Возможность создания двух задач из одного письма

Нужно ли Вам обрабатывать правила двух виртуальных ящиков одновременно и в разных задачах?

Да, поддерживаю
2
100%
Мне всё равно
0
Голосов нет
 
Всего голосов: 2
Аватара пользователя
Константин Смоквин
Сообщения: 66
Зарегистрирован: 15.05.2016 19:06

Возможность создания двух задач из одного письма

07.04.2019 21:01

Здравствуйте!

Не хватает возможности запустить два параллельным набора почтовых правил отдельно друг от друга, без склеивания или наложения правил из разных ящиков друг на друга.
Предлагаем сделать так, что если письмо пришло на 2 виртуальных ящика (созданных вручную), то не склеивать их, как одну задачу - а запустить их как две задачи, ЕСЛИ в настройках аккаунта стоит соответствующая галочка, чтобы не разрушить работу текущих пользователей.
И\или добавить возможность "передавать" письмо из одного ящика в другой сценарием, чтобы копия пис


---
---
Длинное описание, которое читать не обязательно:

Задача перед нами стояла простая: если письмо было отправлено на 2 разных виртуальных ящика = создать две отдельных задачи, к каждой их которых применится набор правил, соответствующего виртуального ящика.

На данный же момент, если письмо было отправлено на 2 ящика сразу - задача создаётся только одна и к ней применяются правила обоих ящиков (или только одного, в специфических случаях, о которых далее) и из-за взаимоисключающих правил бывают нестандартные результаты.

Зачем это нужно. Наш практический пример следующий. Когда пользователь заполняет форму на сайте - у нас запускается 2 бизнес процесса и мы хотели бы настроить соответственно 2 жизненных цикла отдельных задач. Мы создали два виртуальных ящика в Планфиксе и шлём результаты формы сразу на 2 ящика, ожидая в итоге две задачи. Одна - для обработки текущей заявки менеджерами. Вторая - для передачи информации в рекламный отдел, где происходят совершенно другие процессы и информация из письма используется и обсуждения совершенно иным образом с другим составом сотрудников.

Но из-за того, что задачи склеиваются в одну - это сделать невозможно. Казалось бы, раз ящика виртуальных два - то и правила их должны сработать отдельно, а не вместе. Но задачи склеиваются в одну, с применением всех правил сразу, так как если письмо по сути одно и то же и имеет одинаковый идентификатор, то их склеивает. С одной стороны логично, а с другой - не совсем. Получается что добиться описанной выше цели - не получится, хотя казалось бы, что нет ничего проще..

Наши безуспешные попытки решить проблему обходными путями:

Можно же всё объединить в один ящик и делать правилами одного ящика! Да, но выходит что в одном разделе два совершенно разных набора правил, которые находясь в разных ящиках имеют простую и понятную структуру и последовательность, а находясь в одном ящике - усложняются необходимостью учитывать соседние правила и усложнять всё исключениями. Поддержка утроенного числа правил становится сложнее, да и смысл от наличия возможности создать ВТОРОЙ виртуальный ящик полностью пропадает. При этом мы помним, что одним ящиком всё равно две задачи с одного письма не создать - нужно будет применять "а также выполнить набор действий" - создавать копию задачи с нужными параметрами, а потом ... а потом к этой копии уже не применишь некоторые полезные условные почтовые правила, так как в "а также" уже нет условий. Если нужны условия - то нужно выходить из почтовых правил - и создавать отдельные сценарии, которые будут срабатывать на создание задачи, а не поступление письма, что несколько размывает структуру применяемых правил по разным местам (без практической необходимости в этом, а вынужденно) и один бизнес процесс разламывается на описание в двух разных разделах настроен. Плюс к этому добавляется то, что в сценариях уже не будет доступа к переменным и инструментам почтовых правил. Если нужно обработать данные из письма во второй задаче (созданной через "а также" почтовым правилом) - то потребуется излишество в виде дополнительных кастомных полях ((

Да и факт того, что 2 ящика с разными бизнес процессами - это всё же 2 ящика! Где нужно - письмо пересылается на оба одновременно. Где нужно - только на 1 из них. Объединив всё в один ящик, теряется эта гибкость и возможность распараллелить процессы нормальным образом.

Можно попробовать переслать письмо из первого ящика во второй средствами Планфикса. Но попытка переслать - не срабатывает, Планфикс игнорирует письмо от Планфикса с целью предотвращения циклов. Здесь согласен. Это важно.

