Мы небольшая проектная команда (~8 человек), занимающаяся разработкой и внедрением IT продуктов. В основном, штат состоит из Разработчиков, Аналитиков различного уровня, Тестировщиков и Менеджеров (РП). С недавнего времени был начат большой проект в связи с чем резко увеличилось число сотрудников, задач, образовалось довольно сложная орг структура с вытянутой вертикальной иерархией. Более того, часть сотрудников перешла на режим удаленной работы. Все вышеперечисленное полностью упразднило привычные для коллектива (а особенно для руководства) формы коммуникаций: совещания, обсуждения задач на обедах. Под натиском количества новых задач на скорую руку было решено использовать excel для фиксации работ (выпадающие списки со статусами, исполнителями и т.д). Уже через пару дней процесс вышел из под контроля: кто-то из сотрудников создал свои версии экселя и работал в них, кто-то выдумал свои статусы, кто-то забыл менять статусы... Настоящий excel hell. В тот момент тимлидом было принято решение, что так не пойдет и после поисков возможных вариантов решений мы остановились на planfix.
На данный момент около 3-4 недель наша команда в лице двух человек активно пытается настроить его "под себя". Решительности у нас много, вплоть до изменения собственных бизнес-процессов. Но вот что-то все никак не получается создать четкую и прозрачную систему по управлению задачами. Сотрудники продолжают жаловаться, что им неудобно (у многих опыт работы в redmine и они противопоставляют его простоту перегруженности планфикса). Я могу очень долго расписывать сложившуюся ситуацию, но думаю будет продуктивнее, если я опишу цели, которые мы ставим перед внедрением planfix и несколько стандартных кейсов, которые никак не получается нам решить.
От внедрения нужно следующее:
- возможность полного отказа от сторонних общалок и файлообменников (почта, скайп, дропбоксы и т.д.)
- возможность сотруднику на каждом уровне иерархии в любой момент получить список своих дел (ToDo) и список задач, обновления по которым могут быть ему интересны (FYI)
- возможность сотруднику на каждом уровне иерархии видеть задачи своих подчиненных, статус их выполнения и сообщения о возникших основные проблемы
- возможность реализация продолжительных задач с участием 8-10 исполнителей в разных ролях (консультации, разработка, тестирования, согласование и т.д.)
- в случае пропажи одного из сотрудников (ну вот не стало его резко. и нет, мы не мафия) без проблем продолжать его задачи
- накапливать базу знаний по проекту, предметной области
- довести бизнес-процессы до такого уровня, чтобы сотрудник, вооруженный лишь планфиксом и системой (рабочей) будучи в абсолютно изолированной комнате, абсолютно один и без телефона мог без потери производительности достигать установленной цели
Неразрешимые проблемы возникли у нас, когда мы пытались решить следующие кейсы:
1. Задача - Баг
У нас часто случаются задачи, в рамках которой аналитику надо выявить причины обнаруженной системной ошибки, сформулировать постановку разработчику, разработчику закодить, тестировщику протестировать. На любом этапе задача может быть переброшена на архитектора или руководителя направления с целью консультации. Причем, процесс может повторяться несколько раз, и разработчики и аналитики могут меняться. Пытались сделать жизненный цикл общего вида Новая-В очереди-В работе- Выполнена чтобы исполнители перекидывали ее между друг другом. Задумка была в том, что после того, как например, разработчик закончил кодирование, он ставил в исполнителя Тестировщика и переводил задачу в статус Новая. Тестировщик видел новую задачу и при нажатии на Принять она бы попадала в очередь его работ (статус Очередь). Или сразу, или после выполнения других задач, тестировщик принимает задачу уже В работу и выполняет. И т.д. Возникли следующие проблемы:
- нельзя просто заменить исполнителя. Если ты удаляешь себя из исполнителей, как разработчик в примере, он теряет доступ к задаче. Т.е. ему надо добавлять себя еще в участники. А еще менять статус. Слишком много действий. А если он забывает добавить себя в участники то доступ будет окончательно потерян (у нас так было несколько раз)
- Исполнитель, который перевел с себя задачу, по факту перестает быть в курсе дел. Но ведь задача может вернуться. И ему необходимо иногда просматривать прогресс по ней, следить за новостями, но тем же временем отделять ее от тех задач где он участник, но никогда не был исполнителем (т.е. задачи FYI )
- Нельзя сказать сколько задач в момент t находятся в очереди разработки, сколько ждут согласования и т.д. Пробовали добавить доп поле Тип работ = Разработка, Тестирование и т.д. И тогда «сорт» задачи определяется двумя полями: статус, тип. Но это лишнее поля и еще тяжелее работать пользователям. Делать В очереди разработки – разработка, в очереди тестирования – тестирования, то же не вариант.
Для сотрудника есть задача, в рамках которой он проходит самостоятельное обучение по специальной литературе и выполняет практические уроки в системе. Периодически у него возникают сложности и он должен советоваться со своим наставником (не всегда является постановщиком). Но после задания вопроса, он вполне может продолжать обучение, пропустив место, в котором возникла сложность. У нас это реализовано как Новая – В работе – Требуется Консультация – Выполненная. Есть отдельно поле в задаче «Консультант». Соответственно все консультанты должны иметь фильтр по «статус = Требуется консультация, консультант = я». Имеются следующие проблемы:·
- Не уверен, что использование лишнего поля целесообразно. Очень тяжело работать пользователям когда есть Исполнитель, Участник, Консультант, Аудитор, Постановщик.
- После того как он переводит задачу в Требуется консультация, он может продолжать работу. Но получается этот момент никак не отражается в системе? Так же как случай, если возникнет сразу второй вопрос.
- (это не далеко не все кейсы. Остальное потом)
- Как я могу задать для всех пользователей одинаковый список фильтров слева?
- Как находясь на задаче я сразу могу увидеть все ее подзадачи?
- Как я могу получить список задач, в которым отписывался за последнюю неделю?
- Очень часто встречаю ссылки вида ...planfix.ru/?action=planfix&task=619528. Как номер 619528 связан с номером задачи? И как по ссылке получить номер задачи?
