Учет трудозатрат. План-факт.

Аватара пользователя
Александр Доровских
Сообщения: 31
Зарегистрирован: 03.07.2012 11:07

Учет трудозатрат. План-факт.

21.04.2014 13:27

Добрый день.
Сначала о сути деятельности. 
Мы оказываем услуги, по сути продаем время наших специалистов. Есть 2 класса задач. Одни оплачиваются по факту (консультации и в редком случае разработка). Вторые оплачиваются по предварительной оценке. Хотелось бы легко не непринужденно:
  1. Контролировать плановые и фактические затраты. При этом как то в отчете видеть что вот по этим задачам идет переработка. А еще лучше заранее видеть. Например если осталось 20-30% времени.
  2. Выставлять счета (сейчас это огромная головная боль).
Причины, почему пока не получается сделать:
  1. Не понятно как вводить план. Можно вводить в задаче в "Длительность", при этом: мы не сможем собрать в отчете план-факт; почему то при вводе длительности все равно устанавливается "Дата завершения", хотя мы ее не вводили, приходится ее каждый раз удалять; длительность показывается в днях, хотя хотелось бы в часах. В общем это все таки какой то период, а не числовая оценка. Мы видим это как раз как числовую оценку, которую хотим контролировать. Период, когда будет выполнена задача (с точностью до часов:минут) нам не важен. Если вводить как аналитику, то обязательно нужно задавать период. Что еще неудобнее.
  2. Невозможно собрать отчетность. Если план в Длительности, т.е. в задаче, а факт в аналитике, то отчет собрать не возможно. Если в аналитике, то кроме проблемы описанной в п.1 есть еще несколько. Основная заключается в том, что отчеты строятся только за период. А нам нужно видеть, сколько была времени затрачено на задачу в целом. В идеале хотелось бы видеть так План, Факт за предыдущие периоды, Факт в этом периоде, Факт итого, Отклонение. Объясню почему именно так. Задачи не всегда начинаются и выполняются в одном периоде (в нашем случае месяце). Получается, что если сотрудник работал по задаче в позапрошлом месяце, а закончил в прошлом, то нужно выставить часы и за позапрошлый и запрошлый месяц. Ну а если задаче не выполнена, то и не должно выставляться вообще.
  3. Хотелось бы зайдя в задачу сразу видеть по задаче План-Факт. Если делать как то универсально, то можно например где то выводить суммарные показатели по всем аналитикам в задаче. Не критично, но было бы удобно.
Можно конечно по API засасывать данные в какую нибуть стороннюю систему и там уже вести контроль трудозатрат. Но хотелось бы видеть все в одной системе. Причем данные все для этого есть.

Аватара пользователя
Дмитрий Гончаренко
Сообщения: 3078
Зарегистрирован: 06.06.2012 13:54

22.04.2014 12:05

Здравствуйте, Александр!
На мой взгляд, оптимальным является вариант реализации с комбинированным использованием кастомных полей и аналитик. В нашем тестовом аккаунте кастомные поля уже доступны, поэтому я сделал простой тестовый вариант реализации по такому сценарию:
  • Добавил в задачу кастомное поле "Длительность в часах", в которое при создании или редактировании задачи можно внести плановую длительность.
  • Для учета фактических затрат времени я использовал стандартную аналитику "Фактическое время работы", но понятно, что в конкретной реализации может использоваться специальным образом настроенная аналитика.
  • Сделал простой отчет "План-Факт по задачам разработки" из трех столбцов: Задача, План и Факт, скриншот результатов отчета по тестовой задаче привожу ниже.
Вопрос с периодами, вот этот:
В идеале хотелось бы видеть так План, Факт за предыдущие периоды, Факт в этом периоде, Факт итого, Отклонение. Объясню почему именно так. Задачи не всегда начинаются и выполняются в одном периоде (в нашем случае месяце). Получается, что если сотрудник работал по задаче в позапрошлом месяце, а закончил в прошлом, то нужно выставить часы и за позапрошлый и запрошлый месяц. Ну а если задаче не выполнена, то и не должно выставляться вообще.
решается группировкой по столбцу "Дата" из аналитики в варианте "по месяцам". Итого мы вначале группируем отчет по задаче, а затем по месяцам из данных аналитики. Вот ссылки на скриншоты всех экранов моего тестового отчета, чтобы было легче сориентироваться:
http://joxi.ru/SSJWU_3JTJDxZCqDP3k
http://joxi.ru/fSJWU_3JTJDvZ0MwGyI
http://joxi.ru/SSJWU_3JTJDxZCqDP3k

Выход нового релиза запланирован на 29 апреля, но скорее всего мы перенесем его на 5 мая, чтобы не выпускать релиз перед затяжными выходными - он много чего затрагивает, скорее всего сразу выплывут какие-то неучтенные нами моменты, хочется быть во всеоружии и иметь время для оперативного реагирования. Думаю, после выхода Вам имеет смысл попробовать связку кастомных полей и аналитик на своем конкретном примере - посмотрим, что получится и обсудим неудобства.
 
Вложения
13.png
13.png (21.07 КБ) 1655 просмотров

Аватара пользователя
ais.service.omsk
Сообщения: 14
Зарегистрирован: 12.09.2013 20:30

22.04.2014 14:21

Теперь ещё сильнее хочется следующего релиза, т.к. тоже занимаемся продажей времени специалистов. Раньше учитывали планируемое время в отдельном общем документе.

Ответить