"Read only" для файлов - фиксация окончательной версии файла

20.07.2012 20:34

Сделать возможность фиксации версии файла - это очень нужно для производства.
Файл должен фиксировать автор. Отмене не подлежит. Этим он подтверждает, что версия окончательная и принимает на себя ответственность за дальнейшие исправления.
Иначе трудно формализовать рабочий процесс - все будут пытаться договориться неформально. Обычно это прокатывает. Но сбои приводят к большим потерям времени и денег.
В итоге формализация окупается.

Пример из жизни: электронщик отправил файл размеров платы в планфикс. Конструктор на его основе сделал корпус и отправил в производство. Электронщик изменил файл в планфиксе и отправил менеджеру, тот отправил его в контрактное производство. Платы и корпуса приходят - отверстия не совпадают.
Результат: электронщик вооружен напильником, пилит со злобой и обидой. Он ведь хотел как лучше.
Понятно, что это прямое следствие несоблюдения рабочего процесса.
Но рабочий процесс легче соблюдать, если он поддержан средствами автоматизации.

Продвинутый вариант: автор ставит на файл чекбокс и при утверждении всеми участниками файл блокируется от изменений.

23.07.2012 12:45

Хороший кейс, спасибо.
Надо подумать как наиболее красивым и универсальным образом решать такие задачи.

Все "согласовательные" функции на текущий момент выполняются на уровне переписки по задаче. Развитие по этой ветке подразумевает появление кастомных статусов задач и правил переходов между ними - что-то типа статуса "Согласовано конструктором", "Согласовано менеджером" и разрешением перевода задачи в "Согласовано менеджером" только из статуса "Согласовано конструктором". Но как увязать с этим запрет на изменение версии файла пока не приходит в голову. Городить параллельную систему согласования на уровне файла не хочется.

Надо думать.

16.01.2014 17:16

Несколько другая сторона, назовем ее подзадачей, к важной задаче Тимура. ПФ поддерживает версии файлов, но специфически. Я обновляю файл проекта из "Документов", при этом задача, к которая использует данный файл, содержит старую версию файла. Приходится вручную менять в задаче версии файлов. Кейс следующий: для новых сотрудников в шаблон я заложил файл с регламентом компании по использованию ПФ. Сам регламент обновляю по мере работы. Теперь у меня с десяток задач, где требуется обновить вручную это дело. Сотрудники, скачивают файл, несмотря на его устаревшую версию. Мне кажется, что надо доработать эти моменты, т.е. ввести автоматическое обновление файлов в задачах в конкретно проекте и возможность запрета обновления.

16.01.2014 17:42

Сам регламент обновляю по мере работы. Теперь у меня с десяток задач, где требуется обновить вручную это дело.

Не совсем так. ПланФикс всегда указывает на последнюю версию файла, обновлять ничего не нужно.

16.01.2014 18:54

Но дело в том, что если я открываю как администратор задачу сотрудника, в которой лежит интересующий меня файл, то вижу старую версию. Она отличается, если ее открыть от новой. Это видно без открытия по размеру файлов. Также ПФ дополняет имя файла номером версии. Так у меня уже 5ая, а задачи сотрудников содержат 3ую. Если в окне просмотра файла, глянуть на Историю версий, то можно увидеть свежий. Но он, по-умолчанию, не открывается в задаче сотрудника, как я уже описал.

16.01.2014 19:28

Также ПФ дополняет имя файла номером версии.

Такое впечатление что Вы не про ПФ говорите. ПФ не умеет никак дополнять номера к именам файлов. Скорее всего при загрузке сотрудники сами их меняют. Если имя файла для всех версий одинаково, по ссылке на файл ПФ отдает всегда последнюю версию.

17.01.2014 11:38

ПФ не умеет никак дополнять номера к именам файлов. Скорее всего при загрузке сотрудники сами их меняют.

