переход электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

05.12.2018 20:06

1. Галочка "Указывать в письме адреса всех получателей" стоит:
- Есть задача у Логиста, запросить ставку на автоперевозку у 5 компаний, если все адреса перевозчиков занести в получатели, то на своих ящиках они получат письмо, и в копии будут стоять их конкуренты. Чтобы этого избежать необходимо создавать 5 действий с разными получателями.

Галочка "Указывать в письме адреса всех получателей" не стоит:
- получатель не увидит конкурентов. В таком случае, глобально, вся исходящая почта будет работать в режиме "Скрытая копия".

Нам же необходимы оба режима работы, как в открытой копии получателей, так и в скрытой.
Очень просим внедрить функцию "Указывать в письме адреса всех получателей" при создании действия, локально под каждое действие, оно же "Скрытая копия".
Поддержу. Необходимо иметь возможность для сообщения (действия) настраивать кому уйдет как копия, а кому как скрытая копия.

Пример: отсылаем результат работы двум менеджерам, а еще их начальник просит добавить его в скрытую копию, чтобы иметь возможность посмотреть когда эти менеджеры что получали.

Ответить