Внешний адрес "по умолчанию" для задачи

[Анна Блудвина]

Добрый день!

Для работы я использую несколько внешних адресов почтовых - один общий корпоративный и несколько внешних адресов сотрудника. По разным направлениям деятельности нужно писать с разных адресов.

Сейчас при ответе в задачу по умолчанию подставляется первый адрес из списка моих адресов как сотрудника. И нужно каждый раз вручную поменять адрес на нужный.
Пару раз забыла - не критично, но неприятно.

Было бы здорово установить "внешний адрес по умолчанию" для задачи. Этот адрес бы подставлялся по умолчанию, и его также можно было бы изменить при отправке действия.

Сейчас у задачи есть системное поле "Внешний адрес", но изменить его можно только при создании задачи. Это очень удобно, когда надо написать письмо прямо из карточки контакта.

Но редактировать это поле в уже существующей задаче нельзя. А хотелось бы. Хотя бы вручную. В идеале - и сценарием тоже. И еще порадовала бы возможность задавать это поле в шаблоне задачи. Выбирать хотя бы из списка общих внешних адресов, если из адресов сотрудника проблематично.
И если есть значение в этом поле - то подставлять его "по умолчанию" при создании действия от сотрудника.

[Илья Федоров]

Добрый день!

Для работы я использую несколько внешних адресов почтовых - один общий корпоративный и несколько внешних адресов сотрудника. По разным направлениям деятельности нужно писать с разных адресов.

Сейчас при ответе в задачу по умолчанию подставляется первый адрес из списка моих адресов как сотрудника. И нужно каждый раз вручную поменять адрес на нужный.
Пару раз забыла - не критично, но неприятно.

Было бы здорово установить "внешний адрес по умолчанию" для задачи. Этот адрес бы подставлялся по умолчанию, и его также можно было бы изменить при отправке действия.

Сейчас у задачи есть системное поле "Внешний адрес", но изменить его можно только при создании задачи. Это очень удобно, когда надо написать письмо прямо из карточки контакта.

Но редактировать это поле в уже существующей задаче нельзя. А хотелось бы. Хотя бы вручную. В идеале - и сценарием тоже. И еще порадовала бы возможность задавать это поле в шаблоне задачи. Выбирать хотя бы из списка общих внешних адресов, если из адресов сотрудника проблематично.
И если есть значение в этом поле - то подставлять его "по умолчанию" при создании действия от сотрудника.

Анна, а установка внешнего адреса для проекта не решит эту задачу? Поставьте себя на место получателя, внешнего контакта. С каждой новой задачей ему приходят письма от разных адресов. У него не возникнет проблемы понят, а куда мне писать нужно если появилась другая проблема/задача?

[Анна Блудвина]

Анна, а установка внешнего адреса для проекта не решит эту задачу? Поставьте себя на место получателя, внешнего контакта. С каждой новой задачей ему приходят письма от разных адресов. У него не возникнет проблемы понят, а куда мне писать нужно если появилась другая проблема/задача?

Илья, скажем так - если будет хотя бы внешний адрес для проекта, то это уже будет хорошо. Часть кейсов закроет. Но полностью задачу не решит.

Кейс, например, такой:

Есть клиент, которому я оказываю услуги в качестве субподрядчика. Т.е. от его имени общаюсь допустим с тремя его клиентами. Все эти клиенты - в одном проекте, т.к. относятся к одному договору (мы помним про нюансы передачи информации между проектами в ПФ). При этом с основным клиентом я общаюсь со своего основного адреса, с клиентом11 - с ящика саппорта основного клиента, а с клиентом22 - со стандартного ящика саппорта компании клиента22.

Т.о. с одним и тем же контактом я общаюсь всегда с одного ящика, у контакта нет вопроса куда мне писать. И не должно его быть.

А вот когда я случайно забуду поменять свой ящик по умолчанию на нужный и письмо клиенту22 улетает с моего основного ящика - вот тут как раз возникают непонятки. И отследить эту ситуацию я никак не могу, т.к. не могу сценариями "перехватить" уведомление контакту перед отправкой.