Мы попробовали работать с тем что есть. Отказавшись от части планов по автоматизации некоторых процессов, мы оставили 2 ящика и попробовали настроить таки правила в каждом из них отдельно, согласившись, с тем, что задача будет одна и правила будут накладывать друг на друга из обоих ящиков. Но столкнулись с проблемами другого рода:
- Пришлось отказаться от правил с галочкой "Использовать только это правило" потому что они "гасили" правила из соседнего ящика.
- Построили все цепочки в ряд: но правила с "Добавить письмо действием" всё равно гасят другие правила, даже когда у них не стоит галочка "Только это правило". Отказались от правил типа "Добавить действием"...
- Контрольный выстрел после которого совсем опустились руки: Оказалось, что когда письмо отправлено на 2 виртуальных ящика (2 ящика - получатели письма), то письмо склеивается и применяются правила обоих ящиков. Но когда письмо отправляется на внешнюю почту, а оттуда фильтрами пересылается на 2 виртуальных ящика Планфикса - то срабатывает только один (!) виртуальный ящик и один набор правил.

В общем добиться цели даже с отказом ряда важных, но не обязательных возможностей оказалось всё равно не получится.

Связывались с техподдержкой. Техподдержка сказала, что склеивание писем в одно и описанное выше поведение - так запланировано и нужно для того, чтобы избежать циклов и массового дублирования задач у действующих клиентов, где письма могут отправляться на несколько ящиков сразу несознательно. Поддерживаю. Это правильно и важно.

При этом есть предложение:
Добавьте, пожалуйста, почтовое правило "А также: переслать письмо на другой ВИРТУАЛЬНЫЙ ЯЩИК ПЛАНФИКСА". У всех действующих клиентов логика работы останется прежней. А где явным образом задано подобное правило - там просто письмо будет передавать в соседний виртуальный ящик - с созданием отдельной задачи и применением всех его правил, так будто оно пришло одно и напрямую на этот ящик.
Это снимет сразу все проблемы и позволит распараллеливать процессы, начинающиеся с одного письма. Использовать 2 ящика одновременно и СОЗНАТЕЛЬНО там, где это нужно.

Да, потенциально появляется угроза циклов. Если два правила настроить пересылать письма друг другу - или цепочкой из нескольких ящиков - то получается бесконечный цикл. Но это не является нерешаемой проблемой. Помещение в письмо индификатора почтового правила, которое пересылает письмо другому ящику Планфикса способно предотвратить этот цикл: пришло письмо которое уже содержит идентификатор текущего правила = не пересылать дальше. То есть цепочка выполнится максимум 1 раз.

Аватара пользователя
Федоров Илья
Сообщения: 224
Зарегистрирован: 21.01.2018 18:09

Re: Возможность создания двух задач из одного письма

09.04.2019 18:27

Константин Смоквин писал(а):
07.04.2019 21:01
Здравствуйте!

Не хватает возможности запустить два параллельным набора почтовых правил отдельно друг от друга, без склеивания или наложения правил из разных ящиков друг на друга.
Предлагаем сделать так, что если письмо пришло на 2 виртуальных ящика (созданных вручную), то не склеивать их, как одну задачу - а запустить их как две задачи, ЕСЛИ в настройках аккаунта стоит соответствующая галочка, чтобы не разрушить работу текущих пользователей.
И\или добавить возможность "передавать" письмо из одного ящика в другой сценарием, чтобы копия пис
Константин, я как раз прочитал все и длинное и длинное.
И думаю что все таки можно предложить достатточно четкую логику использования только одного ящика, одного правила.
Я бы принимал одно письмо, извлекал бы из этой формы информацию нужную для каждого из процессов (теперь есть переменные задачи), далее создавал бы одну общую задачу на заявку в целом, а потом сценарием две "подзадачи" в каждую из которых передал бы те данные которые нужны для "задачи по бизнес-процессу 1" и "задачи по бизне-процессу 2".
Таким образом вам нужно сделать три шаблона задач:
- шаблон заявки с формы
- шаблон для процесса 1
- шаблон для процесса 2.
И уже данные из задачи по шаблону щаявки с формы, переносить в задачи по шаблонам 1 и 2.
Мне кажется должно все получится.

Аватара пользователя
Константин Смоквин
Сообщения: 66
Зарегистрирован: 15.05.2016 19:06

Re: Возможность создания двух задач из одного письма

10.04.2019 00:06

Федоров Илья писал(а):
09.04.2019 18:27
Таким образом вам нужно сделать три шаблона задач:
- шаблон заявки с формы
- шаблон для процесса 1
- шаблон для процесса 2.
И уже данные из задачи по шаблону заявки с формы, переносить в задачи по шаблонам 1 и 2.
Возможно такой подход имеет место быть, но пока вижу следующие проблемы:

1. Два процесса начинают требовать пяти сущностей (1 ящик с набором правил и 3 разных шаблона, дополнительный сценарий). И это не говоря о потенциальной необходимости в доп сценариях для каждого шаблона, чтобы применить ряд условных правил, которые удачно сидели в каждом виртуальном ящике, а теперь должны быть внешними сценариями на уровне создания соответствующих задач, что ещё больше размывает суть из одного места по множеству.

