Как вы поступаете с профилями уволенных сотрудников?

[Роман Шушканов]

Увольняется секретарь, берем нового, как быть с профилем?
Есть долгосрочные задачи и естественно новый секретарь должна быть в курсе.
Как вариант просто переименовать профиль, но что-то мне такой вариант как-то не очень нравится.
Или на будущее ставить задачу не "Маше Ивановой", а рабочей группе секретарь?
У кого-нибудь есть идеи?)

[Халфин Тимур Маликович]

Такая же проблема, правда с программистом.

Пробовал переименовать сотрудника, задать ему новый e-mail - невозможно изменить его логин, невозможно отправить повторное приглашение в ПланФикс.

Если задавать задачи группе, то конструкторов у меня 5 человек.

Проблему решает создание групп из одного человека. Также это решает проблему передачи задач одного сотрудника другому сотруднику. Но все это как-то криво и  неочевидно.

[Dmitry Goncharenko]

Проблема подмечена правильно, мы тоже давно на нее косимся. Идеологически правильным мы считаем в таких случаях замену старого сотрудника новым. Тогда в карточке задачи остается запись о том, что старый сотрудник отключен, а новый подключен. Помимо того, что так сохраняется вся история работы по задаче, это еще и дает возможность четко видеть момент передачи ответственности за задачу.

Понятно, что вручную менять исполнителей в куче задач тоскливо. Для этой цели будет реализован функционал массовых операций над задачами. Хорошая новость в том, что ждать его скорее всего осталось уже не долго: при нормальном раскладе в ноябрьском релизе появится Планировщик, и может быть в его первой версии уже будут в том числе и массовые операции над задачами.

[Роман Шушканов]

Дмитрий, спасибо за ответ, с нетерпением ждем нового релиза и функционала выполнения массовых операций с задачами, в частности)
Кстати, массовых операций над задачами порой реально не хватает, не только для решения вышеуказанной проблемы.

Добавлено спустя 1 час 44 минуты 34 секунды:
В процессе изменения исполнителя (вручную :) возникла такая мысль - 
классно было бы, если бы когда учетная запись уволенного сотрудника деактивируется администратором  появлялся бы диалог с предложением делегировать все проекты и задачи новому сотруднику (желательно с возможностью прокомментировать такую щедрость).
Как мне кажется, это было бы очень удобно на случай увольнения или отпуска или прочих подобных ситуаций.

[Роман Шушканов]

Позже увидел, что в МегаПлане это реализовано примерно как описал выше.

[Dmitry Goncharenko]

классно было бы, если бы когда учетная запись уволенного сотрудника деактивируется администратором  появлялся бы диалог с предложением делегировать все проекты и задачи новому сотруднику (желательно с возможностью прокомментировать такую щедрость)

Да, думаю такая возможность тоже не помешает - это как-бы немного другой интерфейс к тем же массовым операциям над задачами, который заточен под определенное событие (увольнение сотрудника).

[Ирина Пономарева]

Мы переименовываем старого сотрудника в нового в Планфиксе.
Почта старого всё равно передается новому, т.к. сейчас мы не создаем каждому корпоративную почту с ФИО а адрес пишем так: менеджер1@домен.ру и т.д.
Сейчас переходим на Планфикс в качестве CRM (пока пользуемся системой "управление торговлей" от 1С и с нетерпением ждём перехода), так вот в старой CRM мы вообще заводили людей не именами, а должностями "офис-менеджер", "менеджер по сопровождению 1" и т.д.
Это легко решает вопрос с увольнениями.
Но не решает вопрос с отпуском или декретом.

[Dmitry Goncharenko]

Но не решает вопрос с отпуском или декретом.

Так как массовые операции над задачами в ПланФиксе уже есть, на мой взгляд ситуации с отпуском и вообще с временной передачей задач решаются с их помощью:
- при передаче перед отпуском фильтруем все задачи отпускника, отмечаем их и передаем его сменщику
- при возврате из отпуска чуть сложнее: нужно пройтись по всем задачам сменщика и отобрать из них те, которые нужно "вернуть" отдохнувшему отпускнику.

[Калиганов Сергей Анатольевич]

Спустя столько лет что-то изменилось?

