Реализация регистрации Входящих/Исходящих писем в компании - поделитесь

[Денис Сахаров]

Думаю, что тема актуальна для многих.
Сам копался, но так стоящего ничего не выкопал, думаю сейчас про вариант со Справочниками, поскольку теперь туда можно файлы закидывать.

Если кто родил этого ребенка, подскажите.
Вкратце, процесс выглядит так, имхо:

1. Секретарю компании АБЦ (или тому, кто эти обязанности выполняет) поступает письменный документ (может прийти по обычной почте, может принести кто-то не из компании - курьер, напр, или сотрудник др.компании, может принести сотрудник этой же компании АБЦ).

2. Далее Секретарь сортирует:
если документ поступил на имя кого-то из компании или просто общий запрос в компанию, типа, To whom it may concern, то он - Входящий.
если документ необходимо направить от компании АБЦ внешнему адресату, он - Исходящий.

3. На Входящий документ ставится оттиск штампа (во как я загнул :), куда вписывается порядковый входящий номер (он берется из базы номеров входящих, за этой базой следит Секретарь), дата, время и ФИО Секретаря или лица. 
Далее, Входящий сканируется.
Далее, в базу документов (например, ее ведут в ПФ) вносятся сведения о входящем доке с его сканом, возможно, инфо о том, кому этот документ передан на рассмотрение и решение по нему, возможно, его новый статус.
Входящий зафиксирован Секретарем, как бы, стоп.

4. В исходящий документ вписывается порядковый исходящий номер и дата (он берется из базы номеров исходящих, за этой базой следит Секретарь). 
Далее, исходящий сканируется.
Далее, в базу документов (например, ее ведут в ПФ) вносятся сведения об исходящем доке с его сканом, возможно, инфо об отправителе (сотрудник АБЦ), адресате.
Далее, исходящий кладется в стопочку писем на отправку и кто-то должен это письмо отправить или обычной почтой или экспресс-почтой или курьером.
После фактической отправки, Секретарь или уполицо фиксирует статус и доп.сведения (напр., номер экспресс-отправки для отслеживания).
Исходящий зафиксирован Секретарем, как бы, стоп.

5. Нужно, чтобы в любой момент, какой-то определенный круг лиц мог посмотреть входящие, исходящие.
Желательно в табличном виде, с сортировками, фильтрами, по датам.

[Dmitry Goncharenko]

На мой взгляд, это нужно делать не справочниками, а задачами (1 документ = 1 задача). Потому что:

• Можно настроить нужный шаблон для входящих/исходящих, сразу с нужными для учета доп.полями
• Можно сделать нужные статусы прохождения для входящих/исходящих
• Удобно хранить их в проектах и закрывать, когда они потеряют актуальность (а записи в справочниках будут только накапливаться и мешать поиску нужного)
• Легко загружать любое количество файлов-исходников писем и потом видеть их в разделе "Документы"
• Легко делать нужные отчеты (а по Справочникам их пока нет)

Это так, навскидку. В общем, любые "расходные" материалы, имеющие срок годности, лучше вести в задачах - они для этого предназначены + проработаны лучше всего в плане функционала на текущий момент.

Добавлено спустя 44 секунды:
Предлагаю вместе заняться настройкой, по итогам получим прикольный кейс для блога :)

[Денис Сахаров]

Дмитрий, спасибо, выгоды задач очевидней.
Итак, создаем проект Регистрация Входящих/Исходящих.
Теперь какой из вариантов лучше для кейса, на твой взгляд:
1.
1.1. создать вложенный проект Входящие, 
1.2. создать вложенный проект Исходящие
1.3. создать два шаблона для Вх и Исх
Т.о. принадлежность к проекту 1.1 или 1.2. будет определять Вх или Исх какой-то кусок корреспонденции.
Т.е. можно использовать Фильтры.

2. 
2.1. создать два шаблона для Вх и Исх, с соответствующим полем Вх или Исх
2.2. все задачи-письма будут создаваться в одном первом проекте Регистрация Входящих/Исходящих
Т.о. наличие значения поля Вх или Исх будет определять кусок корреспонденции.
Также можно использовать Фильтры.

Какой из вариантов удобней приспособить под кейс или может есть ещё?

И как в ПФ штатно решить такую проблему:
часто приходит Секретарю письмо, которое относится к какому-то проекту - текущему или завершенному.
Он письмо должен зарегить в общем реестре ВхИсх, понятно, но

• как-то потом бы это письмо показывалось в определенном проекте, чтобы по нему действия произвели исполнители?
• как выводить быстро например список всех ВхИсх по проекту или список только Вх по проекту или список всех входящих за последние полгода по всем проектам, где Вася - аудитор или клиент менеджер или исполнитель в любой из задач?

