Шаблоны задач, автоматизация обновления

[Артем]

в продолжение темы: https://blog.planfix.ru/shablony-proektov/#comment-1338

Крайне необходима функция обновления задач созданных из шаблонов в проекте при обновлении самого шаблона! Без этой возможности сама идея формирования шаблона и использования его для живых задач (именно для живых а не тех которые создаются по шаблону раз в год и меняются так же редко) - неполноценна и бесполезна на практике, причины изложены в комментарии по ссылке выше.

по реализации, навскидку, как я это вижу для начала обсуждения:

1. первая функция: обновление существующих из шаблона – связывать по доп.id (или другим удобным способом) задачи шаблона и задачи проектов, или же даже по названию построчно (т.к. можно в проекте поменять название вдруг, если заменили название – тогда естессно не обновлять, иначе делать это через операцию обновления в шаблоне).
2. а вторая функция – добавление подзадач из шаблона, то есть если в шаблона добавляется какой-то пункт, то он по умолчанию – новый и его даже сравнивать логически не нужно.. и просто добавлять его ко всем шаблонным задачам в проектах.

— как проверять какие задачи созданы из шаблона?
По дополнительному id, либо внутри системы сделать отдельную таблицу где будет храниться список соответствия id задачи с id задачи из шаблона.

— нужно ли обновлять, если сама созданная задача изменилась (поменялось название, описание, добавились пункты?)
Можно сделать список чекбоксов по умолчанию "Что обновить?" при сохранении изменений шаблона и пункты типа -название, описание, данные.
вообще, я считаю что если действительно придерживаться этой логики, то обновлять нужно все, на то он и шаблон. а опционально сделать возможность либо обновлять все, либо вообще запретить обновление (галочкой где-то указывать в настройках задачи, созданной из шаблона).

вариантов кастомизации много, но для начала нужно сделать хотя бы основу - просто обновление данных и создание новых подзадач в уже созданных если что-то добавляется в шаблоне, и тогда можно будет хотя бы работать удобно. просто даже по логике, шаблон - это шаблон, если в задаче слишком много изменений - она уже по определению не шаблонная а индивидуальная. а все задачи из шаблона должны регулироваться именно шаблоном, быть его полной копией, за исключением комментариев, обсуждений и сроков...

[Александр Драгункин]

Я из новых пользователей, но с этой задачей уже столкнулся. 
Так что, поддерживаю!
Правда, пункт "обновлять все на то он и шаблон" пугает. Бывает, что задача созданная по шаблону подвергалась корректировке. 
Получается, нужен "умный" апгрейд задачи. Пункт 2 не вызывает никаких сомнений, а вот 1-й...

[Dmitry Goncharenko]

Добрался я до этой темы, давайте пообсуждаем.

Сейчас у нас есть принцип наследования изменений в шаблонах задач, который я предлагаю рассмотреть как основу - изменение структуры шаблона влияет на уже созданные по нему задачи, а изменение контента в шаблоне - не влияет. То есть, если, к примеру, в шаблон добавить новое поле - то он появится во всех задачах, созданных по этому шаблону (даже завершенных, например). Но если изменить значение в существующем поле шаблона - например, изменить ставку с 5 на 10 - то это изменение не применится к задачам, созданным по этому шаблону. Думаю, логичность этого подхода не вызывает сомнений - ну и в жизни она нас пока не подводила.

Теперь вернемся к шаблонам проектов.
По сути, когда мы говорим об изменении шаблонов задач в рамках шаблонов проектов, то тут работает уже существующая и описанная мной в предыдущем абзаце логика. Осталось решить, что же делать при появлении в шаблоне проекта нового шаблона задачи. Мое мнение - ничего делать не нужно, потому что появление новой задачи, созданной по этому шаблону, во всех активных и завершенных проектах в большинстве случае будет неожиданным для пользователей. Но я признаю, что в каких-то случаях это нужно и ожидаемо, пусть даже и не в большинстве. Поэьтому я бы предложил лучше не забуряться в дебри, а придумать решение для конкретно такой ситуации. Например в разрезе массовой операции по созданию задачи в выбранных (в том числе и всех) проектах.

[Александр Драгункин]

Коротенькое видео с демонстрацией не помешало бы.

