Месяца 3-4 назад решил поставить эксперимент по полной обработке почты средствами Планфикс. Сейчас делюсь своими мыслями и предложениями (или вопросами) к поддержке по поводу некоторых доработок, которые позволили ли бы убрать ряд минусов и добавить плюсов.
Сразу же извиняюсь за длинный пост, но вот такой он уж получился.
Для начала - моя почта на домене google apps. Само собой ключевое требование было - возможность отправки писем с адресом корпоративной почты.
Предистория:
Уже много лет я фанат gmail (а вместе с ним работаю и в gcalendar, и google docs, и в google drive). И также довольно давно пользовался методологией обработки почты, которую вычитал как то в статье СЕО Майкрософт... Суть простая... Каждое письмо - это по сути задача и в идеале, чтобы они были выполнены все (ну или отменены, делегированы и т.д.). Для этого придерживался принципа нулевого почтового ящика. То есть все письма обработанные сразу же архивируются. Из Входящих оно исчезает, но в системе остается. То есть пока письмо (даже прочитанное) висит во входящих, значит задача не обработана.
Это позволило мне значительно увеличить эффективность обработки почты (внедрял я это для себя, когда в компании где я работал, приходило мне писем в день порядка 100 штук, вызывая жуткую потерю времени, потерю писем, срывы сроков по срочным задачам...). Тогда для меня это было спасением, поэтому смело всем рекомендую это использовать! Но ,речь не об этом.. При всей замечательности этого подхода есть и нюансы, который подход решить не мог. К примеру, это исходящие письма. Это могут быть письма клиентам, задачи коллегам, подчиненным, запросы руководству и т.д. Отслеживание данных писем уже нужно было в ручном режиме со всеми вытекающими. Конечно, были использованы различные папки, потом и аддоны (один из лучших - streak), но все равно... что то не то. Все равно что то теряется. Забывается. Теряеться из виду и контроля... Поэтому основные вещи, конечно, старался дублировать на эверноут, на срм систему (bpm online), но, как сказал выше, не то это все.
Теперь уже рассказ:
Пришел я к Планфиксу как то случайно... (кстати начал с ним работать из-за диаграммы Ганта, не предполагая, что здесь еще куча интересного). И потихоньку втягиваясь - решил потестить работу с почтой исключительно через ПФ.
Что для этого было сделано:
1. естественно в настройках Управления аккаунтом - Корпоративный сервер был настроен аккаунт
+ галочка - Отправлять исходящие почтовые сообщения через корпоративный сервер
2. была создана группа проектов "Почта" и в ней проект "minigazimov" (это моя почта и по сути папка "Входящие" или INBOX)
3. в настройках проекта скопировал адрес проекта в буфер (забегая вперед - тут можно было просто создать и виртуальный ящик с указанием правила, чтобы письма летели в нужный проект)
4. в gmail настроил переадресацию всех писем на этот ящик
5. очень быстро было замечено, что - да получатели видят письмо, что оно пришло с корпоративного ящика, но если они нажимают "ответить", то ответное письмо идет на внутренний ящик Планфикса (это по сути небольшой минус, но с ним возможно смириться, т.к. на какой бы ящик клиенты не слали письмо - оно не пропадет). И бывают, что клиенты когда отправляют новое письмо, то почтовик автоматом вставляет внутренний планфиксовский адрес и эти письма не попадали в нужный проект (входящие) и это пришлось донастроить потом через правила.
6. В проекте Входящих были подпроекты:
- Исходящие - для исходящих писем
- Архив - все завершенные задачи
- Избранное - итак понятно
- В оплату - для всяких квитанций, счетов, не требующих, немедленной оплаты
Но возникали неудобства связанные с тем, что львиную доля времени проводишь в этой вкладке планировщика и то, что не относится к этому проекту (то есть к почте) иногда упускалось. С этой недели я объединил во вкладке "Сводные данные" и почту также. Теперь у меня в сводных данных две хроники (одна по почте, другая по всем остальным задачам в ПФ, кроме почты). Сейчас тестирую это, но думаю, что так удобней.
С точки зрения настройки вроде все. Теперь немного картинок.
Приложил скрин Планировщика (2 картинки, т.к. в экран все не вмещается). Это сводный скрин, содержащий стандартные настройки и добавленные карточки (хроники, входящие, исходящие, в оплату)
Также добавил скрин вкладок броузера. Например, для отправки и контроля писем исходящих у меня открыта отдельная вкладка (так на мой взгляд удобней) (по сути это настроенный фильтр задач).
Процедура обработки почты и отправки писем:
1. работа проходит в планировщике и в основном в Хронике. Если появляется новое письмо или комментарий, то его там видно. Кстати, пришлось сделать автоматические сценарии, чтобы автоматом на всем входящие письма был назначен Я исполнителем (чтобы не нажимать кнопки "Принять").
2. открываем письмо и либо Завершаем, либо добавляем исполнителя, отвечаем и т.д. все стандартно.
