Сделать механизм видимости файлов из других проектов

18.08.2014 22:28

Проблема: файлы из одних проектов не видны в других проектах.

Возникает вопрос: на вкладке "ДОКУМЕНТЫ" можно переместить копию документа в папку другого проекта. Однако в том проекте этот документ виден не будет. Т.е. при добавлении файла в комментарии его нельзя выбрать из файлов проекта.
А нужно, чтобы был виден.

Описание кейса:
во время работы над проектом в разных задачах сотрудники размещают файлы с описанием используемых компонентов, деталей и т.п.
Через какое-то время легче добавить файл снова, чем его найти.

Возникает вопрос: Кто виноват?
Решение: использовать аналитику и отчет.

Очевидно и просто - в аналитике надо писать название компонента/детали, а потом сортировать по этому полю в отчете.
Как можно догадаться - работает, но радости не приносит:

Вариантов названия - бесконечное множество (с учетом ограничения длины - конечное множество, но это все равно не радует).
Нет структуры - легче в поле комментария описание сделать и потом просто поиском найти.
Если у сотрудника не было доступа к задаче, то он ничего не увидит.

Возникает вопрос: Что делать?
После раздумий делаем неочевидно и сложно:

создаем справочник "КОМПОНЕНТЫ"
назначаем ответственных за его ведение
во всех рабочих задачах - они аудиторы
создаем аналитику "описание компонента" с полем справочника (по умолчанию "новый компонент")
заставляем всех прикреплять аналитику к файлам с описаниями
ответственные периодически запускают отчет и видят новые файлы
1. если компонента нет, то вносят в справочник "КОМПОНЕНТЫ"
2. в аналитике указывают ссылку на элемент справочника

Как можно догадаться - работает лучше, но радость приносит нечасто:

Если у сотрудника не было доступа к задаче, то он ничего не увидит.

Возникает вопрос: Что нам нужно?
Думаем еще, усложняем:

Создаем общедоступный проект "КОМПОНЕНТЫ"
В справочнике "КОМПОНЕНТЫ" добавляем поле "задача"
Ответственные за ведение справочника "КОМПОНЕНТЫ" при создании новой записи создают новую задачу в проекте. Структуры справочника и проекта идентичны.
В поле "задача" элемента справочника создают ссылку на соответствующую задачу
В задаче создают ссылку на элемент справочника
Переносят в задачу файлы, связанные с этим компонентом

Как можно видеть - работает, но радости приносит немного:

все файлы дублируются, что уменьшает радость вдвое

Возникает вопрос: Как нам реорганизовать рабкрин?

19.08.2014 11:38

Возникает вопрос: на вкладке "ДОКУМЕНТЫ" можно переместить копию документа в папку другого проекта. Однако в том проекте этот документ виден не будет. Т.е. при добавлении файла в комментарии его нельзя выбрать из файлов проекта.
А нужно, чтобы был виден.

Я тоже думаю, что должен быть виден. Скорее всего этот момент просто нами недоработан, обсудим, доработаем.

Описание кейса:
во время работы над проектом в разных задачах сотрудники размещают файлы с описанием используемых компонентов, деталей и т.п.
Через какое-то время легче добавить файл снова, чем его найти.

Предлагаю попробовать поискать новое решение, отталкиваясь от этого описания.
Например, мне приходит в голову такой вариант:

В разделе "Документы" уже есть просмотр папок в древовидном виде, добавляем к этим вручную созданным папкам еще и автоматические папки-задачи.
В задачах при выборе варианта добавления файла "Использовать файлы проекта" отображаем аналогичный древовидный интерфейс с папками-задачами и вручную созданными папками. Это должно облегчить навигацию и упростить поиск нужного файла.

Сам вариант выбора "Использовать файлы проекта" при таком раскладе тоже просится быть переделанным в что-то типа "Из раздела Документы" - пусть по умолчанию открывается ветка текущего проекта, но не вижу принципиальных сложностей в том, чтобы давать возможность выбирать файлы из других проектов и папок, к которым у сотрудника есть доступ.

Как Вам?

19.08.2014 13:32

вроде неплохо

19.08.2014 15:22

Решит ли это Вашу ситуацию? Может остаются какие-то другие неудобства?
Давайте подумаем, чтобы включать в планы уже хорошо продуманную штуку.

20.08.2014 17:50

Не могли бы вы пояснить, что такое "Автоматические папки-задачи"?

20.08.2014 18:18

Под этим я подразумеваю то, что внутри проекта файлы не лежали бы кучей, как сейчас, а были бы разложены по папкам, имеющим названия задач, в которых эти файлы были загружены.

20.08.2014 22:52

в принципе, неплохая фича, если еще указывать количество файлов (так, как сейчас указывается количество новых комментариев).
Но необязательная.
На мой взгляд, стоит оставить как сейчас - можно несортированные файлы раскладывать по папкам. Т.е. те что не в папке надо разложить. Процедура понятна.
Копируемые из других проектов тоже в корень кидать для сортировки.
Структуру задач можно и самому сделать.

21.08.2014 11:03

ОК, тогда можем для начала просто ограничиться устранением первоначальной проблемы, а именно:

Возникает вопрос: на вкладке "ДОКУМЕНТЫ" можно переместить копию документа в папку другого проекта. Однако в том проекте этот документ виден не будет. Т.е. при добавлении файла в комментарии его нельзя выбрать из файлов проекта.
А нужно, чтобы был виден.

22.08.2014 08:49

спасибо, этого будет достаточно
смеем ли мы надеяться, что такой функционал появиться в ближайшее время?

23.08.2014 10:39

Вчера поправили этот момент - проверьте, пожалуйста, как теперь отрабатывается такая ситуация.

23.08.2014 14:59

Все работает, спасибо.
Можно ставить отметку "Выполнено"