[Dmitry Goncharenko]

Универсального решения нет, все зависит от нюансов бизнес-процессов в конкретной компании. Но я бы не привязывался к отдельному проекту для учета Входящих/Исходящих, а использовал бы что-то вроде варианта 2 - шаблоны для задач с признаком Вх или Исх. А сами задачи создавал бы в проектах, к которым они относятся. ну и сделал бы какой-то проект для общей, внепроектной корреспонденции компании.

Тогда:

• можно сделать фильтры в задачах "Входящие" и "Исходящие" и видеть в них всю корреспонденцию, вне зависимости от проектов;
• можно зайти в любой проект и увидеть входящие и исходящие конкретно по нему;
• можно отбирать фильтрами входящие/исходящие по любому Васе за любой период, с любыми дополнительными условиями.

То есть, наиболее гибко получается, на мой взгляд. В том числе это решает описанную проблему.

[Денис Сахаров]

Про вариант с отдельной задачей для каждого Вх/Исх - увидел только что, что автоматической нумерации не получается.

Добавлено спустя 8 минут 21 секунду:

Но я бы не привязывался к отдельному проекту для учета Входящих/Исходящих, а использовал бы что-то вроде варианта 2 - шаблоны для задач с признаком Вх или Исх. А сами задачи создавал бы в проектах, к которым они относятся. ну и сделал бы какой-то проект для общей, внепроектной корреспонденции компании.

=12pxПроблемы такие сразу вижу:
1. Секретарю придется определять, при внесении записи, к какому проекту привязывать письме - это практически для 50% корреспонденции невозможно, во-первых, нужно знать все проекты, во-вторых, разбираться по содержанию.
2. Секретарю для создания задач в проекте придется дать туда доступ (напр, Участник по-умолчанию, причем, в такой роли она не сможет  там создавать задачи, а в роли Исполнитель как-то стремно, тем более Аудитор.

[Dmitry Goncharenko]

Про вариант с отдельной задачей для каждого Вх/Исх - увидел только что, что автоматической нумерации не получается.

Почему? Получается, просто номер присваивается при сохранении задачи (ибо мало ли кто в этот же момент тоже создает задачу).

Добавлено спустя 16 минут 9 секунд:

Проблемы такие сразу вижу:
1. Секретарю придется определять, при внесении записи, к какому проекту привязывать письме - это практически для 50% корреспонденции невозможно, во-первых, нужно знать все проекты, во-вторых, разбираться по содержанию.
2. Секретарю для создания задач в проекте придется дать туда доступ (напр, Участник по-умолчанию, причем, в такой роли она не сможет  там создавать задачи, а в роли Исполнитель как-то стремно, тем более Аудитор.

Ну, мой вариант не исключает наличие проекта для Входящих/Исходящих - пусть секретарь их туда фигачит. Но другие пользователи могут их перемещать в нужный проект или создавать сразу в нем. В общем, свобода действий.

[Денис Сахаров]

Ну, мой вариант не исключает наличие проекта для Входящих/Исходящих - пусть секретарь их туда фигачит. Но другие пользователи могут их перемещать в нужный проект или создавать сразу в нем. В общем, свобода действий.

Не сильно подходит, должен быть один реестр со всеми Вх, один со всеми Исх, или же один комбинированный.
Секретарь не сможет перекинуть док в проект, где он никак не обозначен - правильно я понимаю (не могу протестить, поскольку я админ).

В связи с чем я подробней почитал Справку ПФ по документам и обнаружил неведанный доселе мною способ копирования документов, когда можно скопировать док в задачу подобием ссылки, т.е. сам док будет в проекте Реестр Вх/Исх, например, а его Местоположение можно в изменить, скопировав ссылку на него в ПРОЕКТ2 так -  "Прикрепить выбранные документы в выбранную папку".
Отсюда вопрос-предложение, поскольку такой док будет виден в документах ПРОЕКТ2 в разделе Документы, а также во вкладке Документы ПРОЕКТА2, но нет никакой возможности закинуть уведомление об этом действии членам ПРОЕКТА2, а также нет возможности закинуть его в любую из задач ПРОЕКТА2, например, в этом проект может быть какая-то отдельная задача "Корреспонденция по проекту".
 

[Dmitry Goncharenko]

 

Ну, мой вариант не исключает наличие проекта для Входящих/Исходящих - пусть секретарь их туда фигачит. Но другие пользователи могут их перемещать в нужный проект или создавать сразу в нем. В общем, свобода действий.

Не сильно подходит, должен быть один реестр со всеми Вх, один со всеми Исх, или же один комбинированный.