Кстати, добавил сценарий на тот случай если на завершенную уже задачу ответит кто-то, то она автоматом возвращается в работу
3. Отправка писем. Тут перехожу во вкладку "Исходящие" (вторая слева на скриншоте) и там нажимаю на "Новая задача". Заполняю отправляю и готово.
И.. важный момент. Тут использован отдельный шаблон для исходящих писем для одного изменения. Внизу сделал галочку "Закрыть задачу после отправки". Если нажать на нее и отправить, то задача автоматически закрывается (это для тех писем, которые не требуют никакого ответа и реакции).
4. Создаем в задачах фильтры "Входящие" и "Исходящие" и периодически чистим его (вдруг, что нечайно ускользнуло).
Ну а теперь к самому главное. Выводы...
Плюсы:
1. Самое главное, что о эксперименте не жалею и, по сути, он уже не эксперимент, а сформированный регулярный менеджмент.
2. Теперь под контролем полным не только входящие задачи, но и исходящие
3. Без сторонних сервисов, примочек и прочего колдовства мы имеем почту с полноценной встроенной CRM со всеми ее доп возможностями
2. Думаю, также очень важный момент.... - Полная вовлеченность в СРМ, с учетом того, что теперь обработка почты идет через ПФ, значительно ускорило освоение сервиса, совершенствование его возможностей и гибкая настройка под наш бизнес.
Минусы:
1. Как ни крути, но с точки зрения работы с электронной почтой - специализированный сервис (для меня это gmail) - круче и удобней. И если бы не доп возможности ПФ, то альтернатив бы для меня не было.
2. есть еще всякие моменты, но их я опишу ниже, т.к. многие из них решаемы. Надеюсь поддержка это обсудит и внесет в планы.
ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ и обсуждению с другими форумчанами - Вопросы/Пожелания по доработке (не ранжировал по приоритету, а выкладываю по мере появления наблюдений в моем блокноте):
(если то, что я пишу уже решено, то прошу просто об этом написать, т.к. я пока не крутой знаток ПФ)
- не хватает значка, который бы показывал наличие вложений внутри задачи
- ВАЖНО: нужно реализовать возможность отправки адресатам по полям Копия и Скрытая копия и видимостей в полях КОМУ, КОПИЯ, Скрытая копия. Чтобы те кому приходит в поле копия видели это и других адресатов в полях кому и копия. А те кто в скрытой копии само собой не видят остальных. Думаю можно было бы реализовать так - Исполнитель = Кому, участник = копия... Или создать отдельный шаблон для этого.
- Сейчас для перехода между окнами Входящие и Исходящие я для скорости перехожу по разным вкладкам в броузере, заранее созданных. Можно подумать над тем, как удобно это сделать в рамках одной вкладки....
- Поиск - неплохо бы возможность поиска с настройками фильтров (чтобы можно было искать по входящим, исходящим). Сейчас это можно, но нужно совершать много действий. А в идеале, чтобы все это было с одного окна.
- ВАЖНО: У контактов есть возможность создавать несколько электронок. Но отправлять письма можно только на ту, которая основная. Бывают ситуации когда очень нужно отправиь письмо на личную электронку напримр. Для этого приходится открывать почтовик и отправлять оттуда, что минус.
- Нужна возможность задержки отправки писем на несколько секунд (это когда нажал отправить и вспомнил, что забыл приложить файл или что то напутал...). В gmail это есть и это ОЧЕНЬ удобно и много раз спасало.
- ВАЖНО: Сейчас я реализовал этот ресурс для себя одного и открыт вопрос о том как это реализовать для других сотрудников. Соответственно как это дело масштабирвать на других пользователей...?! Ведь настроены шаблоны, фильтра - для меня. Для каждого отдельно настраивать? Соответственно нужна возможность более простого добавления новых пользователей и чтобы шаблоны уже работали как надо.
- ВАЖНО: При выборе контакта для отправки (либо ниже сотрудников, либо выше) нужно добавить "Наиболее популярные контакты" (допустим 5-10 контактов на которые чаще всего идет отправка писем)
- АНАЛОГИЧНО как в п. 8 при комментировании задачи, где возникает окошко "Уведомить об этом" - неплохо бы кнопочки наиболее популярных контактов, чтобы даже не заходить в поле выбора новых исполнителей или участников.
- Не удобная система пересылки письма. Сейчас надо нажать на комментирование, выбрать кому, из вкладки документы выбрать файлы и добавить и только тогда отправить. То есть на пересылку уходит секунд 10-20 и куча кликов, когда в почте для этого нужно пару кликов и все. Нужна возможность одним кликом нажать "Переслать" и возникнет поле комментарий с уже добавленными файлами и останется только выбрать кому и отправить.
Жду мнения службы поддержки и остальных пользователей, интересующихся данным вопросом.
Спасибо за внимание.
Спокойной ночи ;-).