Пока единственный вариант реализации видится в полном отключении системных уведомлений и создании своих сценариев для отправки уведомлений на каждый случай. Но как-то это громоздко и кажется избыточным. Хотя, возможно, это действительно единственный вариант и вполне имеет право на существование.

[Илья Федоров]

При этом с основным клиентом я общаюсь со своего основного адреса, с клиентом11 - с ящика саппорта основного клиента, а с клиентом22 - со стандартного ящика саппорта компании клиента22

Пока придется делить их по "проектам" где один проект это один внешний адрес от имени которого должна идти отправка.
Тогда в проекте один будет Клиент 1, для клиента 11 и всех кому надо писать с адреса 2 - проект 2 и так далее.

[Yakov Serebryakov]

Добрый день!

Мы получаем письма-задачи, хотим прикрепить внешний адрес ко всем этим письмам и к проекту.

Но в проекте такого поля не обнаружено, а в задаче поля внешний адрес тоже нет, если она создана из письма путем правила для виртуального внутреннего адреса при пересылке с внешнего.

Но когда создаешь задачу ручками, поле внешний адрес есть.

Как сделать, чтобы по созданным из письма задачам сотрудник по умолчанию отвечал с внешнего адреса задачи?

[Yakov Serebryakov]

Перенастроил пересылку на email проекта, аналогично, никаких внешних адресов нет ни у проекта ни у задачи. У внешнего адреса проект выбран, а у проекта внешний адрес никак выбрать нельзя, как и у задачи которая пришла по письму на проект.

Потрачено 3 часа.

[Илья Федоров]

Перенастроил пересылку на email проекта, аналогично, никаких внешних адресов нет ни у проекта ни у задачи. У внешнего адреса проект выбран, а у проекта внешний адрес никак выбрать нельзя, как и у задачи которая пришла по письму на проект.

Потрачено 3 часа.

Яков, когда писал выше не точно формулировал. Да у проекта нет возможности задать адрес по умолчанию, для этого используются внешние адреса компании или внешние адреса сотрудников.

Если вы настроите внешний адрес в привязке к конкретному проекту то во всех задачах которые будут отнесены к этому проекту по умолчанию первый созданный комментарий создается с внешним адресом связанным с этим проектом (при условии что у создателя комментария есть права доступа на работу с этим адресом).
Данная логика была последний раз проверена на одном проекте 17 и 20 июля 2020.
Таким образом можно реализовать логику ответа от имени внешнего адреса привязанного к проекту.

[Yakov Serebryakov]

по умолчанию первый созданный комментарий создается с внешним адресом связанным с этим проектом (при условии что у создателя комментария есть права доступа на работу с этим адресом).

Создал комментарий https://yadi.sk/i/1xnzPeVyLgfCdA

Где внешний адрес должен создаться? Он нигде не создался

[Yakov Serebryakov]

https://yadi.sk/i/6rCjqRjDfuenkA
https://yadi.sk/i/Na0BCnxNsMxEjQ
https://yadi.sk/i/VKpkgBlt1QZlaQ
https://yadi.sk/i/TgHuzNpbKMX0oQ

Письмо пришло на почту проекта соответственно, правил не установлено, по умолчанию добавляется исполнитель из проекта, и добавляются сроки из шаблона задачи.

[Илья Федоров]

https://yadi.sk/i/6rCjqRjDfuenkA
https://yadi.sk/i/Na0BCnxNsMxEjQ
https://yadi.sk/i/VKpkgBlt1QZlaQ
https://yadi.sk/i/TgHuzNpbKMX0oQ

Письмо пришло на почту проекта соответственно, правил не установлено, по умолчанию добавляется исполнитель из проекта, и добавляются сроки из шаблона задачи.

А когда создаете первый комментарий от имени какого адреса предлагается отправка?

[Илья Федоров]

https://yadi.sk/i/6rCjqRjDfuenkA
https://yadi.sk/i/Na0BCnxNsMxEjQ
https://yadi.sk/i/VKpkgBlt1QZlaQ
https://yadi.sk/i/TgHuzNpbKMX0oQ

Письмо пришло на почту проекта соответственно, правил не установлено, по умолчанию добавляется исполнитель из проекта, и добавляются сроки из шаблона задачи.