Уволился сотрудник, который был начальником отдела, а также админом "ПланФикса".
Куча задач от него, к нему, шаблонов, сценариев... Получается нужно шерстить руками и каждую конкретную задачу или шаблон править на другого сотрудника.

Это мягко говоря гемморойно. Почему не сделать делегирование всех полномочий от одного к другому "одной процедурой" ?

[Dmitry Goncharenko]

Да, изменилось: мы реализовали механизм передачи задач, который можно вызвать в карточке сотрудника (и он же предлагается при удалении/деактивации сотрудника):


Если в нем не хватает чего-то для конкретной ситуации с передачей прав админа - пишите, мы готовы это обсудить и доработать. Можно тут, можно в Службу поддержки.

[Калиганов Сергей Анатольевич]

мы реализовали механизм передачи задач, который можно вызвать в карточке сотрудника (

Понятно, спасибо. Попробовал.
Единственный минус - переносит ВСЕ задачи. И если обязанности передаются не одному сотруднику, а делятся на двоих (например как у меня задачи по отделу - новому и.о. начальника отдела, а задачи по администрирвоанию - другому сотруднику, новому админу "ПФ") то этот инструмент не совсем полезен, т.к. не выводит список задач, не даёт их сначала отсортировать, отметить.

А если, чисто теоретически, сотрудник участвовал не только в задачах а ещё сценарии, к примеру согласование документов каких то... Получается ещё и каждый сценарий надо искать и править.
Понимаю что сложно реализуемо, но неплохо бы некую автоматическую процедуру для владельца аккаунта, скажем генерального директора, когда он буквально несколькими кликами переводит все открытые задачи и работающие сценарии с одного сотрудника, на другого, или на двоих.
Помнится был вопрос про отпуска... Такое же делегирование можно было бы сделать на указанный интервал времени.
-------------------------

Также у меня сразу возникает вопрос с лицензиями.
Сотрудник уволился и его учётка больше не нужна. Но с неё было много действий и задач, они должны остаться для истории.
Получается мы как бы платим за архивную учётку. Так?

По идее должен быть функционал - пометить сотрудника как уволенного.
После чего система должна предложить кому передать то то и это...
После чего освободить учётку, по сути удалить сотрудника из системы, оставив только некую запись, через которую все действия сотрудника в системе сохраняться для ознакомления.
Иначе получается что чем больше компания, чем больше текучка и чем дольше работаем с системой - тем больше "архивных" учёток будет, за которые платятся деньги. Утрирую можно при 100 сотрудниках штатного расписания получить в систем через несколько лет 200 учёток. Не совсем логично.

[Dmitry Goncharenko]

А если, чисто теоретически, сотрудник участвовал не только в задачах а ещё сценарии, к примеру согласование документов каких то... Получается ещё и каждый сценарий надо искать и править.
Понимаю что сложно реализуемо, но неплохо бы некую автоматическую процедуру для владельца аккаунта, скажем генерального директора, когда он буквально несколькими кликами переводит все открытые задачи и работающие сценарии с одного сотрудника, на другого, или на двоих.

Согласен, было бы здорово сделать такое. Действительно сложно, но думаю дойдем в какой-то момент и до этого.

Также у меня сразу возникает вопрос с лицензиями.
Сотрудник уволился и его учётка больше не нужна. Но с неё было много действий и задач, они должны остаться для истории.
Получается мы как бы платим за архивную учётку. Так?

По идее должен быть функционал - пометить сотрудника как уволенного.
После чего система должна предложить кому передать то то и это...
После чего освободить учётку, по сути удалить сотрудника из системы, оставив только некую запись, через которую все действия сотрудника в системе сохраняться для ознакомления.

Это идет вразрез с текущей организацией хранения данных, но я понимаю откуда растет эта потребность. Мы еще раз обсудим в команде возможные подходы к решению этой бизнес-ситуации, ее в любом случае придется рано или поздно решать.

[Михаил Храпунов]

>>После чего освободить учётку, по сути удалить сотрудника из системы, оставив только некую запись, через которую все действия сотрудника в системе сохраняться для ознакомления.

Поддержу. Нет человека — нет учетки, но посмотреть за что он в свое время отвечал — необходимость.