[Андрей Войтович]

Поэьтому я бы предложил лучше не забуряться в дебри, а придумать решение для конкретно такой ситуации. Например в разрезе массовой операции по созданию задачи в выбранных (в том числе и всех) проектах.

 

Если я правильно понял.
В шаблоне проекта при добавлении новой задачи, будет возможность эту задачу массово добавлять в существующие проекты, созданные на основе этого шаблона.
Если так, то классно.

[Артем]

если честно, я немного отстал, в то время когда начали использовать шаблоны - в более-менее достаточной функциональности были только шаблоны задач, нужно шаблоны проектов чтобы понять что к чему.

p.s. может уже реализовано, пардон еще не проверял, но на всякий, очень важно еще чтобы при создании задач из шаблонов так же присваивались нужные временные рамки (дата начала, срок..). У нас к примеру весь список задач в шаблоне сразу расписан по датам. если утрировать, то каждая новая задача цепляется за дату начала предыдущей, таким образом на момент создания проекта с задачами из шаблона создается сразу полный таймлайн задач на месяц или несколько вперед. 

нужно при добавлении новых пунктов в шаблон, чтобы они не только добавлялись в ранее созданные из шаблона задачи, но и так же принимали корректные даты постановок/окончаний. Если дата начала новосозданной задачи привязана, пусть, к дате окончания уже созданной в проекте и в живом проекте она выпадает на будущее - тогда все норм как обычно - просто привязываться к даже окончания нужной задачи. Если проект уже крутится давно и задача (к дате окончания которой мы цепляем старт новой, которую пуляем в шаблон) находится в прошлом (просрочена, или завершена месяц назад) - тогда мне кажется ее нужно стартовать от текущей даты. хотя это не принципиально, т.к. иначе - задача все равно будет НЕзавершенной (просроченной), т.е. ее все равно нужно будет делать.

[Dmitry Goncharenko]

Если я правильно понял.
В шаблоне проекта при добавлении новой задачи, будет возможность эту задачу массово добавлять в существующие проекты, созданные на основе этого шаблона.
Если так, то классно.

Я говорил о более общем инструменте "Добавление задачи по шаблону во все выбранные проекты", без привязки к моменту создания задачи. В том числе и потому, что не совсем понятно, к каким проектам добавлять - всем в принципе, всем активным, только каким-то по условию и т.п. А так - выбрал в списке проекты галочками, нажал "Изменить", выбрал вариант "Добавить задачу", выбрал шаблон задачи - и она создалась в выбранных проектах.

Наверное, можно попробовать делать это в виде, который описан Андреем - то есть в момент добавления шаблона в проект предлагать добавить задачу по этому шаблону во все существующие или во все активные проекты (по выбору). Но тут возникает вот какой вопрос - представьте, что вы просто добавляете шаблоны задач в шаблон проекта и после каждой вас система задалбывает этим вопросом. Не напряг ли?

Артем ниже пишет о более сложной логике:

нужно при добавлении новых пунктов в шаблон, чтобы они не только добавлялись в ранее созданные из шаблона задачи, но и так же принимали корректные даты постановок/окончаний. Если дата начала новосозданной задачи привязана, пусть, к дате окончания уже созданной в проекте и в живом проекте она выпадает на будущее - тогда все норм как обычно - просто привязываться к даже окончания нужной задачи. Если проект уже крутится давно и задача (к дате окончания которой мы цепляем старт новой, которую пуляем в шаблон) находится в прошлом (просрочена, или завершена месяц назад) - тогда мне кажется ее нужно стартовать от текущей даты. хотя это не принципиально, т.к. иначе - задача все равно будет НЕзавершенной (просроченной), т.е. ее все равно нужно будет делать.

Тут я честно говоря даже не представляю как все это разрулить, очень уж много нюансов.

p.s. может уже реализовано, пардон еще не проверял, но на всякий, очень важно еще чтобы при создании задач из шаблонов так же присваивались нужные временные рамки (дата начала, срок..). У нас к примеру весь список задач в шаблоне сразу расписан по датам. если утрировать, то каждая новая задача цепляется за дату начала предыдущей, таким образом на момент создания проекта с задачами из шаблона создается сразу полный таймлайн задач на месяц или несколько вперед. 

Это решается уже сейчас - шаблоны задач в проекте могут быть связаны между собой связями и зависеть от дат друг друга.

[Артем]

3 пункт это как бы расшифровка второго, дополнение...

