Как организовать анкетирование всех сотрудников

[Олег Александрович Кружков]

Есть задача: чтобы каждый сотрудник заполнил анкету, на базе которой будет идти дальнейшая работа с ним (у нас общественная организация, сотрудники - это участники, которые подключаются к нам добровольно).
Анкету я сделал в виде аналитики: https://ksmsu.planfix.ru/?action=analitic&id=367
Как и куда мне лучше её подключить, чтобы на каждом сотруднике возникла задача индивидуально её заполнить.
В идеале, чтобы анкета как-то подсоединялась к данным каждого сотрудника и чтобы у каждого сотрудника возникла такая задача: заполнить эту анкету.

[_Миxаил Гошкa]

Олег, есть просьба - если Вам не трудно выкладывайте скриншоты вместо ссылок - так проще и нам и всем остальным понять о чем идет речь, и возможно использовать Ваше решение у кого-либо еще.

[Dmitry Goncharenko]

Олег,
мы тут посовещались немного по Вашему вопросу - есть предложение отложить запуск анкеты на недельку и дождаться нового релиза, в котором мы запускаем новые справочники. Вам будет удобнее организовать заполнение анкет в виде записей такого справочника - пользоваться в последствии введенными таким образом данными будет намного удобнее.

Предлагаю вернуться к этому вопросу сразу после выхода очередного релиза.

[Олег Александрович Кружков]

Благодарю за отклики!
Жду нового релиза!

Прикладываю образец своей анкеты (сделана как новый вид Аналитики).
Второй файл показывает, в каком виде эта анкета прикрепляется к задаче. Заполнять её при этом невозможно :(
Думаю, это дефект ПланФикс. Пример здесь: https://ksmsu.planfix.ru/?action=task&m ... ment620747

[_Миxаил Гошкa]

Аналитика не предназначена для структурирования таких объемов данных - ей просто неудобно будет пользоваться.

В новых справочниках + кое-каких изменениях в карточках сотрудников Вы сможете организовать это гораздо более удобным способом.

[Олег Александрович Кружков]

Посмотрел новые возможности Справочников.
На этой базе сделал новую анкету (см. прикреплённые картинки).

Нужна помощь по организации полноценного анкетирования всех участников сообщества на базе ПланФикс.
Задача: чтобы каждый участник получил задачу по заполнению анкеты и мог её заполнить на себя, а все анкеты попадали бы в общую базу таких анкет.

[_Миxаил Гошкa]

Олег, предложение по удобству - отключите ненужные столбцы в отображении в таблице - во втором скриншоте видна эта настройка "Отображать поле как столбец в таблице" - оставьте 1-2-3 значимых, таблица будет смотреться гораздо удобнее.

Добавлено спустя 40 минут 32 секунды:
Олег, мы сделали схему как вам организовать заполнение анкет через ПланФикс, завтра тут выложим пример.

[Олег Александрович Кружков]

> Олег, предложение по удобству - отключите ненужные столбцы в отображении в таблице - во втором скриншоте видна эта настройка "Отображать поле как столбец в таблице" - оставьте 1-2-3 значимых, таблица будет смотреться гораздо удобнее.

Спасибо за совет. Но мне нужны все поля - они все информативны.
Мне проще смириться с неудобством  горизонтальной прокрутки, чем иметь неполную информацию.

[Dmitry Goncharenko]

Олег,
вот таким я вижу вариант сбора анкетных данных на текущий момент:
1. Создаете задачу, ставите в исполнители всех сотрудников.  В задаче даете ссылку на справочник с анкетными данными (копируете ее прямо из адресной строки браузера, когда находитесь в справочнике) и пишете в тексте, что надо зайти в справочник по ссылке, нажать кнопку "Добавить элемент" и заполнить все поля анкеты.

2. Для контроля выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить пункты чеклиста для каждого из них, например с текстом "Анкета заполнена". Исполнитель у каждого пункта чеклиста должен быть свой, сколько сотрудников - столько пунктов.

Если сотрудников много и создавать столько пунктов чеклиста неудобно, можно этого не делать, а просто попросить после заполнения пункта отметиться в задаче, создав действие с текстом "Анкету заполнил"

3. На будущее можно сохранить эту задачу как шаблон, и при появлении в системе нового сотрудника ставить ему эту задачу по шаблону.

