Про повторяющиеся задачи: "активация" до срока

[Юлия Черницына]

У меня есть несколько доменов с разными сроками продления. Я хочу вести учет затрат по каждому домену отдельно (цепляю нужные мне аналитики). Для каждого домена создаю задачу, которая повторяется в определенный момент, напоминает, что пора платить. Туда и пишу про деньги.
Возникает ситуация, когда появляется возможность заплатить за домен гораздо раньше срока (я зашла продлевать другой домен, а этот тоже увидела в списке доступных для оплаты и за компанию заплатила). Возможность заплатить есть, а возможности отметить это в системе еще нет - не пришел срок повторения задачи.
У меня есть варианты:
1) ставить напоминание заранее. этот плохой, потому что вариантов времени напоминания мало - максимум за 2 недели (что оправдано, так как задача другая у этого функционала), а во-вторых, мне не нужно напоминание каждый раз для каждой задачи - слишком шумно, и важные дела пропадают из вида.
2) ставить начало задачи не к сроку продления, а к сроку появления домена в списке доступных. Не хорошо, так как шум опять же лишний - она же так за 60 дней появляться будет, успею посмотреть и забыть совсем.

Есть ли возможность "активировать" отдельные задачи раньше времени и завершать их без нарушения графика повторений для будущих задач?

(Может, есть другой, более логичный путь считать денежки и домены?)

[Dmitry Goncharenko]

Спасибо за качественное описание ситуации. Думаю, Вы совершенно правильно все делаете. Посоветуемся, как можно сделать такую штуку:

"активировать" отдельные задачи раньше времени и завершать их без нарушения графика повторений для будущих задач

[Alexander Efimov]

Посоветовались? Есть решение?

[Dmitry Goncharenko]

Да, решение в возможности предварительного создания задачи по шаблону и работать с ними - а ПланФикс будет понимать, что эта задача уже создана и не создавать для нее дубль в установленный срок.

Мы ранее уже запланировали аналогичный функционал для работы в Планировщике немного для другого кейса, но теперь я вижу, что это одна и та же ситуация, просто на разных временных рамках: там шла речь о ежедневных или еженедельных задачах, поэтому оперировать ими было удобно в Планировщике, а тут речь о большем периоде, поэтому придется продумать работу и в альтернативных интерфейсах.

Но в любом случае надо понимать, что мы пока говорим только о планах по изменению функционала, на текущий момент этот кейс не имеет красивого решения.

[Наташа Пудикова]

Добрый день,

Подскажите, я правильно паонимаю, что если я создала задачу с повторяющимся сроком (еженедельно, по пятницам), то она создана фактически, и появится в списке задач, когда подойдет ее время? Спрашиваю потому, что создала задачу, поставила все параметры (срок начинается завтра), но она упорно узодит в шаблоны, и не отображается в задачах. Хотя, созданная с таким же параметрами задача (но с началом в следующий понедельник, повторяющаяся) уже висит в общем списке задач для сотрудников...

Пожалуйста, помогите :-)

[Dmitry Goncharenko]

Нет, не совсем так. Физически задача создается в момент, указанный в настройках повторения, за это отвечает вот этот реквизит:
 

[Наташа Пудикова]

Ммммм....спасибо за ответ. У меня проблема с print screen, ия все же настаиваю, что у меня есть две аналогичные по статусу задачи, созданные вчера в одно и тоже время, с одинаковыми параметрами, для разных групп людей:

1. Повторяющаяся задача, с еженедельным выполнением по понедельникам, в 10 часов утра, начало исполнения установлено как следующий понедельник, 25 августа, в 10 часов.

2. Повторяющаяся задача, с еженедельным выполнением по пятницам, в 16 часов вечера, начало исполнения установлено как сегодня, пяницца, 22 августа в 16 часов.

Приэтом - задача № 1 висит в списке задач, отмеченная как повторяющаяся, задача № 2 не висит в списке задач, а находится в шаблонах, хотя ее начало вроде как через пару часов.

