Не забываем о хвостах -выносим ссылку на действие в чек-лист + добавлять короткое описание

27.08.2013 15:46

Что типа этого - рисунок 1.
Это даёт возможность не забыть сделать что-то, что может потеряться в переписке.
Не успеваю сейчас сделать - выношу в чек-лист. Могу поработать - взялся за пункты чек-листа.
Такой пункт даст возможность вспомнить о недоделке и её сложности по короткому описанию и при помощи ссылки быстро перейти к описанию в действии, которое затерялось в переписке, чтобы более полно восстановить ситуацию прошлого.
Плюсы:
+ошибки и недоработки не забудутся
+двухсторонний контроль по решению проблему как исполнителем так и постановщиком - исполнитель знает о "хвосте", а постановщик о статусе его решения
+более удобная навигация в задаче - не нужно перерывать всю переписку в поиске упущений по несколько раз, ссылка на описание всегда под рукой

Не хватает возможности оформить такие моменты быстро -

приходится прокручивать переписку;
составлять короткое описание для чек листа, ознакомившись повторно с описанием через время;
копировать ссылку в формируемый пункт чек-листа;
"нерабочая" ссылка в пункте чек-листа приходится копировать, вставлять, переходить.

Было бы удобно делать это прямо из оформленного действия, которое содержит описание, и сразу выделить нужную работу в пункт чек-листа, содержащий активную ссылку.

Пробовал решить такой алгоритм при помощи неснимания отметок с подобных событий в хронике, но как результат - очень много хроники, путаница нового со старым.

27.08.2013 16:39

Пробовал решить такой алгоритм при помощи неснимания отметок с подобных событий в хронике, но как результат - очень много хроники, путаница нового со старым.

Лично я именно так и делаю. Старые от новых отличаются хорошо, т.к. в Хронике события разбиты на Сегодня, Вчера и так далее, ну и просто свежие всегда появляются вверху.

Было бы удобно делать это прямо из оформленного действия, которое содержит описание, и сразу выделить нужную работу в пункт чек-листа, содержащий активную ссылку.

Просто выделение в пункт чеклиста не вызывает вопросов - такая задача давно есть у нас в списке, просто она не из самых важных, поэтому пока не сделали. А вот с активной ссылкой сложно - не уверен, что большинство пользователей поймет, с чего это вдруг к чеклисту добавилась ссылка на действие.

27.08.2013 18:25

Лично я именно так и делаю. Старые от новых отличаются хорошо, т.к. в Хронике события разбиты на Сегодня, Вчера и так далее, ну и просто свежие всегда появляются вверху.

Получается, что такая нерешенная проблема будет висеть только у исполнителя в хронике, а постановщик никак не узнает помнит ли о ней исполнитель или забыл, особенно если это может длиться неделями, что вполне естественно для нашей работы. Нет обратной связи, что исполнитель не забыл о существующей проблеме.

27.08.2013 19:09

На то и дедлайны, чтоб исполнитель не дремал :)
Если же постановщик не хочет дожидаться дедлайна, он может добавлять в задачу напоминания, себе или исполнителю, чтобы вовремя обратить на нее внимание и проконтролировать прохождение следующей контрольной точки.

27.08.2013 20:59

и проконтролировать прохождение следующей контрольной точки.

Вот по этому пункту у меня в голове, что-то щелкнуло)) Может нужны мини-дедлайны промежуточные ,чтобы автоматом в определенные промежутки времени отправлялось сообщение , "а у Вас ,молоко убегает..." Или это есть ,а я не пользуюсь,? Иногда очень легко упустить момент когда задачка затихает. А всего объять,это необъятная задача.