могут быть связаны между собой связями и зависеть от дат 

да, это есть, вот сюда и добавить чтобы при добавлении нового пункта (с привязкой и зависимостью от дат других) - этот пункт создавался в готовых "шаблонных" задачах в проекте + сохраняя заложенную в шаблоне привязку и зависимость дат.
То есть чтобы новосозданный пункт отображался с привязкой в задачах, при добавлении его в шаблон. 

это очень важно, тогда сама связь будет сохраняться, пример из жизни - сделали шаблон, запустили по нему 10 проектов, раскидались задачи на полгода вперед. вдруг сегодня мне в голову пришла гениальная идея что через месяц нужно будет в план обслуживания каждого проекта добавить "что-то", следующее после "чего-то". и я хочу зайти в шаблон, найти задачу "чего-то", которая по плану завершается 30 февраля и добавить в шаблон одну задачу с привязкой по времени, что в момент завершения "чего-то" каждый менеджер в каждом проекте должен будет сделать "что-то". и это должно отобразиться в каждом проекте.

(простите может и не нужно всей этой писанины, но при работе с множеством сложных клиентов вырабатывается привычка объяснять как "для дураков", предупреждая любого рода возможные недопонимания и сложности, главное - донести мысль...)

[Андрей Войтович]

Я говорил о более общем инструменте "Добавление задачи по шаблону во все выбранные проекты", без привязки к моменту создания задачи.

=12pxОтлично. Лишь бы была возможность добавления задач. Не обязательно спрашивать при добавлении каждой задачи. Для удобства, хорошо бы, чтобы вновь добавленные задачи в шаблон-проект были каким то образом выделены, иначе можно пропустить какую то новую задачу. Классно было бы, чтобы можно было выбирать в какой проект по шаблону, какие задачи добавлять.
 

[Артем]

нет, в какой проект какие задачи - это уже усложнение, это снова выбор, время... а если проектов 20-30, под каждый выбирать можно с ума сойти. и притом, шаблон - это шаблон, добавление шаблонной задачи в проект еще не означает необходимость ее выполнение, если задачу делать не нужно, ее можно просто выключить (завершить), потому как шаблоны нужны для автоматизации, а в каждом проекте в любом случае должен быть свой проверяющий, руководитель или менеджер, вот уже его задача - проверить новые добавления из шаблона нужны к выполнению а какие не нужны.

[Dmitry Goncharenko]

добавление шаблонной задачи в проект еще не означает необходимость ее выполнение, если задачу делать не нужно, ее можно просто выключить (завершить),

Ну вот не факт, что все обрадуются появлению такой задачи, сразу ее увидят и завершат. Надо еще думать, хочется чтобы и волки и овцы, как говорится.

[Артем]

ну я действительно думаю что такой вариант это уже значительное усложнение, это ломает саму логику и суть необходимости шаблонных задач в том смысле который я описывал изначально...
у вас же вроде уже сейчас есть возможность просто создать задачу и добавить ее сразу в несколько проектов? точно не помню, но если нет, то вариант указывать в каждой новой задаче в шаблоне - в какие проекты ее добавлять - это ужас.

единственный разумный выход в таком случае наверное исключение - указывать при добавлении задачи в шаблон в доп. поле список проектов в которых эту задачу из шаблона добавлять не нужно, таких будет намного меньше, чем тех в которые это нужно делать... то есть выбирать придется намного меньше, или можно вообще не выбирать и упростить, если как я уже писал, устраивает "задачу делать не нужно, можно просто выключить (завершить)"...

+ так же можно где-то в настройках шаблона указать список правил с галочками при которых добавлять или не добавлять задачи, например если проект завершен.

p.s. а все-таки есть ли сейчас инструмент чтобы просто создать задачу и скопировать ее сразу на много проектов?

[Dmitry Goncharenko]

указывать при добавлении задачи в шаблон в доп. поле список проектов в которых эту задачу из шаблона добавлять не нужно, таких будет намного меньше, чем тех в которые это нужно делать...

Ну вот это спорно. Вернее, я понимаю, что для Вас это оптимально - имею в виду для основной массы аккаунтов. Но готов ждать реакции людей.

+ так же можно где-то в настройках шаблона указать список правил с галочками при которых добавлять или не добавлять задачи, например если проект завершен.