Речь идет только пока о моих загрузках файла с одним именем. Может я путаю понятия, и речь не об имени файла, а об описании, которое меняется ПФ для различных версий. Но факт - на рисунке с комментариями, описание или совпадающее имя файла, которые меняются. На рисунке я открыл задачу, к которой через шаблон прикрепился старый файл. После моего обновления файла в проекте, в ранее созданных задачах и в шаблоне (он в текущем проекте) содержаться старые версии файлов. Поэтому я вручную их обновлял, за исключением нескольких задач, оставленных для примера. Фух...как-то так=)

Мне виделось, что заменив в проекте файл новой его версией, автоматически задачи, использующие этот файл обновятся. Пока это не так. Т.е. или баг, или не предусмотрено.

20.01.2014 18:27

Попробую внести ясность: на самом деле, мы сознательно не заменяем везде версию файла на последнюю, чтобы сохранить прозрачность понимания происходящего. Представьте, например, что в задаче идет согласование документа и его доработка - в ленте действий встречается 5 ссылок на файл разных версий. Некорректно будет, если мы по любой из них будем загружать последнюю версию, это не поможет, а только запутает пользователей.

Но в истории версий, которая открывается в списке справа (видна на скриншоте), всегда есть возможность скачать последнюю версию файла - она находится в самом верху.

---
Обсуждая описанный кейс (загрузка новой версии через Документы и необходимость обновления последней версии в задачах, где она присутствует), пришли к такому решению: при загрузке новой версии файла выдавать вопрос "Заменить последнюю версию файла на эту во всех задачах?" и поступать в зависимости от решения пользователя.

20.01.2014 20:14

Согласен, что в случае с кейсом по согласованию документа нужна фича. Хотя я предпочитаю пользоваться встроенными средствами Wordа для этих целей. И оба кейса противоречат друг другу. А может быть добавить свойство "хранить версии" к самому документу? Тогда при загрузке, файла с таким же именем можно будет выбрать, нужны ли предыдущие версии документа, соответственно задачи, использующие документ, будут ссылаться на последнюю или свою отдельную версию, если история версий сохраняется.

В случае с указанным вопросом "Заменить последнюю версию файла на эту во всех задачах?", может всплыть ситуация, когда вдруг кому-то понадобится замена только в части задач=). Сейчас придумать такой кейс не могу, но всякое бывает...

21.01.2014 11:55

мне кажется, что не надо заменять все старые версии файла - нельзя предугадать когда они понадобятся в будущем и на каком этапе рабочего процесса это делать:
- на передаче в производство - могут всплыть ошибки после опытной партии;
- на передаче заказчику - могут измениться требования после опытной эксплуатации, понадобится откат
и т.п.

на мой взгляд, достаточно запретить добавлять файлы с этим же именем - т.е. окончательная фиксация.

при этом посмотреть предыдущие версии будет можно.

22.01.2014 16:00

Тимур, я не предлагал удалять историю. Я предлагал в задаче, ссылающейся на документ, обновлять его при появлении новой версии, загруженной через "Документы".

Дальше было предложено несколько вариантов:
- Дмитрий: вопрос "Заменить последнюю версию файла на эту во всех задачах?"
- Я: свойство "хранить версии" к самому документу?
- Вы: Сделать возможность фиксации версии файла

22.01.2014 19:42

Хочу добавить, что документы бывают не только Word - не все поддерживают отслеживание изменений.

Также считаю, что файлы в комментариях менять нельзя.
Люди могут быть подключены к разным задачам - и вдруг раз - час назад одна версия, сейчас другая.
Не найдешь, кто и когда изменил версию файла.

На мой взгляд для этого лучше всего подошло бы уведомление при просмотре/скачивании файла из комментария:
ВНИМАНИЕ! последнюю версию этого файла добавил Иванов Петр Сидорович 01.04.2014 в задаче "проект/задача"
Перейти к последней версии? ДА НЕТ