Оповещение сотрудников автоматическими сценариями

27.02.2017 21:16

Здравствуйте!
У нас появилась необходимость в том, чтобы автоматические сценарии могли оповещать сотрудников (выводить оповещение в Хронику, как минимум).

Наш кейс №1:
Три менеджера работают посменно. Менеджер 1 отправляет комментарий клиенту. На следующий день на смену заступает Менеджер 2. Клиент отвечает на комментарий и по умолчанию о нём оповещается Менеджер 1. Менеджер 2 может пропустить этот комментарий и клиенту ответят только через 2 дня, когда на смену заступит снова Менеджер 1.

Решение: Для задач, в которых Исполнители=ГруппаМенеджеров при ответе клиента автоматическим сценарием оповещать всех трёх менеджеров. Все менеджеры работают параллельно над задачей, каждый в свою смену подхватывает. Поэтому оповещение всех троих очень важно, чтобы все трое были в курсе всего происходящего с заступлением на свою смену.

Наш кейс №2:
Аудитор - представитель контроля качества. Для определённого типа задач, например оповещения о диалоге в онлайн чате, должен подключиться сотрудник отдела качества. Он читает диалог и если всё хорошо, пропускает его. Если нет - то пишет менеджеру свои комментарии. Проблема: если добавить такого сотрудника в Аудиторы - то он не будет получать оповещение о создании таких задачи. А если добавить его в Исполнители - то очень неудобно постоянно ему удаляться из Исполнителей этих задач после того, как он с ними ознакомится и подтвердит, что всё ок. (Оставаться в Исполнителях и получать дальнейшие оповещения исполнителей - плохо).

Задачи раскиданы по проектам, поэтому подписаться на проект не получится. Да и снова же подписка на все действия в задачах проекта - не вариант. Он знакомиться с задачей только раз и дальше в ней не участвует.

Решение: Для таких задач при создании автоматическим сценарием оповещаем Аудитора о создании.

----------------------
Это наши реальные кейсы, которые бы облегчили бы нам существенно работу.
Всем остальным это может понадобится в следующих случаях:

- Установить шефство над другим сотрудником: Если Сотрудник А сделал действие Х оповестить Сотрудника Б
- Если задача просрочена и Вы хотите оповестить Аудитора
- Если у задачи был изменён статус, но нужные для этого условия не наступили...

Вообще вариантом применения очень много. Все их свести можно к одной мысли: Оповестить нужного сотрудника, когда наступили нужные условия.

Автоматические сценарии это очень круто. Они умеют делать автоматические действия, когда наступают нужные условия. Но не всё и не всегда можно запрограммировать автоматическими действиями. Иногда нужен живой человек для принятия решения. А для этого он должен узнать о наступлении соответствующих условий. Как? - Оповещением автоматического сценария.

-----------------------
Товарищи пользователи Планфикса, если Вы видите практическую пользу от реализации возможности оповещения сотрудников автоматическими скриптами - пожалуйста, отпишитесь в этой теме. Чем нас больше - тем больше шансов, что это пожелание реализуют.

09.03.2017 17:07

Но не всё и не всегда можно запрограммировать автоматическими действиями. Иногда нужен живой человек для принятия решения. А для этого он должен узнать о наступлении соответствующих условий. Как? - Оповещением автоматического сценария.

Так может добавить автоматическим сценарием действие и нужный человек получит о нем уведомление? Мы, например, используем у себя такое напоминание, присылаемое сценарием.

12.03.2017 17:26

Так может добавить автоматическим сценарием действие и нужный человек получит о нем уведомление? Мы, например, используем у себя такое напоминание, присылаемое сценарием.