2. Теряется гибкость: подобный подход жёстко определяет, что из письма должно начинаться 2 процесса. А мы хотели бы сохранить эту гибкость: пришло письмо на 2 ящика - запустилось 2 процесса. Пришло письмо на второй ящик - запустился только второй процесс. Пришло на первый - только первый процесс.

3. В сценариях нет доступа к некоторым очень полезным действиям которые доступны в почтовых правилах. Сходу, к сожалению, не могу описать проблему конкретно, но это стало камнем преткновения почему мы отказались от подхода, похожего на Ваш. Некоторые действия почтовых правил, которые бы выполнялись в отдельных виртуальных ящиках - не могут быть выполнены на этапе сценария.

4. Чтоб передать корректно передать информацию из базовой задачи - в дополнительные создаваемые шаблоном - придётся создать много кастомных полей, для сохранения данных из переменных. Иначе никак переменные в те задачи не передать. Ещё больше сущностей, ещё более сложная структура и поддержка всего.

5. Даже с переменными и кастомными полями - в доп задачи никак не передать автоматическое создание аналитик, которые состоят более чем из одной записи (((

---
То есть всё конечно индивидуально. В простых процессах Ваш совет применим и очень правильный! Но в нашем случае получается, что-то очень и очень сложное и неповоротливое... и только лишь для того, чтобы достичь простой цели, которая может быть решена разделением выполнения правил разных ящиков, чего интуитивно и ожидаешь от разных ящиков, раз уж они разные.

Аватара пользователя
Федоров Илья
Сообщения: 224
Зарегистрирован: 21.01.2018 18:09

Re: Возможность создания двух задач из одного письма

10.04.2019 08:55

То есть всё конечно индивидуально. В простых процессах Ваш совет применим и очень правильный! Но в нашем случае получается, что-то очень и очень сложное и неповоротливое... и только лишь для того, чтобы достичь простой цели, которая может быть решена разделением выполнения правил разных ящиков, чего интуитивно и ожидаешь от разных ящиков, раз уж они разные.
Константин тогда я вам могу посоветовать интересную альтернативу.
Есть такой сервис Email Parser, он позволяет получать почту с указанного посчтового аккаунта, парсить, и пересылать результаты парсинга на определенные почтовые адреса.
https://www.emailparser.com
Я например его использую ддя парсинга pdf файла с резюме для передачи этих данных в планфикс (создается карточка кандидата как контакт и задача для ведения кандидата). Стоит он не дорого, если использовать модель по подписке 9$ в месяц (там правда есть ряд ограничений, но для вашей задачи они возможно не существенны, единственно надо смотреть что там по количесву писем в месяц) или $80 лицензия для установки на 3 компьютера (там намного больше возможностей, и скрипты можно использовать).
Ограничения онлайн версии https://www.emailparser.com/d/miscellan ... ser-online
В вашем случае его можно использовать в следующем виде.
Данные с формы отправляются на специальный электронный адрес, подключенный к Email Parser.
Он разбирает данные с формы по полям ("переменным"). На основе определенных условий выполняет направление:
- одного письма на нужный виртуальный адрес planfix (для создания задачи по БП1 или по БП2)
- двух писем на два виртуальных адреса.
Напишите мне в телеграмм https://t.me/IlyaFedorov покажу на своем примере как это работает (по скайпу)

Аватара пользователя
Константин Смоквин
Сообщения: 66
Зарегистрирован: 15.05.2016 19:06

Re: Возможность создания двух задач из одного письма

12.04.2019 21:33

Илья, большое спасибо, что вникли в суть проблемы и попробовали найти решение.
На досуге обязательно ознакомлюсь с предложенным Вами сервисом.
При этом платить отдельно за парсинг писем, когда это умеет делать Планфикс - будет проблема объяснить это руководству (( :think:

Аватара пользователя
Федоров Илья
Сообщения: 224
Зарегистрирован: 21.01.2018 18:09

Re: Возможность создания двух задач из одного письма

15.04.2019 15:55

Константин Смоквин писал(а):
12.04.2019 21:33
Илья, большое спасибо, что вникли в суть проблемы и попробовали найти решение.
На досуге обязательно ознакомлюсь с предложенным Вами сервисом.
При этом платить отдельно за парсинг писем, когда это умеет делать Планфикс - будет проблема объяснить это руководству (( :think:
Этот сервис умеет много больше чем просто парсить письма, он может содержимое из файлов "парсить".
Я на базе этого сервиса сделал сервис извлечения данных из pdf-резюме с hh.ru.
Также он умеет распарсенные данные в таблицы на Google-disk размещать и многое другое.

Ответить