[Олег Александрович Кружков]

Дмитрий, благодарю за помощь!

Я немного развил эту идею:
1. Создал задачу без ограничения срока, в которой буду (пока вручную) периодически создавать подзадачи для заполнения анкет очередной порцией сотрудников.
2. Создал группу сотрудников "НЕ ЗАПОЛНИВШИЕ АНКЕТУ", в которую буду периодически (пока вручную) добавлять сотрудников и убирать оттуда тех, кто уже заполнил АНКЕТУ.
3. Создал шаблон подзадачи для задачи из п.1 "Не заполнившие анкету на дату <...>". С некоторой периодичностью я буду (вручную) создавать очередную такую подзадачу и отслеживать её выполнение. Кому интересно, привожу текст подзадачи.
---
Для заполнения анкеты нужно сделать следующие шаги:

1) Пройти по ссылке:
https://ksmsu.planfix.ru/?action=handbo ... de%3Downer

2) Нажать на кнопку "Добавить элемент" в верхней части экрана и заполнить все поля.

Для ускорения заполнения опросника анкеты можно переходить от одного вопроса к другому нажатием на клавиатуре кнопки "Tab", а выбор варианта (Да/Нет) производить стрелками на клавиатуре (стрелка вверх - ДА, вниз - НЕТ).

3) Отметить в чек-листе постановкой "галочки", что задача с Вашей стороны выполнена.  Отметить нужно только один пункт - самый верхний из свободных (если уже отмечен пункт "Я выполнил задачу первым!", отмечаете "Я выполнил эту задачу вторым!" и  т.д.).
---
4. Соответственно,для облегчения отслеживания я пока придумал такой механизм: Завожу в задаче Чек-лист из 10 (можно больше) пунктов: "Я выполнил задачу первым!", "Я выполнил задачу вторым!" и т.д. Выполнивший задачу проставляет галочку на первом свободном месте.

О недостатках такого подхода:
а) много ручной работы;
б) при заполнения чек-листа возможны ошибки (хорошо, что есть лог, который позволяет всё это отследить);
в) при большом количестве сотрудников (это как раз наш случай - уже сейчас их около 100, но будет гораздо больше) работа по этой схеме будет отнимать много сил;
г) пока не нашёл механизма, как легко добавить в группу "НЕ ЗАПОЛНИВШИЕ АНКЕТУ" всех сотрудников, не заполнивших анкету, и как удалить из неё тех, кто уже заполнил. Вторую часть ещё можно делать по мере прихода заполненных анкет (ориентируясь по письму о заполнении чек-листа), а первая часть уже сейчас требует решения!

Просьба оценить это решение. Может быть что-то можно сделать оптимальнее? И подсказать, как преодолеть описанные технические проблемы (недостатки).

[Dmitry Goncharenko]

в) при большом количестве сотрудников (это как раз наш случай - уже сейчас их около 100, но будет гораздо больше) работа по этой схеме будет отнимать много сил;

Я тоже сразу об этом подумал. Предлагаю Вам все же для последующей работы рассмотреть вариант "добавили нового сотрудника - сразу поставили ему задачу на заполнение анкеты по шаблону" . При таком варианте каждый сотрудник будет получать персональную задачу на заполнение анкеты. Задача ставится по шаблону, в пару кликов. Такие задачи гораздо легче отслеживать, чем вручную гонять сотрудников из группы в группу.

[Олег Александрович Кружков]

Попробуем на практике, как будет удобнее.

На будущее, конечно, замечательно было бы предусмотреть на будущее в ПланФиксе функциональность по присоединению анкеты, созданной пользователем, прямо в форму для сотрудника с автоматической генерацией соответствующей задачи (и возможность фильтровать сотрудников по факту заполнения/не заполнения анкеты). Может быть ещё кому-то такая функциональность понадобится?
В идеале было бы сделать поддержку некого скриптового языка, на котором пользователи могли мы при необходимости программировать такие сценарии сами. Это не должно быть слишком сложно. И, кстати, это очень в русле вашей идеологии избегать бездумно добавлять всякую частную функциональность, загромождающую систему. Единожды добавив такую общую функциональность можно было бы снять массу проблем.