Помогите разобраться, пожалуйста, я уже мозг сломала.

[Dmitry Goncharenko]

Наташа, а поставьте нам пожалуйста задачу на исполнителя Служба поддержки ПланФикс (прямо в своей аккаунте) и укажите в ней ссылки на эти задачи - там и разберемся предметно.

[Наташа Пудикова]

Добрый день, спасибо, так и сделаю!

Наташа

Добавлено спустя 53 минуты 28 секунд:
Все сделала по вашей инструкции, теперь сижу и жду :)
Спасибо

[Michael G.]

Мы в понедельник посмотрим.

[Глеб Аитов]

Привет, нужна ваша помощь

1. я хочу создать повторяемую задачу, например, «еженедельная встреча по онлайн маркетингу» по средам ( у меня повторяющихся задач в принципе несколько и я хотел их перетащить в Планфикс, чтобы не забывать)

2. включить туда участников и ответственного  - данная задача в виде встречи в еженедельнике (и в календаре Гугл) и в виде задачи в Планировщике должна появиться у всех ЗАРАНЕЕ, а не в день встречи (иначе я о ней не буду помнить заранее)

Проблемы:
После того, как я создаю такую задачу, она появляется в виде шаблона, а не задачи. Вообще не понимаю, к чему это
К этой задаче в виде шаблона никто не может добавить действия
И самая главная проблема – эта задача появится в моем планировщике только в следующую среду (и опять в виде шаблона без возможности добавлять действия). То есть я узнаю об этом только через неделю и не буду помнить о ней заранее – это убиваем весь функционал. Я же хочу, чтобы она просто появилась у всех в планировщике заранее. Пример - повторяющаяся встреча в Google календаре.

Помогите, пожалуйста!

[Dmitry Goncharenko]

Здравствуйте, Глеб!
Обычно Служба поддержки быстрее отвечает на такие вопросы, а тут вот пришлось неделю ждать - так что в следуюший раз лучше туда)

В Планировщике повторяющаяся задача обычно отображается на нужное время и бесконечно вперед. А вот в календарь Гугла такая задача наперед не экспортируется, есть там технические сложности, насколько я помню.

Вообще, механизм работы повторяющихся задач описан в справке, цитирую:

Все повторяющиеся задачи создаются по шаблону повторения. Шаблон создается автоматически, в тот момент, когда вы задаете критерии периодичности в задаче. Шаблоны повторяющихся задач расположены в разделе Задачи - Повторяющиеся. Также эти шаблоны выделены особой пиктограммой повторения. Шаблоны повторяющихся задач можно редактировать; внесенные в шаблон изменения будут применены ко всем задачам, созданным по этому шаблону после сохранения изменений.При наступлении даты и времени очередного повторения задачи, она автоматически создается по шаблону повторения. Это в том числе означает, что при создании повторяющейся задачи она не появляется в списке задач, а появится там только тогда, когда наступит заданный в условиях повторения момент.

Почему мы пришли к такому подходу?
Когда-то очень давно все было очень просто, как в большинстве других систем - никаких автоматически создаваемых шаблонов, просто признак у задачи "повторяется". Какое-то время мы считали, что этого достаточно, пока наши пользователи не столкнулись с ситуацией, когда в задачу нужно внести изменения, причем такое, которое касается конкретной ее "реинкарнации" и не должно наследоваться "потомками".

Пример для ясности: представьте, что у Вас запланирована пятиминутка каждое утро на 10 часов и по этому поводу создана повторяющаяся задача. Но вот в какой-то момент в связи с Вашей занятостью, например, решено перенести ее на 11 - конкретно на один день, а дальше все будет как раньше, на 10. Вот с такой тривиальной, вроде бы, задачей обычный подход с повторяющимися задачами не справляется - перенеся задачу на 11, Вы тем самым делаете так, что последующие задачи тоже будут ставиться на 11 (ведь они просто создаются по образу последней задачи). И для того, чтобы вернуть все назад, нужно будет на следующий день опять находить эту задачу и изменять ее на 10 часов.