Роль реестра в данном случае будет выполнять фильтр по задачам (в разделе "Задачи") с названием "Входящие" и условием "Задачи, в которых есть признак ВХ". В таком филбьтре будут выводиться абсолютно все Входящие из любых проектов. При желании можно будет их группировать по проектам или другим признакам.

Секретарь не сможет перекинуть док в проект, где он никак не обозначен - правильно я понимаю (не могу протестить, поскольку я админ).

Сможет, если только этот проект не имеет признак "Скрытый". Мы специально делаем доступными по умолчанию названия проектов, чтобы любой сотрудник мог создать в таком проекте задачу. В том числе и секретарь сможет выбрать в задаче-документе нужный проект из списка проектов компании.

В связи с чем я подробней почитал Справку ПФ по документам и обнаружил неведанный доселе мною способ копирования документов, когда можно скопировать док в задачу подобием ссылки, т.е. сам док будет в проекте Реестр Вх/Исх, например, а его Местоположение можно в изменить, скопировав ссылку на него в ПРОЕКТ2 так -  "Прикрепить выбранные документы в выбранную папку".
Отсюда вопрос-предложение, поскольку такой док будет виден в документах ПРОЕКТ2 в разделе Документы, а также во вкладке Документы ПРОЕКТА2, но нет никакой возможности закинуть уведомление об этом действии членам ПРОЕКТА2, а также нет возможности закинуть его в любую из задач ПРОЕКТА2, например, в этом проект может быть какая-то отдельная задача "Корреспонденция по проекту".

Мне кажется, это неправильный путь и не стоит копать в эту сторону - там нас встретят только новые грабли. Предлагаю вернуться к моему варианту и продолжить обсуждать его недостатки, которые приходят в голову.

[Денис Сахаров]

Роль реестра в данном случае будет выполнять фильтр по задачам (в разделе "Задачи") с названием "Входящие" и условием "Задачи, в которых есть признак ВХ". В таком филбьтре будут выводиться абсолютно все Входящие из любых проектов. При желании можно будет их группировать по проектам или другим признакам.

=12pxА вот такой вариант уже гораздо интересней, даже в голову не приходило.
Если проект завершен, то в фильтре нельзя будет увидель задачи-письма из него, правильно?

[Dmitry Goncharenko]

Можно -  насколько я помню, признак завершенности проекта не влияет на отображения задач из него в фильтрах

[Денис Сахаров]

Дмитрий, решили покопать и обнаружили аццкую штуку - форме новой задачи справа вверху нет шестеренки настройки формы задачи, т.е. нет возможности прикручивать новые поля.
Что-то изменилось?

[Dmitry Goncharenko]

Да, теперь все это нужно делать в шаблоне.

[Максим Сафронов]

Решил вот настроить электронный документооборот.... Думал в ПФ это как 2 байта переслать, а нееет.
Идея была такая: Проект - Регистрация внутренней документации, задачи - вх.письма, исх.письма и др подобные виды документов. Надеялся решить это с помощью аналитик - любой сотрудник мог бы зарегистрировать и отправить письмо минуя секретаря с его потертыми журналами.
Единственная проблема в индивидуальном порядковом номере документа. Можно ли сделать такую галочку в аналитике, чтобы в рамках одной задачи происходило автозаполнение или хотябы запрет дублирования значений? Это важно, так как журналов регистраций 6 и в каждом своя нумерация.
PS - предложенный выше вариант одна задача - одно письмо мне не понравился.

[Dmitry Goncharenko]

Единственная проблема в индивидуальном порядковом номере документа. Можно ли сделать такую галочку в аналитике, чтобы в рамках одной задачи происходило автозаполнение или хотябы запрет дублирования значений? Это важно, так как журналов регистраций 6 и в каждом своя нумерация.

Прямо сейчас такой возможности нет, но в принципе для аналитик она планируется - поля там должны работать примерно также, как и кастомные поля задач.

[Максим Сафронов]

Ясно, придется с этим повременить... Еще раз выражу свое пожелание к автозаполнению поля "номер". Объяснять зачем думаю не нужно)))
Спасибо за оперативный ответ!

[Антон Игоревич Сошников]

Ребят, реализовал возможность учета исходящих и входящих еще с весны этого года. Активно пользуюсь. Механизм реализован следующим образом:
1. В любом нужном месте ПланФикса добавляем новое действие с прикрепленным файлом и аналитикой.
2. Аналитика привязывает действие к записи в справочнике. Два справочника: входящих писем, исходящих писем.
3. При добавлении через аналитику записи в справочник есть поле с автонумерацией, которое присваивает последний номер+1
4. Вывод перечня входящих или исходящих писем сделан с помощью отчета. За период год или прошлого месяца выводится по аналитике список писем с сортировкой по порядковому номеру. Что секретарь печатает себе раз в месяц для так сказать бумажного бэкапа.