Это уже ближе к жизни, на мой взгляд.

p.s. а все-таки есть ли сейчас инструмент чтобы просто создать задачу и скопировать ее сразу на много проектов?

Нет, а так это тоже было бы решением.

[Артем]

Нет, а так это тоже было бы решением.

да, тогда можно было бы оставить идею обновления из шаблона более чистой, а для таких особых случаев просто создаем задачу и в поле ставим галочки либо типа как тегами указать список проектов, было бы здорово!

[Андрей Войтович]

+ так же можно где-то в настройках шаблона указать список правил с галочками при которых добавлять или не добавлять задачи, например если проект завершен.

Это уже ближе к жизни, на мой взгляд.

Действительно, этот вариант лучше.

p.s. а все-таки есть ли сейчас инструмент чтобы просто создать задачу и скопировать ее сразу на много проектов?

отличный вариант, тем более, тем более вы уже используете копирование в других решениях

[Dmitry Goncharenko]

ОК, тогда предлагаю фиксацию на таком варианте:
- одна из массовых операций над проектами будет называться "Добавить задачу по шаблону"
- в списке проектов выделяем нужные и выбираем эту операцию
- выбираем шаблон, по которому будет создана задача
- жмем "Применить"
- в каждом проекте создается задача по выбранному шаблону

Годится?
 

[Артем]

то есть сначала нужно будет добавить задачу в шаблон, далее перейти в создание отдельной "задачи по шаблону" в проекте, выбрать проекты, выбрать задачу из ранее созданного списка в Шаблоне, правильно? немного не так как планировалось, но вроде неплохо, но непонятно можно ли будет сделать какую-то привязку к датам и как?

объясню, сейчас в шаблоне настраиваю полную последовательность задач, где к примеру задача 1 длится неделю, задача №2 стартует в шаблоне после завершения задачи №1. когда добавляю шаблон в проект, ставлю дату начала задачи 1 например "сегодня" и создается полный таймлайн с расписанием задач.
Каким в таком случае будет поведение при "Добавлении задачи по шаблону", если я буду добавлять задачу №2 где дата старта привязана к первой задаче?
И что если я сделаю задачу с серией поздадач?

Еще в таком варианте я так понял что можно только создать задачи, но обновлять по шаблону их невозможно?

Ну пока это как частичный вариант решения моей проблемы, но так же отличная дополнительная возможность системы, очень нужная и полезная и я многие другие пользователи будем вам благодарны!

[Dmitry Goncharenko]

К датам в этом варианте привязаться никак не получится - для Вашего случая он действительно решает только часть кейса.

[Артем]

ну если не привязываясь к дате будет работать хотя бы планируемое время выполнения задачи - тогда пол беды, но в данном случае, полагаю, дата начала по умолчанию должна быть "сегодня" (..с длительностью, добавленной ранее в шаблон), помимо того что само собой даты можно и исправить при создании...
Вы уже определились, какие даты будут устанавливаться, когда выбранная задача действительно ранее привязана к другим датам и определенной последовательности?
update: перечитал - как-то сложно звучит, скажите вам понятно что я имею ввиду?

[Dmitry Goncharenko]

Нет, непонятно - нужно как-то доступнее, для средних умов)

[Артем]

вы серьезно или сарказм?) ну я про то что если выбираю задачу которую создавал для шаблона и у нее даты зависят от предыдущей задачи - какие даты будут ставиться если просто выбрать ее одну и размножать в проект? дата начала будет "сегодня"?

[Dmitry Goncharenko]

Думаю, там связи просто не будут копироваться в таком случае, то есть как будто их и нет.

[Котелкин Андрей]

ОК, тогда предлагаю фиксацию на таком варианте:
- одна из массовых операций над проектами будет называться "Добавить задачу по шаблону"
- в списке проектов выделяем нужные и выбираем эту операцию
- выбираем шаблон, по которому будет создана задача
- жмем "Применить"
- в каждом проекте создается задача по выбранному шаблону

Годится?
 

сейчас так

[Dmitry Goncharenko]

Нет, пока не добрались до него.

[Александр Лещинский]

ОК, тогда предлагаю фиксацию на таком варианте:
...
Годится?
 

Мой внутренний психиатр говорит, что "фиксация" это не о этом. А остановиться на именно этом вполне годном варианте (и пригодном для большинства пользователей) можно и нужно. Только вот сейчас уже 2019 год, а реализации все еще нет