27.08.2013 23:17

чтобы автоматом в определенные промежутки времени отправлялось сообщение

есть предопределённые уведомления о приближение к дедлайну, сводка и можно настроить планировщик в помощь, плюс собственные напоминания

Если же постановщик не хочет дожидаться дедлайна, он может добавлять в задачу напоминания

Одни напоминания не спасут.
Моментов, которые нужно выполнить в задаче может быть описано/высвеченно много, но не все вынесены в чек-лист, от чего они могут потеряться в переписке. Задание может "вырасти" на таких вот проблемах (дополнениях) в ходе работы над ним.
Большой объём работы загружает и приводит к забывчивости. Выносить выявленную проблему в чек-лист - это способ об этом помнить.
Постановщик может забыть о том, что он направил на доработку исполнителю, и не вспомнить об этом и в момент завершения задачи (нет в чек-листе), а вспоминать об этом позже (приходится возвращаться), в худшем случае - забыть насовсем (через время всплывёт боком). А если задание длительное, то риск забыть будеть всё больше.
Способ с чек-листом - это как мост в будущее где соединяется проблема+её решение+исполнитель+постановщик - как 100% гарантия того, что проблема не потеряется, вспомниться, решиться и все об этом узнают
Чтобы лучше понять, что я Вам пытаюсь объяснить нарисовал себе схемку, рисунок 2:

1. Ответственных за выявление проблемы (недоработки)
2. Выявление проблемы
-----здесь огромная пропасть во времени, которая просто сотрёт существование проблемы-----
3. Исполнитель берётся за решение
4. Решает - всё проблемы нет. Но чем больше времени, тем больше вероятность что за проблемы забудут
8. Об этом узнает постановщик, проверит
9. Внесёт по необходимости коррективы, спросит о результате

другой путь
1. Ответственных за выявление проблемы (недоработки)
2. Выявление проблемы - направляется исполнителю
5. Оформление страховки в виде пункта чек-листа
6. Об этом узнаёт постановщик - спокоен что ничего не забудется
7. Через время исполнитель увидит в списке нерешенную проблему
3. Возьмется за её решение
4. Решит, отметит пункт
8. Об этом узнает постановщик, проверит
9. Внесёт по необходимости коррективы, спросит о результате

Если использовать хронику чтобы не забывать, выпадает такой пункты как 6 - теряется обратная связь, постановщик в длительном неведении - отсюда вопросы (переспрашивания), риск затерять задание среди других "незабытых". Ещё один минус - ответственность исполнителя - забил и "забылось", никто и не узнает.

28.08.2013 18:33

Антон,
а где в Вашей схеме защита от того, что Исполнитель забьет на пункт чеклиста, а Постановщик забудет проверить эту задачу и не увидит пункта? Ведь само по себе наличие в задаче пункта чеклиста не гарантирует, что про нее не забудут. Или я чего-то не учитываю?

28.08.2013 23:09

Страховка от забывания - это обязательный дедлайн (но это только для задачи, жестко контролируется), просмотр сводки, реакция на системные уведомления.
Добавление пункта в чеклист - это как способ вспомнить о том, что нужно сделать, когда задача начнёт о себе напоминать через страховку от забывания. Или "всплывёт" с "появлением" отложенной задачи.

Есть ещё один момент - исполнитель может просто удалить существующий пункт и постановщик об этом даже не узнает, также как и добавить без ведома постановщика - сделать всё втихую.
Но во втором моменте есть интерес постановщика:
1. Написать исполнителю о проблеме
2. Через время, пока всё ещё свежо, проверить чек-лист на наличие пункта, списаться, по необходимости добавить самому, если об этом не позаботился исполнитель.
3. И вроде бы как может быть спокоен, забыть на время и ждать решения проблемы, но она может просто испариться из чек-листа.

Такие моменты как добавление пункта, его отметка и уведомление об этом делается на доверии.

Получается такая закономерность:

потрусил человека - повысилась ответственность - отмечает - не забывает - делает
прошло время - уровень ответственности снизился - уже не все отмечает - забывает - не делает - как результат бока в работе

29.08.2013 17:44

Страховка от забывания - это обязательный дедлайн (но это только для задачи, жестко контролируется), просмотр сводки, реакция на системные уведомления.
Добавление пункта в чеклист - это как способ вспомнить о том, что нужно сделать, когда задача начнёт о себе напоминать через страховку от забывания. Или "всплывёт" с "появлением" отложенной задачи.

Согласен, есть дополнительное удобство в том, чтобы держать промежуточные вехи по задаче в чеклистах.

Еще из области страховок от забывания: регулярно проходиться по задачам и проверять, не замерло ли там все без хозяйского глаза. Очень помогает, хотя для такой работы важна самодисциплина.