Что позволяет мой механизм достичь:
1. Добавлять запись об исходящем или входящем письме можно в нужном месте проектов и задач по смыслу. Или создать задачу "Исходящие письма за октябрь 2015" и туда добавлять письма, которые не требуют отдельных задач и т.п.
2. Можно сделать несколько реестров учета писем и разделить их разными аналитиками, чтобы как хочет Максим учитывать в разных реестра разные письма.
3. В отличие от варианта Дмитрия отчет можно задать по нужной форме и выводить простым запуском без дополнительной настройки. Секретарю сделал отчет: Реестр входящих писем за 2015 год, Реестр входящих писем за текущий месяц, Реестр входящих писем за прошлый месяц, ну и такие же для исходящих.

Что где хранится:
1. Файл письма в задаче
2. Аналитика хранит связь на задачу где была запись о письме
3. Справочник хранит номер письма, дату, описание письма.

Как-то так. Если есть вопросы, готов делиться наработками.

ps. Для писем, которые потом можно куда-то по смыслу перенести в нужные проекты я сделал проект "Приемная", где руководитель отписывает задачу нужному исполнителю или отделу. 

[Dmitry Goncharenko]

Отличный кейс, Антон! Действительно много плюсов в таком подходе. Единственный минус - нужно не забывать прикреплять аналитику вместе с документом, но это такое дело - секретарь и в бумажный журнальчик может забыть записать что-то, так что я считаю минимальные требования к внимательности.

Коллегам советую присмотреться, сам буду давать ссылку на этот кейс при возникновении вопросов у новых клиентов.

[Антон Игоревич Сошников]

Дмитрий, секретари обычно очень внимательные. Но я еще сделал инструкцию с последовательностью действий, которая не дает ошибиться. 
Получив входящее письмо секретарь делает по порядку:

1. кладет перед собой письмо и заходит в ПланФикс создавая новую задачу или новое действие
2. Заполняет название задачи по смыслу письмо, копирует его в буфер обмена
3. Добавляет аналитику и вносит новую запись в справочник вставив название из буфера
4. Сразу получив присвоенный номер письму секретарь ставит штамп на письме и вписывает номер. 
5. Сканирует получившийся документ и прикрепляет во вложении. 
6. Нажимаем создать задачу или добавить действие и получаем в одном месте файл с аналитикой и записью в справочнике. 

Таким образом документ зарегистрировали и все поделали. 
Вести нумерацию обязал только в ПланФиксе, а то могли еще номер присвоить не порядковый.

[Dmitry Goncharenko]

Спасибо за дополнение, Антон - инструкции рулят.

[Ольга Бондар]

а можем можно сделать конфигурацию с вх/исх и согласованием внутренних документов

[Dmitry Goncharenko]

Думаю, можно - и даже нужно.
Скорее всего, выпустим такую конфигурацию вместе с первой версией управления бизнес-процессами (они же "триггеры") - появится больше удобства + нам нужен будет простой и понятный пример их применения, вот на документообороте и потренируемся.

[Зайцев Михаил Сергеевич]

Доброго времени суток!
Находимся в процессе изобретения колеса для реализации документооборота на основе ПФ, требуется по вх. письмам ставить задачи с контролем выполнения и тд объемная задача оказалась...

Дмитрий - типовая конфигурация с вх/исх письмами еще не созрела?

[Dmitry Goncharenko]

Здравствуйте, Михаил!
Вместо нее в демо-целях мы решили выпустить Согласование документов. Но я буду рад подсказать (здесь или в Службе поддержки) ответы на непонятные вопросы.

[Максим Сафронов]

Попытаюсь еще раз выразить свою мысль на эту тему.
Есть задача "Входящие письма", есть аналитики, где можно настроить все, кроме автозаполнения порядковых номеров.
Пришло письмо - добавляем аналитику с необходимым набором полей (у каждого свой), заполняем все как надо, и к ней автоматически присваивается порядковый номер входящего письма и дата. Проще некуда! Вот только нет такого поля в аналитиках (как например в документах {{Документ.Номер}}). 
Дмитрий, подумайте! Может такое поле будет полезно не только для входящих и исходящих писем?

[Dmitry Goncharenko]

Вскоре аналитики получат те же поля, что есть у задач, в том числе и возможность автонумерации в числовых полях - это поможет не только в этом кейсе, но и во многих других ситуациях.