И это очень простой пример. За счет того, что задачи в ПланФиксе обвешаны большим количеством функционала, эта проблема имела широкое распространение - достаточно было изменить в конкретной реинкарнации какое-то значение дополнительного поля или прикрепленную аналитику, как эти изменения начинали "гулять" по потомкам - а зачастую это было совсем не то, что от них ожидалось.

Именно поэтому мы пришли к существующей на текущий момент системе, когда изменения в конкретной реинкарнации задачи не влияют на ее потомков - они создаются на основании шаблона повторения, который хранится отдельно, как мастер-копия. При этом если нужно внести постоянные изменения, которые будут отражаться в задачах-потомках, то такая возможность тоже есть - достаточно внести эти изменения в шаблон. При этом с каждой конкретной повторенной задачей-реинкарнацией Вы действительно можете делать что хотите - изменять, завершать, удалять и т.п. - на остальное семейство это никак не повлияет. Наличие этих двух сценариев дает возможность периодическим задачам в ПланФиксе покрывать гораздо больше вариантов реальных бизнес-ситуаций.

Хотя мы согласны с тем, что без шаблонов система выглядела проще. Но тут вечное противоборство между функциональностью и простотой, в котором нам, как создателям системы, в каждой конкретной ситуации нужно принимать непростое решение.

[Юлия Черницына]

А, так и что, получилось что-то сделать про "активацию" задач? Я с доменами разрешила ситуацию "временно" - отмечаю оплату в файлике отдельном - и забыла, разумеется)))

[Dmitry Goncharenko]

Нет, Юлия - не добрались до этой переделки пока.

[Глеб Аитов]

Дмитрий, спасибо за ответ

Пример для ясности: представьте, что у Вас запланирована пятиминутка каждое утро на 10 часов и по этому поводу создана повторяющаяся задача. Но вот в какой-то момент в связи с Вашей занятостью, например, решено перенести ее на 11 - конкретно на один день, а дальше все будет как раньше, на 10. Вот с такой тривиальной, вроде бы, задачей обычный подход с повторяющимися задачами не справляется

Чего-то вы перемудрили
возьмите опыт любого календаря (apple, google, outlook). 
1. Создается задача
2. Устанавливается повторение.
3. Если нужно что-то изменить - идете в любое из повторений и меняете там, что угодно. Затем перед сохранением всплывает обычный вопрос "изменить только это повторение " или "изменить для всех последующих поторений". Я таким подходом лет 10 уже пользуюсь и все понятно и просто.


=12pxPS: вы делаете классное дело, спасибо. Сейчас видно, что вы дозрели до:
- дизайнера интерфейса (шрифты, подчеркивания, цвета, размеры щрифтов и окон, границы и т.д.)
- аудитора интерфейса (зарубит ненужную функциональность, кажущуюся вам необходимой (см. Apple))
Удачный продукт - это компромисс между навороченностью/функционалом, удобством и красивой/простой оберткой. У вас есть первое. Сделаете второе и третье, переведете на английский, и будет профит!

 

[Геннадий Горбунов]

Да, решение в возможности предварительного создания задачи по шаблону и работать с ними - а ПланФикс будет понимать, что эта задача уже создана и не создавать для нее дубль в установленный срок.

Голосуем за этот функционал. Тоже периодически сталкиваемся с необходимостью выполнять повторяющуюся задачу раньше запланированной в шаблоне даты повторения.

[Черепков Кирилл]

Очень нужны возможности "обычного" календаря вроде Outlook
Создать задачу "планёрка", которая повторяется регулярно в одно и то же время, в календаре отображается далеко вперёд.
Ещё желательно, чтобы задача всё таки была одна а не разные, что бы итоги/результаты встречи фиксировались в одной задаче а не в разных. Что бы можно было выбрать изменить/отменить одно меприятие или все последующие.

Может быть повторяющаяся аналитика?