По рис. 2 Возможно проблема в том что не настроены права доступа на внешний адрес.
Проверьте задаче в рис. 4. Тот же шаблон указан что и рис. 1?
Возможно нужно в поддержку написать, там помогут разобраться.

[Илья Федоров]

Также посмотрел, поле Внешний адрес доступно только при создании задачи, после создания в режиме редактирования этого поля - нет.
При этом вне зависимости от наличия или отсутствия этого поля "Внешний адрес" (оно появилось недавно во всех моих проектах его нет ни в одном шаблоне, в том числе в Стандартном) при создании комментария должны быть доступны для выбора все адреса которые доступны пользователю создающему комментарий.

[Yakov Serebryakov]

при создании комментария должны быть доступны для выбора все адреса которые доступны пользователю создающему комментарий.

не доступны, пруф!

https://yadi.sk/i/_DkO5vBHf7lr6Q
https://yadi.sk/i/1W45o9ib0Nzy2g

По рис. 2 Возможно проблема в том что не настроены права доступа на внешний адрес.

Настроены см выше.

Проверьте задаче в рис. 4. Тот же шаблон указан что и рис. 1?[/quote

да

А когда создаете первый комментарий от имени какого адреса предлагается отправка?/quote]

ну собственно от моего аканута в пф, о внешнем адресе ни слова, ни кнопки, ни иконки, как видно на скринах.

[Киреев Кирилл Эдуардович]

+1 за то, чтобы для задачи можно было вырать адрес по умолчанию и он бы использовался во всех комментариях

А еще было бы круто, если бы он начал применяться к подзадачам. До тех пор пока в какой-то из них не выберут другой внешний адрес .

[Dmitry Goncharenko]

Повторю путь Ильи и тоже спрошу: а адрес на уровне проекта разве не решает эту проблему? Задаем для адреса проект, в котором он используется по умолчанию, и имеем этот адрес во всех задачах этого проекта:

[Киреев Кирилл Эдуардович]

Да, эта опция активно использовалась. Но аппетиты растут и вот юзеркейс:

У нас несколько юрлиц от имени которых мы работаем. Очень важно сохранять адрес корректным при общении с внешним миром, т.к. очень велик финансовый риск отправить договор Ромашки от имени Ромашка 2 и начать отвечать на неудобные вопросы контрагентов. Изначально мы закрепили внешние адреса за сущностью проект и работали хорошо.

Но в один прекрасный момент у нас начинают совершаться внутренние сделки между нашими юрлицами и задача по иерархии и смыслу внутренней кухни должна относиться к проекту А ( где на уровне проекта выбрана почта А), но внешний адрес при взаимодействии с внешними контактами должен быть Б. Сейчас сотрудники выбирают его при создании каждой такой задачи-исключения. И приходится везде вешать баннеры как во вложении


Затем нужно следить за адресом для каждого комментария такой задачи. А для тех сотрудников кто телеграм использует в кач-ве уведомлений каждое сообщение контакта по такой задаче сопровождать грозным месаджем, чтобы не смел отвечать из телеги.

Вообщем хочется выбирать email для задачи и комментариев по задаче.

[Dmitry Goncharenko]

Понял, Кирилл, спасибо. Обсудим это в команде.

[Yakov Serebryakov]

Как работающему сотруднику с личного ящика от одного юрлица писать с общего ящика закрепленного за проектом по умолчанию к другому юрлицу?

Сейчас происходит следующее, создаем задачу, с полной уверенностью, что пишем от юрлица2, с удивлением обнаруживаем что пишем с личной почты юрлица1.

[Yakov Serebryakov]

Прошло 3 года, обсудили что-нибудь?

[Yakov Serebryakov]

Прошло 4 года.

Нет никакой возможности жестко определить в каких проектах с каких email алдресов мы пишем, постоянно то пишем с личных из юр. лица 1, хотя надо с общей почты юр.лица2, при создании задачи сотрудником, подставляется почта сотрудника в задачу.

[Федоров Илья]

Увы как видите даже в этой теме всего 3 пользователя которым это надо.
Да и указание внешнего адреса даже на уровне шаблона наверняка требует кардинальной переработки текущей логики, когда адрес завязан на настройку внешних адресов компании или на внешних адресов сотрудников.