При отсутствии альтернативы мы именно так и поступаем сейчас. Но это не очень удобно по следующим причинам:
- Пустое действие не пошлёшь, там должен быть текст.
- Что за текст? "Обратите внимание"..? Мы отправляем пока просто "..."
- Но в такой задаче может быть клиент, а действие никак не сделать приватным. И оно будет немного странно выглядеть в глазах клиента, который в принципе и не очень то должен обращать внимание на контроллёра.
- Дополнительная неудобство - задача открывается с фокусом на действии, а не на задаче. Приходится скроллить вверх большое описание, чтобы добраться до начала. Не конец света, но не оптимизировано.

21.01.2018 19:22

Наш кейс №1:
Три менеджера работают посменно. Менеджер 1 отправляет комментарий клиенту. На следующий день на смену заступает Менеджер 2. Клиент отвечает на комментарий и по умолчанию о нём оповещается Менеджер 1. Менеджер 2 может пропустить этот комментарий и клиенту ответят только через 2 дня, когда на смену заступит снова Менеджер 1.

Как вариант настроить список задач с фильтром по исполнителю ("я и мои сменщики") или отдельный элемент планировщик в котором фильтр по списку менеджеров - сменщиков. Ну и дополнить это методиками "На чьей стороне мяч?"
https://blog.planfix.ru/?s=У+кого+мяч

Наш кейс №2:
Аудитор - представитель контроля качества. Для определённого типа задач, например оповещения о диалоге в онлайн чате, должен подключиться сотрудник отдела качества. Он читает диалог и если всё хорошо, пропускает его. Если нет - то пишет менеджеру свои комментарии. Проблема: если добавить такого сотрудника в Аудиторы - то он не будет получать оповещение о создании таких задачи. А если добавить его в Исполнители - то очень неудобно постоянно ему удаляться из Исполнителей этих задач после того, как он с ними ознакомится и подтвердит, что всё ок. (Оставаться в Исполнителях и получать дальнейшие оповещения исполнителей - плохо).

А кто принимает решение что надо подключать отдел качества? Или контролер автоматически просматривает все задачи этого типа?
Этот "представитель кк" всегда один это это группа представителей которые работают посменно (то есть список контролеров известен заранее)?
В зависимости от ситуации можно разные варианты предложить решения.
Немного пофантазирую:
Например решение принимает Исполнитель.
Он добавляет пункт чек-листа "подключить контроль качества", и добавляет в исполнители представителя КК (а можно и сценарий такой настроить для процесса).
Далее настраиваете сценарий что если пункт чек листа содержащий "подключить контроль качества" выполнен то выполняется действие по задаче исключить из исполнителей" в котором указывается конкретный исполнитель или группа контролеров в целом.
См. скриншот.

- Дополнительная неудобство - задача открывается с фокусом на действии, а не на задаче. Приходится "скроллить" вверх большое описание, чтобы добраться до начала. Не конец света, но не оптимизировано.

Я столкнулся с похожей проблемой, но есть возможность "спойлернуть "описание и вроде как при последующем открытии задач оно тоже прятано. При этом я не нашел возможности удобным образом процитировать описание задачи в первое действие - комментарий.
В моем проекте есть ряд пользователей которые работают четко в режиме вопрос-ответ, и им предудущая переписка не очень важна, акцент на последнем комментарии Постановщика *внешнего).
Для себе пока нашел обходной путь (чтобы не "скроллить" описание). При создании задачи, её описание копируется "в действие", которое никому не отправляется (Уведомления отключены). И оператор который начинает работать с задачей просто переходит к первому действию-комментарию и нажимает кнопку ответить или заходит в неотправленный комментарий, добавляет свой ответ, включает уведомление Постановщика и нажимает Сохранить.

12.02.2018 17:46

Илья, спасибо за Ваши подробные комментарии.
Примерно так, с небольшими поправками, мы сейчас и действуем. Вынужденно.
Но посмотрите, как много Вы написали. А мы наверное сделали ещё больше. И каждый раз при внедрении новых возможностей нужно помнить про всё это и поддерживать работоспособность. А ведь все эти нагромождения и сложности были бы не нужны при наличии соответствующих автоматических сценариев )